Strona GłównaHomeZarządzanie zasobami ludzkimiHarmonogram czasu pracy – jak realizować poprawnie i zgodnie z przepisami?
Harmonogram czasu pracy to rozkład określający dni i godziny pracy oraz dni wolne konkretnego pracownika. Zgodnie z Kodeksem pracy sporządza się go w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres obejmujący co najmniej jeden miesiąc. Pracodawca przekazuje go pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego harmonogram dotyczy. Przepisy przewidują również wyjątki od obowiązku jego sporządzania.
Prawidłowe planowanie wymaga połączenia zasad czasu pracy z potrzebami organizacji: wymaganą obsadą, kwalifikacjami zespołu i dostępnością pracowników. Harmonogram powinien uwzględniać wymiar etatu, planowane nieobecności oraz należne odpoczynki, aby zapewnić ciągłość pracy bez naruszania uprawnień pracowników.
Harmonogram czasu pracy pracowników w XPRIMER
Pracodawca sporządza harmonogram czasu pracy, jeżeli dni i godziny pracy konkretnego pracownika wymagają zaplanowania i nie zachodzi żaden z ustawowych wyjątków. Dotyczy to m.in. pracy zmianowej oraz sytuacji, w których rozkład zmienia się między kolejnymi okresami. Obowiązek nie zależy od branży ani wielkości firmy — w jednej organizacji część pracowników może pracować według stałego rozkładu, a pozostali według indywidualnych harmonogramów.
Zgodnie z art. 129 § 4 Kodeksu pracy pracodawca nie musi sporządzać odrębnego harmonogramu, jeżeli:
rozkład czasu pracy pracownika wynika z przepisów prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę;
w porozumieniu z pracownikiem ustalono czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, z uwzględnieniem obowiązujących norm — wówczas pracownik sam ustala swój rozkład;
na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej stosowany jest ruchomy rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹;
na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej ustalono indywidualny rozkład czasu pracy.
Przykładowo, jeśli regulamin pracy określa stałą pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00, nie trzeba powielać tego rozkładu w osobnym miesięcznym harmonogramie. Sam fakt, że wszyscy pracują w jednakowych godzinach, nie wystarcza jednak do zwolnienia z obowiązku – rozkład musi wynikać z odpowiedniej podstawy.
Brak obowiązku sporządzania harmonogramu nie zwalnia z przestrzegania norm czasu pracy, zapewnienia należnych odpoczynków ani prowadzenia ewidencji w zakresie właściwym dla danego pracownika.
Harmonogram czasu pracy powinien jednoznacznie wskazywać, którego pracownika i okresu dotyczy, oraz określać dni pracy, godziny jej rozpoczęcia i zakończenia, a także dni wolne. Pracownik musi móc ustalić na jego podstawie, kiedy ma wykonywać swoje obowiązki.
Jeżeli stosowane są oznaczenia zmian, powinny mieć czytelną legendę z przypisanymi godzinami. W systemie przerywanego czasu pracy należy uwzględnić również zaplanowaną przerwę. Dodatkowe informacje, np. miejsce wykonywania pracy lub przydział do zespołu, można zamieścić zależnie od potrzeb organizacji.
Harmonogram czasu pracy sporządza się w formie pisemnej lub elektronicznej i przekazuje pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy. Zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu pracy musi obejmować co najmniej jeden miesiąc, ale nie musi pokrywać się z całym okresem rozliczeniowym. Sposób udostępnienia powinien umożliwiać pracownikowi zapoznanie się z jego rozkładem w wymaganym terminie.
Harmonogramy czasu pracy mogą być przykładowo:
Często pojawia się pytanie, czy istnieje wzór harmonogramu czasu pracy. W polskim prawie przepisy określają jedynie elementy, które powinny znaleźć się w harmonogramie, więc pracodawcy mogą tworzyć własny wzór harmonogramu czasu pracy dopasowany do specyfiki firmy, branży i stosowanego systemu czasu pracy, o ile zachowają zgodność z Kodeksem pracy.
Okres rozliczeniowy wyznacza ramy bilansowania czasu pracy, a harmonogram określa konkretne dni i godziny pracy pracownika. Długość okresu rozliczeniowego zależy od stosowanego systemu czasu pracy i warunków określonych w Kodeksie pracy; jego przedłużenie wymaga spełnienia ustawowych przesłanek oraz odpowiedniego trybu wprowadzenia. Harmonogram może obejmować tylko część tego okresu, jednak co do zasady nie krótszą niż jeden miesiąc, a planowanie kolejnych miesięcy musi uwzględniać wymiar czasu pracy i zasady obowiązujące w całym okresie rozliczeniowym.
Więcej wyjaśniamy w artykule „Okres rozliczeniowy w pracy — co to jest i jak działa?”.
Indywidualny rozkład czasu pracy pozwala ustalić dla pracownika inne dni lub godziny pracy niż obowiązujące pozostałe osoby w zespole. Pracodawca może go wprowadzić na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w ramach systemu czasu pracy, którym dana osoba jest objęta.
Zmiana rozkładu nie oznacza zmiany wymiaru etatu ani zwolnienia z przestrzegania norm i odpoczynków. Sam indywidualny rozkład nie wyłącza również zasad rozliczania ponownej pracy w tej samej dobie — takie rozwiązanie wymaga zastosowania przepisów o ruchomym rozkładzie czasu pracy.
Więcej o zasadach i składaniu wniosku przeczytasz w artykule „Indywidualny rozkład czasu pracy”.
Ruchomy rozkład czasu pracy pozwala zaplanować różne godziny rozpoczynania pracy albo wyznaczyć przedział, w którym pracownik sam wybiera godzinę rozpoczęcia. Są to dwa rozwiązania przewidziane w art. 140¹ Kodeksu pracy. Przykładowo pracodawca może ustalić rozpoczęcie pracy o 7:00 w poniedziałek i o 9:00 we wtorek lub umożliwić pracownikowi codzienny wybór godziny między 7:00 a 9:00.
W prawidłowo wprowadzonym ruchomym rozkładzie ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi samo w sobie pracy nadliczbowej. Nadal trzeba jednak przestrzegać obowiązującego wymiaru czasu pracy oraz zapewnić odpoczynki dobowe i tygodniowe.
Samo zastosowanie ruchomego rozkładu nie zwalnia automatycznie z przygotowania harmonogramu. Trzeba uwzględnić sposób jego wprowadzenia oraz to, czy pracownik ma jednoznacznie określone dni pracy i zasady jej rozpoczynania. Wyjątek związany z wnioskiem pracownika opisaliśmy w sekcji o obowiązku sporządzania harmonogramu.
Harmonogram czasu pracy musi co do zasady zapewniać co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie pracowniczej oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu. Odpoczynek tygodniowy obejmuje odpoczynek dobowy — nie dodaje się tych okresów do siebie.
Doba pracownicza to 24 kolejne godziny od zaplanowanego rozpoczęcia pracy, a tydzień oznacza 7 kolejnych dni kalendarzowych od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Sprawdzanie odpoczynków wymaga więc uwzględnienia tych przedziałów, a nie wyłącznie dni kalendarzowych i tygodni od poniedziałku do niedzieli.
Odstępstwa są dopuszczalne tylko w przypadkach wskazanych w przepisach. Przykładowo przy przejściu na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem, odpoczynek tygodniowy może zostać skrócony, ale nie poniżej 24 godzin. Szczególne zasady dotyczą również pracy w przedłużonym dobowym wymiarze w systemach określonych w art. 136 i 137 Kodeksu pracy.
Przykłady obliczeń i wyjątki opisujemy w artykule „Odpoczynki dobowe i tygodniowe pracownika”.
Układanie harmonogramu czasu pracy należy rozpocząć od ustalenia wymiaru godzin do zaplanowania, obowiązującego systemu czasu pracy i wymaganych odpoczynków. Następnie trzeba uwzględnić zasady pracy w niedziele i święta, przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy oraz ograniczenia dotyczące danego pracownika. Plan powinien odpowiadać zapotrzebowaniu na obsadę, pozostając w granicach wyznaczonych przez przepisy.
Kolejnym dokumentem określającym warunki są regulaminy wewnętrzne i obwieszczenia o rozkładach czasu pracy. W regulaminach lub obwieszczeniach mogą pojawić się informacje o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy w firmie, które mogą być różne dla pracowników zatrudnionych w różnych działach czy na różnych stanowiskach.
Na harmonogram czasu pracy wpływają również warunki zatrudnienia danego pracownika, w tym wymiar etatu. Przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy oznacza, że w jednym tygodniu można zaplanować sześć dni pracy, jeżeli zostanie to zrównoważone odpowiednią liczbą dni wolnych w tym samym okresie rozliczeniowym. Jednocześnie trzeba zachować obowiązujący wymiar czasu pracy, wymagane odpoczynki oraz zasady pracy w niedziele i święta. Dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy nie musi przypadać w sobotę.
Tak wiele różnych możliwości i ograniczeń, na które jeszcze nakładają się zmiany w prawie pracy, sprawia, że tworzenie grafików pracy bez wsparcia odpowiednimi narzędziami informatycznymi staje się niezwykle czasochłonne, pracochłonne i obarczone dużym ryzykiem popełnienia błędu.
Naruszenie przepisów o czasie pracy przy przygotowywaniu harmonogramu może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Narzędzie do planowania powinno pomagać dopasować obsadę do potrzeb firmy oraz sprawdzać harmonogram według obowiązujących reguł czasu pracy. Arkusz kalkulacyjny pozwala zapisać plan, ale zakres automatycznej kontroli zależy od przygotowanych formuł i sposobu aktualizowania danych.
XPRIMER.HRM wspiera tworzenie harmonogramów z uwzględnieniem wymiaru etatu, dostępności pracowników, planowanych nieobecności i zasad czasu pracy. Połączenie planowania z prowadzeniem ewidencji czasu pracy, ewidencji urlopów oraz rozliczaniem czasu pracy pozwala wykorzystywać wspólne dane i porównywać zaplanowane godziny z rzeczywistym przebiegiem pracy.
System umożliwia przygotowanie indywidualnego rozkładu dla pracownika, obejmującego dni wolne oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Gotowy grafik pracy można udostępnić w portalu pracowniczym lub aplikacji mobilnej XPRIMER, aby pracownicy mogli zapoznać się z planem w przyjętym kanale komunikacji.
Samoobsługa pracownicza pozwala składać wnioski urlopowe i zgłaszać prośby grafikowe. Przełożeni mają dostęp do informacji o dostępności i planowanych nieobecnościach zespołu, co ułatwia ustalanie obsady oraz wprowadzanie zmian bez zbierania zgłoszeń z osobnych wiadomości i notatek.
Dobór funkcji i reguł planowania powinien wynikać z organizacji pracy, stosowanych systemów czasu pracy oraz potrzeb poszczególnych działów.
Harmonogram czasu pracy w XPRIMER w firmie produkcyjnej – schemat
business development coordinator • hr solutions department
Od kilkunastu lat działa w branży IT, budując długotrwałe relacje z Klientami. Jej znakiem firmowym jest precyzyjne rozpoznawanie i analiza potrzeb biznesowych Klientów, co przekłada się na tworzenie efektywnych strategii współpracy. W eq system z sukcesem kieruje zespołem prospectingu ds. rozwiązań HR.
Pracodawca sporządza harmonogram czasu pracy, jeżeli rozkład danego pracownika wymaga zaplanowania i nie zachodzi wyjątek określony w art. 129 § 4 Kodeksu pracy. Osobny harmonogram nie jest potrzebny m.in. wtedy, gdy dni i godziny pracy wynikają z przepisów prawa pracy, odpowiedniego obwieszczenia lub umowy o pracę.
Pozostałe wyjątki dotyczą ustalania rozkładu przez pracownika w ramach powierzonych zadań oraz ruchomego lub indywidualnego rozkładu wprowadzonego na jego wniosek, na zasadach wskazanych w przepisach. Sam stały charakter pracy lub zastosowanie ruchomego rozkładu nie oznacza automatycznego zwolnienia z obowiązku sporządzania harmonogramu.
Najpierw należy ustalić wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, obowiązujący system, wymiar etatu i ograniczenia dotyczące pracownika. Następnie planuje się dni i godziny pracy oraz dni wolne, uwzględniając wymaganą obsadę, nieobecności i należne odpoczynki.
Harmonogram czasu pracy nie musi obejmować całego okresu rozliczeniowego, ale zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu pracy powinien obejmować co najmniej jeden miesiąc. Należy przekazać go pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy.
Harmonogram powinien wskazywać daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach, a także przewidziane dni wolne. Może dodatkowo obejmować przerwy, zmiany robocze oraz inne elementy wynikające z przyjętego systemu czasu pracy. Jego treść musi pozostawać w zgodzie zarówno z przepisami prawa pracy, jak i wewnętrznymi regulacjami organizacji.
Za organizację czasu pracy odpowiada pracodawca. Przygotowanie harmonogramu może powierzyć kierownikowi zespołu, planiście lub pracownikowi działu kadr — zależnie od podziału obowiązków w firmie. Osoba układająca plan powinna znać zapotrzebowanie na obsadę, dostępność i kwalifikacje pracowników oraz obowiązujące zasady czasu pracy. System informatyczny może wspierać planowanie i weryfikację harmonogramu, ale nie przejmuje odpowiedzialności pracodawcy.
Przykładowy harmonogram godzin pracy może mieć formę tabeli zawierającej daty, dni tygodnia, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dni wolne. Zależnie od organizacji pracy można uwzględnić także oznaczenia zmian, przerwy wynikające ze stosowanego systemu czasu pracy i dodatkowe uwagi. Układ tabeli powinien umożliwiać pracownikowi łatwe odczytanie swojego planu.
Przepisy nie wskazują odrębnego, jednoznacznego okresu przechowywania harmonogramów czasu pracy. Warto jednak zachowywać przekazane pracownikom plany oraz ich kolejne wersje, ponieważ umożliwiają porównanie zaplanowanych godzin z ewidencją i wyjaśnienie sposobu rozliczenia pracy.
Zasady archiwizacji powinny uwzględniać możliwość kontroli oraz dochodzenia roszczeń pracowniczych. Należy przy tym odróżnić harmonogram od ewidencji czasu pracy, która podlega przepisom o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
Harmonogram czasu pracy powinien być przechowywany w miejscu łatwo dostępnym dla danego pracownika, tak aby mógł on szybko i łatwo sprawdzić swój plan pracy. Jedną z bardzo wygodnych form publikacji harmonogramu czasu pracy jest wewnętrzny system informatyczny firmy, platforma online lub aplikacja mobilna z dostępem dla pracowników.
W przypadku wykorzystania aplikacji mobilnej XPRIMER pracownik w łatwy i szybki sposób może zweryfikować swój grafik pracy z poziomu smartfonu lub tabletu.
Harmonogram czasu pracy można zmienić m.in. wtedy, gdy wynika to z konieczności udzielenia dnia lub czasu wolnego na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Według stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy zmiany są dopuszczalne również z przyczyn niezależnych od pracodawcy, np. nagłej nieobecności innego pracownika, jeżeli możliwość modyfikacji przewidziano w przepisach wewnątrzzakładowych.
Kodeks pracy nie określa ogólnego trybu ani terminu informowania o zmianach już przekazanego harmonogramu. Pracodawca powinien ustalić te zasady w regulacjach wewnętrznych i przekazać informację tak, aby pracownik mógł zapoznać się ze zmianą przed jej zastosowaniem. Zmieniony plan nadal musi zapewniać wymagane odpoczynki oraz przestrzeganie pozostałych zasad czasu pracy.
Harmonogram czasu pracy należy przekazać pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy. Powinien obejmować co najmniej jeden miesiąc, nawet jeśli przyjęty okres rozliczeniowy jest dłuższy.
Brak wymaganego harmonogramu czasu pracy lub przekazanie go z naruszeniem ustawowego terminu może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika i skutkować grzywną na podstawie art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy. Brak dokumentu utrudnia również wykazanie, jakie dni i godziny pracy zaplanowano, oraz wyjaśnianie rozbieżności przy rozliczaniu czasu pracy.