Harmonogram czasu pracy - jak realizować poprawnie i zgodnie z przepisami?

Co to jest harmonogram pracy?

Harmonogram czasu pracy, zwany też planem czasu pracy lub grafikiem pracy, to dokument określający konkretne dni i godziny, w jakich pracownicy są zobowiązani do wykonywania swoich obowiązków zawartych w umowie o pracę. Jest to ważny element organizacji pracy w przedsiębiorstwach i instytucjach, umożliwiający zarządzanie czasem oraz dystrybucję zadań i obowiązków pomiędzy pracowników.

Harmonogram czasu pracy może być ustalany na różne sposoby, w zależności od rodzaju działalności i specyfiki pracy.

Harmonogram czasu pracy powinien być zgodny z obowiązującymi przepisami kodeksu pracy oraz, jeżeli to możliwe, uwzględniać indywidualne potrzeby pracowników. Ważne jest także monitorowanie i ewentualne dostosowywanie harmonogramu w razie zmian w potrzebach firmy lub pracowników.

Kiedy należy tworzyć harmonogramy czasu pracy?

Harmonogramy są opracowywane w sytuacjach, kiedy pracownik nie ma dostępu do ustalonych zapisów w regulaminie pracy lub nie posiada wcześniej uzgodnionych z pracodawcą godzin i dni pracy. Wówczas pracownik powinien otrzymać swój grafik pracy w formie pisemnej. Przybiera on wtedy formę polecenia służbowego.

W niektórych branżach takich, jak produkcja, służba zdrowia czy transport, harmonogram pracy jest szczególnie istotny ze względu na konieczność zachowania ciągłości procesów lub obsługi klientów.

Kiedy nie trzeba sporządzać harmonogramu czasu pracy?

Nie każdy pracodawca jest zobowiązany do opracowania harmonogramu czasu pracy. Obowiązku takiego nie mają pracodawcy w zakładach, w których obowiązuje tzw. sztywny czas pracy, czyli wszyscy pracownicy pracują w tych samych stałych godzinach.

Obowiązku sporządzania harmonogramu czasu pracy nie mają zakłady pracy, w których:

1. Rozkład czasu pracy pracownika wynika z przepisów prawa pracy, obwieszczenia lub umowy o pracę.

2. Pracownik wykonuje pracę w zadaniowym systemie czasu pracy.

3. Na wniosek pracownika zastosowany jest ruchomy system czasu pracy.

4. Na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej ustalony zostaje dla niego indywidualny rozkład czasu pracy.

Co powinien zawierać harmonogram czasu pracy dla pracowników?

Planowanie czasu pracy obejmuje określenie zarówno godzin, jak i dni, w których pracownik ma wykonywać obowiązki związane z pracą. W przypadku stosowania przerywanego systemu czasu pracy uwzględnia się także przerwy w trakcie pracy. Rozkład czasu pracy może mieć formę stałą oraz grafikową.

Plan stały opiera się bezpośrednio na zapisach regulaminu pracy lub obwieszczeniach dotyczących czasu pracy.

Natomiast plan grafikowy opiera się na regularnie przygotowywanych i przekazywanych pracownikom grafikach czasu pracy, które są tworzone na podstawie ogólnych wytycznych dotyczących dopuszczalnych dni pracy oraz określonych przedziałów czasowych, w których praca może być planowana.

Harmonogram czasu pracy — forma i termin przekazania pracownikom

Pracownik musi otrzymać swój plan co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który plan został sporządzony. Przepisy kodeksu pracy nie określają sposobu dostarczenia planu, jedynie art. 129 §3 kodeksu pracy określa, że harmonogram czasu pracy może być przedstawiony w formie pisemnej lub elektronicznej. Układając harmonogram czasu pracy należy pamiętać, że musi on obejmować co najmniej 1 miesiąc.

Harmonogramy czasu pracy mogą być przykładowo:

• przekazywane w formie papierowej bezpośrednio pracownikom,
• wywieszane na tablicy ogłoszeń wewnętrznych (co dotyczy głównie harmonogramów grupowych, tworzonych dla zespołów pracowników),
• wysyłane za pomocą wiadomości e-mail,
• wprowadzane do systemu, do którego dostęp mają osoby, dla których tworzone są harmonogramy, np. poprzez kioski pracownicze,
• umieszczane w portalu pracowniczym,
• przekazywane za pomocą komunikatorów używanych do kontaktu między pracodawcą a pracownikami.

Harmonogram czasu pracy a okres rozliczeniowy

Okres rozliczeniowy to określony przedział czasowy, w którym pracodawca nalicza i dokonuje rozliczeń dotyczących wynagrodzeń pracowników za wykonywaną pracę. W trakcie tego okresu zbierane są informacje dotyczące przepracowanych godzin, nadgodzin, urlopów, dni wolnych, i inne elementy wpływające na wynagrodzenie pracowników. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego pracodawca dokonuje obliczeń i wypłaca pracownikom odpowiednie wynagrodzenia.

Okres rozliczeniowy nie jest ściśle regulowany przez przepisy prawa pracy i może być różny w różnych firmach. Praktyka w polskich przedsiębiorstwach wygląda różnie, ale najczęściej stosowanych jest kilka typowych okresów rozliczeniowych:

1. Miesięczny: Jest to najczęstszy okres rozliczeniowy. Rozpoczyna się i kończy zazwyczaj w pierwszym i ostatnim dniu każdego miesiąca. W danym okresie pracodawca zbiera dane o pracy pracowników w ciągu całego miesiąca i wypłaca wynagrodzenia na początku następnego miesiąca.

2. Tygodniowy: Niektóre firmy, zwłaszcza te zatrudniające pracowników sezonowych lub tymczasowych, mogą stosować tygodniowe okresy rozliczeniowe. Każdy okres rozliczeniowy trwa jeden tydzień i zazwyczaj zaczyna się w poniedziałek lub w sobotę.

3. Dwutygodniowy (co dwa tygodnie): W niektórych firmach można spotkać się z dwutygodniowym okresem rozliczeniowym. Pracodawca zbiera informacje o pracy przez dwa tygodnie, a pracownicy otrzymują wynagrodzenie co 14 dni.

4. Kwartalny: W przypadku niektórych pracowników, zwłaszcza zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych lub umowach o dzieło, okres rozliczeniowy może być ustalony na kwartał.

Okres rozliczeniowy może być dostosowany do potrzeb i specyfiki firmy oraz branży. Wybór okresu rozliczeniowego zazwyczaj jest uzależniony od wielu czynników, takich jak rodzaj pracy, struktura zatrudnienia czy preferencje pracodawcy. Istotne jest również, aby pracodawca poinformował pracowników o ustalonym danym okresie rozliczeniowym i zasadach naliczania wynagrodzeń na ten okres.

Indywidualny rozkład czasu pracy pracownika

Jak wspominano wcześniej, zgodnie z art. 142 kodeksu pracy (dalej: k.p.), na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Wniosek ten powinien nie tylko uwzględniać potrzeby pracodawcy, ale także wszelkie ograniczenia wynikające z kodeksu, dotyczące czasu pracy.

W takim indywidualnym rozkładzie czasu pracy pracownik może mieć ustalone różne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w różnych dniach tygodnia. Wówczas ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Pamiętać tylko należy, że przy ustalaniu grafiku pracy należy zachować odpoczynki dobowe oraz zapewnić nieprzerwany odpoczynek w dni wolne.

Odpoczynki dobowe oraz tygodniowe a grafik czasu pracy

W każdej dobie pracowniczej (czyli w ciągu 24 kolejnych godzin licząc od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy) pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku.

Natomiast w każdym tygodniu przysługuje pracownikowi prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Odpoczynek dobowy i tygodniowy może zostać skrócony wyjątkowo w sytuacji:

• pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy;

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska, lub usunięcia awarii.

Poza tym, w przypadku odpoczynku tygodniowego, może być on skrócony w związku z przejściem pracownika na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.

Jak ułożyć harmonogram czasu pracy dla pracowników w danym okresie rozliczeniowym?

Przy tworzeniu harmonogramu czasu pracy w pierwszej kolejności należy brać pod uwagę przepisy, które określa k.p. Tam określone są warunki brzegowe, jak np. zachowanie odpoczynku dobowego, zachowanie odpoczynku tygodniowego, zasada nieprzerwanego odpoczynku, etc. Kodeks pracy określa także kwestie związane z wysokością naliczania wynagrodzeń, jak np. wynagrodzenie za pracę w niedzielę.

Kolejnym dokumentem określającym warunki są regulaminy wewnętrzne i obwieszczenia o rozkładach czasu pracy. W regulaminach lub obwieszczeniach mogą pojawić się informacje o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy w firmie, które mogą być różne dla pracowników zatrudnionych w różnych działach czy na różnych stanowiskach.

Na harmonogram czasu pracy danego pracownika mają wpływ również zapisy umowy o pracę, gdzie określa się m.in. wymiar czasu pracy. Należy tu pamiętać, że o ile 5-dniowy tydzień pracy wynika z prawa pracy, to pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie powierzonych zadań przez sześć dni, ale musi to zrównoważyć tygodniami, w których praca świadczona jest przez mniej niż 5 dni. Dzień wolny od pracy, który w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy wyznaczony jest w sobotę, może być dniem wolnym od pracy w dowolnym innym dniu niż niedziela. W umowie o pracę można także określić np. zadaniowy czas pracy.

Tak wiele różnych możliwości i ograniczeń, na które jeszcze nakładają się zmiany w prawie pracy, sprawia, że tworzenie grafików pracy bez wsparcia odpowiednimi narzędziami informatycznymi staje się niezwykle czasochłonne, pracochłonne i obarczone dużym ryzykiem popełnienia błędu. Należy tu zauważyć, że przygotowanie harmonogramu czasu pracy niezgodnie z przepisami prawa pracy (k.p.) wiąże się z odpowiedzialnością karną dla pracodawcy. 

Narzędzia do tworzenia harmonogramów czasu pracy 

Z rozmów z przedsiębiorstwami wynika, że najczęściej stosowanym narzędziem do harmonogramowania czasu pracy jest Excel. Część firm stara się planować czas pracy w systemie ERP. 

Istnieją na rynku zaawansowane rozwiązania dedykowane do tworzenia grafików pracy. Takim narzędziem jest XPRIMER.HRM, który z powodzeniem stosowany jest w wielu średnich i dużych polskich przedsiębiorstwach. W systemie XPRIMER możliwe jest tworzenie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy i rozliczanie czasu pracy. Z jego pomocą dużo szybciej można stworzyć poprawne i efektywne plany pracy, dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa. 

XPRIMER pozwala także tworzyć indywidualny rozkład czasu pracy danego pracownika, uwzględniając wymiar czasu pracy, ustalone dni wolne od pracy, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Tak stworzony grafik pracy można przekazać pracownikowi w formie pisemnej lub elektronicznej za pośrednictwem portalu pracowniczego czy aplikacji mobilnej.

XPRIMER posiada także funkcję samoobsługi pracowniczej. Pracownicy mogą składać wnioski urlopowe, prośby grafikowe, czy informacje o dostępności np. w dni wolne od pracy, czy preferowane godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Z kolei przełożony nie tylko uzyskuje natychmiastowy dostęp do informacji o czasie pracy pracowników, ale także wskazywana jest nieobecność pracownika czy urlopy pracowników.

Zarządzając pracownikiem w systemie XPRIMER można nie tylko sporządzić harmonogram czasu pracy i rozliczać czas pracy pracownika, ale także weryfikować stopień wykonania powierzonych zadań. Jest to szczególnie przydatne w dobie pracy zdalnej.