W ostatnich latach modne wśród średnich i dużych przedsiębiorstw stało się zbieranie danych o funkcjonowaniu organizacji i to na różnych płaszczyznach. Są to informacje dotyczące obszarów księgowości, produkcji, sprzedaży, zakupów, procesów wewnętrznych zachodzących w firmach. Jednym słowem: ogromne ilości danych wprowadzanych w wielu miejscach, które tak naprawdę zbierane są na zasadzie „sztuka dla sztuki”.
Zarządzanie przedsiębiorstwem – zbieranie i analizowanie danych
Przedstawiona sytuacja najczęściej ma miejsce w momencie, gdy gromadzone informacje nie są analizowane i nikt w organizacji tak naprawdę nie zapytał: „po co to robimy?”, „do czego służy nam ta informacja i kto z niej korzysta?”, „do jakich wniosków można dojść na bazie tych informacji?”, „w jaki sposób te informacje mogą polepszyć moją firmę?”. Tymczasem działając w ten sposób, doskonale wpisalibyśmy się w zasady znane w Lean Management, czyli zasady ciągłego doskonalenia procesów na podstawie cyklu PDCA (ang. Plan-Do-Check-Act). Model ten znakomicie się sprawdza w momencie, gdy dane zbierane są w sposób uporządkowany, w dedykowanych do tego systemach informatycznych, które dbają o ich jakość dzięki opcji umożliwienia popełnienia błędu „na wejściu”, czyli już w momencie wprowadzania informacji przez użytkownika do systemu. Co w takim razie dzieje się, gdy dane zbierane są pozasystemowo? Co w sytuacji, gdy w systemach należy odzwierciedlić dane po fakcie ich zaistnienia? Wówczas stajemy przed wyzwaniem digitalizacji obiegu informacji.Digitalizacja procesów w przedsiębiorstwie
Digitalizacja procesów, w których dane są zbierane ręcznie, należy do trudnych zadań, tym bardziej, że obecnie większość z nich już została zinformatyzowana. Obszarami, które w tym kontekście mają najmniejsze pokrycie, są głównie elementy związane z ewidencją produkcji. To właśnie tam królują zeszyty, segregatory i sterty papierów, tylko pozornie potrzebnych. Kiedy w takim razie informacje w nich zawarte są niezbędne? To proste: kiedy w procesie coś nie zagrało, kiedy klient składa reklamację, kiedy należy odtworzyć ścieżkę produkcyjną i znaleźć przyczynę wystąpienia defektu.Papierowa dokumentacja lepsza niż ERP?
Z punktu widzenia systemów klasy ERP, znalezienie informacji o tym, „co z czego powstało?” lub „surowiec z której dostawy brał udział w produkcji?”, jest zadaniem, które zajmuje zaledwie chwilę. Należy więc zadać sobie pytanie, dlaczego firmy szukają informacji o ścieżce produktu, komponentach i materiałach użytych do jego produkcji firmy wśród dokumentów papierowych? Odpowiedź jest oczywista i kłująca w oczy. Pisząc wprost: informacje zbierane w sposób papierowy są bardziej wiarygodne niż te zbierane w systemach ERP. Powód takiego stanu rzeczy to jednak materiał na kolejny artykuł.Proces produkcyjny – w czym pomoże moduł traceability?
Potrzeba zbierania precyzyjnych informacji w kontekście traceability, tj. identyfikowalności detali na każdym etapie procesu produkcyjnego, ma swoje podłoże w kliku aspektach:- wizerunkowym – organizacja jest w stanie być wiarygodnym partnerem dla dużych graczy, np. z branży automotive, co daje pewność producentowi, że ewentualne problemy jakościowe będą mogły być zdiagnozowane i bardzo często usunięte jeszcze przed etapem montażu w pojazdach. Ma to niebagatelne znaczenie w kontekście ewentualnych akcji serwisowych.
- organizacyjnym – pełna identyfikowalność zapewnia odpowiednie flow produkcji, jak również eliminuje możliwość popełnienia pomyłek w przypadku użycia podobnych komponentów lub materiałów.
- finansowo-księgowym – w przypadku metod wyceny magazynów, które narzucają kolejność zużywania materiałów, następuje minimalizacja wystąpienia sytuacji, gdy zużyte partie są partiami innymi niż te rozchodowywane w systemie ERP. Tę sytuację znają szczególnie ci, którzy byli zmuszeni odesłać część lub całość surowców do dostawcy, a numery partii zaewidencjonowane na stanie magazynowym w systemie ERP różniły się od numerów partii surowców, które były fizycznie na magazynie.
- reklamacyjnym – rzetelne rozpatrzenie ewentualnych reklamacji w przypadku, gdy posiadamy pełną identyfikowalność, jest zadaniem zdecydowanie prostszym i może prowadzić do wniosków, które zmniejszą liczbę reklamacji w przyszłości (lub całkowicie je wyeliminują).
Tomasz Babiarz kierownik projektów w dziale wdrożeń eq system
Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z nami.
