Zarządzanie obiegiem dokumentów

Gromadzimy codziennie setki dokumentów. Spływają one do nas z różnych miejsc, o różnym czasie i zazwyczaj w różnym formacie. Ich tematyka przeważnie też nie jest taka sama. Coraz trudniej jest je skutecznie analizować – pamiętać o kontekście, określać ich przeznaczenie, wiarygodność zawartych w nich informacji, występujące pomiędzy nimi powiązania czy rzeczywistą wartość jaką niosą dla całej organizacji.

Wyzwanie: nadmiar informacji

Oprócz tego, że codziennie gromadzimy setki dokumentów, to także je gubimy „na zawsze” bądź „na chwilę”. Pracownicy popełniają błędy, a współpraca pomiędzy poszczególnymi działami czasami nie jest tak sprawna jakbyśmy tego oczekiwali. Podczas budowania przewagi konkurencyjnej nie możemy sobie na to pozwolić, tak samo jak nie możemy sobie pozwolić na mało efektywną komunikację. Pojawia się coraz więcej pytań: Jak zadbać o bezpieczeństwo danych? Jak zapewnić sprawny przepływ informacji? Jak przekonać zespół, który upiera się przy stwierdzeniu, że „robimy tak od zawsze, zmiana jest nam niepotrzebna” do transformacji? Jak wiedzieć to co powinniśmy, a nie poświęcać na to dużo więcej czasu?