Miękki HR: klucz do zadowolenia i wysokiej efektywności pracowników

W zarządzaniu kapitałem ludzkim właściwie wszystko obraca się wokół jednego – odpowiedniego wykorzystania potencjału zespołu, a co za tym idzie – jak najlepszego dopasowania osób do zajmowanych przez nich stanowisk, a w razie potrzeby – uzupełnienia luk w ich kompetencjach lub modyfikacji ścieżki kariery w taki sposób, aby ich predyspozycje miały rzeczywisty wpływ na rozwój organizacji.

Od efektywności ludzi i ich zaangażowania zależy bardzo wiele – bo to właśnie oni są odpowiedzialni za realizację strategii biznesowej firmy i jej celów (zarówno krótko-, jak i długoterminowych). Dlatego tak istotne jest znajdowanie, utrzymywanie, motywowanie i dbanie o ciągły rozwój pracowników. Nie da się jednak tego osiągnąć, jeśli nie znamy odpowiedzi na kluczowe pytania, m.in.: jakie kompetencje przydadzą się naszej organizacji? Jak rozwinął się nowy pracownik? Jak wypadła samoocena pracowników? Ilu pracowników tymczasowych potrzebujemy?

Właśnie tym obszarem zajmuje się miękki HR.

Czym jest HR miękki?

Osoby specjalizujące się w miękkim HR zajmują się wszelkimi aspektami związanymi z jakością pracy oraz poprawą warunków zawodowych i społecznych w firmie. Odpowiedzialne są m.in. za przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych i selekcję nowych pracowników oraz ich integrację, dbając o to, aby nowa osoba na danym stanowisku pasowała do struktury zespołu.

Miękki HR nadzoruje cały proces rozwoju pracowników, skupiając się na czynnikach mających wpływ na efektywność pracy. Specjalista ds. HR w ramach tego obszaru weryfikuje, jakie elementy zwiększają motywację pracowników oraz tworzy środowisko sprzyjające efektywności, dostarczając niezbędne narzędzia do wykonywania zadań i wsparcia w codziennych obowiązkach. Dodatkowo zadaniem specjalisty jest ocena indywidualnej wydajności pracowników, a także ocena potrzeb szkoleniowych oraz planowanie i wdrożenie programów szkoleniowych, mających kluczowe znaczenie dla rozwoju zawodowego zatrudnionych.

Zadania realizowane w Dziale HR w ramach miękkiego HR

HR miękki dba przede wszystkim o:

szeroko pojętą rekrutację, która obejmuje aktywne poszukiwanie nowych pracowników, przygotowywanie i publikowanie ofert pracy, przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych i ewentualnych testów oraz adaptację pracowników w nowym środowisku pracy,
ciągłe zdobywanie nowej wiedzy i kompetencji zespołu poprzez organizację szkoleń i kursów, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców,
przygotowywanie ocen pracowniczych,
motywowanie pracowników,
analizę i badanie potrzeb osób zatrudnionych,
rozwiązywanie problemów, gdy między współpracownikami wybuchnie konflikt w miejscu pracy,
rozwijanie kultury organizacji.

Miękki HR jako element przewagi konkurencyjnej organizacji

Miękki HR w zarządzaniu zasobami ludzkimi ma do zrealizowania niezwykle istotne cele z punktu widzenia atrakcyjności przedsiębiorstwa na konkurencyjnym rynku pracy. W tym zakresie specjaliści ds. HR odpowiedzialni są za obszary, które wspierają cele biznesowe zarządu i właścicieli w danym przedsiębiorstwie. Należą do nich:

utrzymywanie przejrzystego modelu biznesowego z dwukierunkową płynną komunikacją wewnętrzną,
tworzenie długoterminowych planów kadrowych i zarządzanie rozwojem pracowników,
konstrukcja konkurencyjnej struktury wynagrodzeń, motywującej do efektywnej pracy,
budowa i rozwój systemów ocen, identyfikujących możliwości szkoleniowe i obszary dalszego rozwoju human resources (zasobów ludzkich).

Miękki HR a HR twardy – różnice

Mimo że zarówno HR twardy, jak i HR miękki odnoszą się do zarządzania zasobami ludzkimi, ich rozróżnienie nie jest przypadkowe. HR twardy bardziej niż zatrudnianiem pracowników oraz rozwojem pracowników, zajmuje się sprawami kadrowymi takimi, jak przygotowywanie umów o pracę, administracja kadrowo płacowa (w tym naliczanie wynagrodzeń oraz wyliczanie składek ubezpieczeń społecznych), prowadzenie dokumentacji pracowniczej, kontakt z instytucjami państwowymi (ZUS, US, PFRON, GUS, etc.). Wszystkie te czynności wymagają doskonałej znajomości prawa pracy. Twardy HR nie ogranicza się tylko do kwestii administracyjnych, ale jest niejako formalnym wsparciem dla całego działu zarządzania zasobami ludzkimi.

Wpływ miękkiego HR na retencję talentów

Coraz częściej przedsiębiorstwa rezygnują z tradycyjnego modelu działu zarządzania zasobami ludzkimi, który ogranicza swoją działalność do rutynowych zadań kadrowo-płacowych. Tę domenę zostawia właśnie specjalistom w twardym HR. Obecne środowisko biznesowe sprawia, że coraz bardziej zauważalna staje się rola nowoczesnego Działu HR, który pozwala na realizację długofalowych celów organizacji. Oczywiście w małych firmach, zatrudniających kilka, kilkanaście osób, dział zarządzania zasobami ludzkimi nie musi być aż tak rozbudowany. Jednak w dużych organizacjach, gdzie pracuje liczna grupa pracowników z różnorodnymi zadaniami, o różnych kompetencjach, wdrożenie miękkiego HR staje się niejednokrotnie niezbędne. Szczególnie istotne jest to w kontekście wielokulturowym, gdzie tradycyjne zarządzanie zasobami ludzkimi może prowadzić do wzrostu rotacji personelu i spadku satysfakcji pracowników z wykonywanej pracy.

Miękki HR odgrywa kluczową rolę w retencji talentów poprzez budowanie trwałych relacji między pracownikami a firmą. Dbałość o środowisko pracy, inwestowanie w rozwój kompetencji pracowników oraz systematyczne oceny i feedback sprzyjają zatrzymaniu utalentowanych osób w organizacji. Programy szkoleniowe i możliwości rozwoju zawodowego tworzą perspektywę długoterminowego zaangażowania pracowników.

Miękki HR, poprzez skupienie się na aspektach społecznych i psychologicznych, buduje korzystny klimat organizacyjny, który sprzyja utrzymaniu wartościowych pracowników. Kształtuje także elastyczne podejście do pracy, uwzględniając indywidualne potrzeby pracowników. To z kolei wpływa na ich satysfakcję zawodową i lojalność wobec firmy. Skuteczne zarządzanie konfliktami oraz aktywna komunikacja wspierają zrozumienie i akceptację wartości organizacyjnych, co dodatkowo wzmacnia więź między pracownikami a przedsiębiorstwem.

Inwestycja w HR miękki przekłada się też na budowanie pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy, co przyciąga utalentowane jednostki i zwiększa ich chęć pozostania w danej organizacji. Wreszcie, miękki HR działa jako istotny czynnik motywacyjny, angażując pracowników poprzez docenianie ich osiągnięć, udzielanie wsparcia oraz promowanie kultury organizacyjnej sprzyjającej zadowoleniu i pełnemu wykorzystaniu potencjału zawodowego.

Narzędzia IT wspierające HR miękki i HR twardy

Technologia stanowi integralną część nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi. Obecnie umożliwia ona skuteczne realizowanie zarówno twardych, jak i miękkich aspektów tej dziedziny.

W obszarze twardego HR pracę wspierają m.in. systemy do obsługi kadr i płac, zaawansowane narzędzia do planowania grafików pracy oraz systemy do ewidencji czasu pracy. Narzędzia te automatyzują procesy związane z przygotowywaniem list płac, zarządzaniem dokumentacją pracowniczą (e-teczki), obsługę kadrowo administracyjną oraz zapewniają zgodność z przepisami prawa pracy.

W kontekście miękkiego HR nieocenione są platformy do zarządzania talentami, szkoleniami czy ocenami pracowników. Systemy te ułatwiają zarządzanie kompetencjami: planowanie i śledzenie działań związanych z rozwojem kompetencji, planowanie szkoleń, ocena szkoleń, etc. Systemy HR wyposażone w funkcjonalność portalu pracowniczego umożliwiają skuteczną komunikację między pracownikami oraz z kadrą zarządzającą. Służą także do publikacji regulaminów, obwieszczeń, ogłoszeń czy biuletynu wewnątrzfirmowego. Z kolei systemy klasy ATS wspierają procesy rekrutacyjne oraz przechowywanie danych kandydatów zgodnie z RODO.

Przykładem takiego rozwiązania jest platforma XPRIMER, w ramach której możliwe są: