Portal Pracowniczy jako narzędzie wsparcia procesów HR i Employer Branding

W nowoczesnym przedsiębiorstwie technologia odgrywa kluczową rolę, zarówno w budowaniu przewagi konkurencyjnej, jak i w zapewnieniu dobrych warunków pracy pracowników.

W tym kontekście portal pracowniczy ma kluczowe znaczenie dla usprawnienia procesów HR w firmie. Dzięki zautomatyzowanym systemom do planowania urlopów, zgłaszania wniosków czy zatwierdzania delegacji, Dział HR może skoncentrować się na strategicznym zarządzaniu personelem, zamiast tracić czas na rutynowe zadania administracyjne.

Ponadto portal pracowniczy ma także istotny wpływ na wizerunek pracodawcy (Employer Branding). Zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do potrzebnych zasobów oraz szybkiej obsługi wniosków świadczy o trosce firmy o dobro pracowników i może pozytywnie wpływać na ich zaangażowanie i lojalność.

Czym jest portal pracowniczy?

Portal pracowniczy to platforma, która umożliwia pracownikom łatwy dostęp do różnych zasobów związanych z ich zatrudnieniem. Jest to centralne miejsce, gdzie pracownicy mogą zarządzać swoimi danymi osobowymi, zgłaszać wnioski, planować urlopy, czy też uzyskiwać informacje dotyczące firmowej polityki personalnej.

Jedną z głównych zalet portalu pracowniczego w ramach platformy XPRIMER jest jego intuicyjny i wygodny interfejs. Dzięki niemu pracownicy mogą wykonywać kluczowe czynności z łatwością, korzystając zarówno z przeglądarki internetowej, jak i dedykowanych kiosków pracowniczych czy aplikacji mobilnej. Bez względu na to gdzie się znajdują, mają dostęp do niezbędnych informacji i funkcji, co znacząco ułatwia ich codzienną pracę.

Podstawowe funkcje portalu pracownika

Portal pracowniczy oferuje szereg podstawowych funkcji, które ułatwiają codzienne zarządzanie zasobami ludzkimi. Do najważniejszych należą:

• Planowanie urlopów: pracownicy mogą w prosty sposób zgłaszać swoje plany urlopowe poprzez system wniosków online. Dzięki temu Dział HR ma pełny wgląd w harmonogram urlopów i może łatwo zarządzać dostępnością pracowników. Z kolei przełożony może plan urlopów lub wniosek o urlop zatwierdzić, lub odrzucić.

• Publikowanie i weryfikowanie grafików pracy: za pomocą portalu pracowniczego pracodawca czy przełożony może publikować plany pracy, a pracownicy mają możliwość zweryfikowania swoich zaplanowanych grafików pracy.

• Odczyty RCP: w portalu pracowniczym przełożeni i pracownicy mogą weryfikować odczyty z rejestratora czasu pracy. Pracownicy mają dostęp do transparentnej informacji w systemie, a przełożeni mogą sprawdzać rzeczywiste godziny pracy pracownika, co pozwala także na lepsze planowanie godzin pracy i zadań.

• Zgłaszanie i obsługa wniosków: portal pracowniczy umożliwia pracownikom składanie różnego rodzaju wniosków, na przykład wniosków urlopowych, o wyjście prywatne, o pracę zdalną, o różnego rodzaju zaświadczenia, środki ochrony osobistej, wyposażenie stanowiska pracy, etc. czy też zmiany w grafiku pracy (prośby grafikowe).

• Rozliczanie delegacji: w przypadku pracowników odbywających podróże służbowe, mogą oni w portalu pracowniczym łatwo zawnioskować o zaliczkę czy rozliczyć delegację, dołączając dokumenty potwierdzające poniesione koszty. System automatycznie przekazuje dane do Działu HR (który może zatwierdzić delegację w szybki i sprawny sposób) oraz następnie do systemu kadrowo-płacowego w celu rozliczenia kosztów poniesionych przez pracownika.

• Komunikacja wewnętrzna: portal pracowniczy jest także miejscem, gdzie pracownicy mogą uzyskać dostęp do różnego rodzaju dokumentów firmowych, regulaminów, czy materiałów szkoleniowych. Komunikacja wewnętrzna nie przebiega tylko pomiędzy pracownikami i Działem HR. Pracownicy mogą również prowadzić komunikację między sobą, związaną z realizowanymi zadaniami, składanymi wnioskami czy publikować informacje na ogólnodostępnej tablicy ogłoszeń.

Portal pracowniczy – korzyści nie tylko dla organizacji, ale także dla pracownika

Użyteczność portalu pracowniczego nie ogranicza się jedynie do ułatwienia pracy Działu HR. Dla pracownika korzystanie z tego narzędzia również niesie ze sobą wiele korzyści.

Pracownik loguje się do portalu pracownika wpisując swój indywidualny login i hasło. W przypadku dostępu do portalu pracowniczego z poziomu kiosku pracowniczego czy aplikacji mobilnej możliwe jest także logowanie z wykorzystaniem swojej karty lub za pomocą biometrii. Dzięki łatwemu dostępowi do danych oraz dostępu do informacji online (zarówno o swoich zaplanowanych dniach pracy, urlopach, statusie swoich wniosków, a nawet paskach płacowych czy deklaracjach PIT), pracownik oszczędza czas i energię, które mogą być przeznaczone na bardziej produktywne zadania.

Portal pracowniczy w platformie XPRIMER jest w pełni zintegrowany z całym systemem do obsługi procesów HR. Automatyczna synchronizacja danych i wniosków pracowniczych pozwala uniknąć zbędnych opóźnień i błędów, co jeszcze bardziej usprawnia procesy w firmie.

Portal pracowniczy w platformie XPRIMER jest kluczowym elementem współczesnego zarządzania personelem. Dzięki swoim zaletom usprawnia procesy HR, zwiększa produktywność oraz poprawia ogólną jakość pracy w organizacji.