Chcąc sprawnie obsługiwać procesy HR, coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Dzięki rozwiązaniu, jakim są elektroniczne teczki pracownicze w XPRIMER, zapewnisz wymagany poziom bezpieczeństwa przechowywania akt, łatwy dostęp do nich oraz zmniejszysz koszty obsługi administracyjnej.
umożliwiając dostęp pracownikom do dokumentów w dowolnym czasie i miejscu poprzez przeglądarkę.
zapewniając szybkie dodawanie nowych dokumentów do teczek
oraz prosty do nich dostęp.
dzięki uporządkowaniu dokumentacji z zachowaniem chronologii, spójności numeracji i jednolitej strukturze akt pracowniczych.
dzięki funkcjonalnościom umożliwiającym łatwe wyszukiwanie dokumentów w aktach osobowych.
poprzez kontrolę dostępu do dokumentacji oraz ewidencjonowanie wszystkich operacji modyfikujących akta pracownicze.
oferując możliwość uzupełnienia akt o dokumenty zgodne ze specyfiką przedsiębiorstwa.
Digitalizacja akt oznacza wyeliminowanie kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów.
Możliwość łatwego wykonania kopii zapasowych oraz zwiększenie ochrony przed utratą danych podnosi poziom bezpieczeństwa funkcjonowania Twojej organizacji.
Eliminując konieczność wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności system usprawnia przebieg procesów kadrowych.
E-teczka zawiera kompletną dokumentację pracowniczą, do której dostęp jest możliwy za pomocą kilku kliknięć.
System weryfikuje wprowadzane dane, informując o brakujących lub niepodpisanych dokumentach.
Prowadzenie dokumentacji w formie e-teczki buduje pozytywny wizerunek firmy, oparty na proekologicznym podejściu paperless.
Umów się na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy funkcjonalność e-teczki i prowadzenie firmowego archiwum w dobie pracy zdalnej.
Zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej, elektroniczne teczki pracownicze składają się z części A (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie), części B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, w tym umowy o pracę, oraz przebiegu zatrudnienia), części C (dokumenty dotyczące rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy) oraz części D (upomnienia, kary, nagany).
Jednocześnie użytkownik może określić dodatkowe dokumenty, które chce załączyć do e-teczki, np. wnioski, zgody oraz oświadczenia związane z zatrudnieniem danego pracownika.
Elektroniczne akta osobowe tworzone są dla każdego pracownika indywidualnie. Wczytywanie dokumentów następuje z dysku lokalnego lub z bazy danych. Po przypisaniu do odpowiedniej części, wybrane dokumenty można powiązać z innymi (np. skierowanie na badanie z listą badań lekarskich). Dzięki temu ułatwione jest wyszukiwanie w dokumentacji pracowniczej konkretnej informacji. Uprawniony użytkownik może w dowolnym momencie przeglądać dokumenty i dodawać kolejne. Przeglądając dokumenty, można wybrać np.: wszystkie dokumenty z części A dla wszystkich pracowników lub wszystkie dokumenty części A tylko dla wybranego pracownika lub wskazany rodzaj dokumentu dla jednego pracownika bądź całej grupy.
Jednocześnie system daje możliwość ustawienia automatycznych powiadomień o brakujących lub niepodpisanych elektronicznie dokumentach w teczce osobowej.
XPRIMER zapewnia pełny dostęp online do dokumentacji w postaci elektronicznej Działowi HR oraz – jeśli to zasadne – poszczególnym przełożonym pod warunkiem otrzymania odpowiednich uprawnień. System przechowuje pełną historię wprowadzanych zmian w dokumentach. XPRIMER.EPF umożliwia również usunięcie danych po upływie okresu ich przechowywania oraz – w uzasadnionych przypadkach – wydłużenie czasu przechowywania danych akt pracowniczych.
Podpisywanie dokumentów załączanych do e-teczki może odbywać się grupowo dla wszystkich dokumentów lub w sposób jednostkowy. Wymagany jest podpis kwalifikowany lub zaufany, a system po podpisaniu weryfikuje poprawność podpisu i wyświetla komunikat z potwierdzeniem statusu podpisu. W celu usprawnienia pracy XPRIMER.EPF umożliwia złożenie kilku podpisów na jednym dokumencie.
XPRIMER.EPF umożliwia wyeliminowanie powtarzalnych i czasochłonnych czynności w związku z obsługą akt osobowych oraz usprawnia m.in.: wydawanie dokumentacji pracowniczej. Udostępniana może ona być pracownikom oraz uprawnionym organom zarówno w formie papierowej, jak i formie elektronicznej.
Kopia elektronicznych akt osobowych zawiera dane pracownika oraz informacje dotyczące podpisu elektronicznego, którym podpisano pozycje. Co istotne, wydawać można zarówno całość akt osobowych lub wybrane dokumenty (np. dokumenty związane ze stosunkiem pracy lub ustaniem zatrudnienia), zaznaczając je kilkoma kliknięciami w panelu użytkownika.
Dzięki przeglądarce i aplikacji mobilnej platforma XPRIMER oferuje stały dostęp pracownikom Działu HR do firmowych zasobów i dokumentacji pracowniczej. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jeszcze nigdy nie było tak proste!
E-teczki pracownicze umożliwiają jednoczesną pracę z tymi samymi dokumentami kilku osobom – co nie jest możliwe w przypadku papierowej teczki – a samoobsługa pracownicza usprawnia elektroniczny obieg dokumentów związanych z zatrudnieniem.
Skontaktuj się z nami i umów na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy działanie i korzyści teczek pracowniczych w wersji elektronicznej oraz dlaczego warto wyeliminować dokumenty papierowe.
tel. +48 32 420 74 20
kontakt@eqsystem.pl
eq system sp. z o.o.
ul. św. Antoniego 50
41-303 Dąbrowa Górnicza
NIP 629 22 63 139
KRS 0000175772
REGON 278119464
eq system technology sp. z o.o.
ul. św. Antoniego 50
41-303 Dąbrowa Górnicza
NIP 637 01 02 776
KRS 0000108452
REGON 270535105
BDO 000308806
eq system consulting sp. z o.o.
ul. św. Antoniego 50
41-303 Dąbrowa Górnicza
NIP 6793096787
KRS 0000486510
REGON 122987434
eq system scandinavia oy
tel. +358 40 5570411
kari.juntunen@eqsystem.fi
Copyright © 2021 by eq system. All Rights Reserved.
INFORMACJA DOTYCZĄCA PLIKÓW COOKIES
Informujemy, iż w celu optymalizacji treści dostępnych w naszym serwisie, dostosowania ich do Państwa indywidualnych potrzeb korzystamy z informacji zapisanych za pomocą plików cookies na urządzeniach końcowych użytkowników. Pliki cookies użytkownik może kontrolować za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Dalsze korzystanie z naszego serwisu internetowego, bez zmiany ustawień przeglądarki internetowej oznacza, iż użytkownik akceptuje stosowanie plików cookies. Czytaj więcej Polityka prywatności