XPRIMER.EPF

Szybka i prosta digitalizacja
dokumentów pracowniczych
w formie e-teczki

Szybka i prosta digitalizacja dokumentów pracowniczych w formie e-teczki
XPRIMER.EPF

XPRIMER.EPF - bezpieczna i kompletna dokumentacja HR w jednym miejscu

Chcąc sprawnie obsługiwać procesy HR, coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Dzięki rozwiązaniu, jakim jest e-teczka w ramach platformy XPRIMER, zapewnisz wymagany poziom bezpieczeństwa przechowywania akt, łatwy dostęp do nich oraz zmniejszysz koszty obsługi administracyjnej.

Administrowanie e-teczką w XPRIMER jest:

eqicon042_color

Elastyczne

umożliwiając dostęp pracownikom do dokumentów w dowolnym czasie i miejscu poprzez przeglądarkę.

icon_mind

Wygodne

zapewniając szybkie dodawanie nowych dokumentów do teczek
oraz prosty do nich dostęp.

eqicon056_color

Zgodne z przepisami

dzięki uporządkowaniu dokumentacji z zachowaniem chronologii, spójności numeracji i jednolitej strukturze.

eqicon030_color

Przyjazne

dzięki funkcjonalnościom umożliwiającym łatwe
wyszukiwanie dokumentów.

business_forecast_color

Transparentne

poprzez kontrolę dostępu do dokumentacji oraz ewidencjonowanie wszystkich operacji modyfikujących akta pracownicze.

business_productionmanagement_color

Dostosowane do firmy

oferując możliwość uzupełnienia
akt o dokumenty zgodne ze specyfiką przedsiębiorstwa.

Usprawnij procesy kadrowe w swojej organizacji, zwiększając bezpieczeństwo
i wygodę pracy Twojego zespołu.

czytaj dalej

Jakie korzyści daje e-teczka w ramach XPRIMER?

Optymalizacja kosztów

Digitalizacja akt oznacza wyeliminowanie kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów.

Bezpieczeństwo danych

Możliwość łatwego wykonania kopii zapasowych oraz zwiększenie ochrony przed utratą danych podnosi poziom bezpieczeństwa funkcjonowania Twojej organizacji.

Automatyzacja procesów

Eliminując konieczność wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności system usprawnia przebieg procesów kadrowych.

Oszczędność czasu

E-teczka zawiera kompletną dokumentację pracowniczą, do której dostęp jest możliwy za pomocą kilku kliknięć.

Redukcja ryzyka błędów

System weryfikuje wprowadzane dane, informując o brakujących lub niepodpisanych dokumentach.

Mniejsze zużycie papieru

Prowadzenie dokumentacji w formie e-teczki buduje pozytywny wizerunek firmy, oparty na proekologicznym podejściu paperless.

Zobacz, jak e-teczka w ramach XPRIMER funkcjonuje w praktyce

Skontaktuj się z nami i umów na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy działanie XPRIMER.EPF.

Poznaj funkcjonalności e-teczki w ramach XPRIMER

Zarządzaj dokumentacją pracowniczą z jednego miejsca

Zgodnie z przepisami, e-teczka składa się z części A (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie), części B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika), części C (dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy) oraz części D (upomnienia, kary, nagany).

Jednocześnie użytkownik może określić dodatkowe dokumenty, które chce załączyć do teczki, np. wnioski, zgody oraz oświadczenia związane z zatrudnieniem danego pracownika dotyczące np. ewidencji czasu pracy, urlopu wypoczynkowego, płac i innych świadczeń. Może się tam znaleźć również ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Usprawnij procesy kadrowe w Twojej organizacji

E-teczka tworzona jest dla każdego pracownika indywidualnie. Wczytywanie dokumentów następuje z dysku lokalnego lub z bazy danych. Po przypisaniu do odpowiedniej części, wybrane dokumenty można powiązać z innymi (np. skierowanie na badanie z listą badań lekarskich). Dzięki temu ułatwione jest wyszukiwanie konkretnej informacji. Uprawniony użytkownik może w dowolnym momencie przeglądać dokumenty i dodawać kolejne. Przeglądając dokumenty, można wybrać np.: wszystkie dokumenty z części A dla wszystkich pracowników lub wszystkie dokumenty części A tylko dla wybranego pracownika lub wskazany rodzaj dokumentu dla jednego pracownika bądź grupy pracowników.

Jednocześnie system daje możliwość ustawienia automatycznych powiadomień o brakujących lub niepodpisanych elektronicznie dokumentach w teczce osobowej.

Zapewnij najwyższe standardy bezpieczeństwa

XPRIMER zapewnia pełny dostęp online do dokumentacji pracowników Działowi HR oraz – jeśli to zasadne – poszczególnym przełożonym pod warunkiem otrzymania odpowiednich uprawnień, określających poziom dostępu. System przechowuje pełną historię wprowadzanych zmian w dokumentach. XPRIMER.EPF umożliwia również usunięcie danych po upływie okresu ich przechowywania oraz – w uzasadnionych przypadkach – wydłużenie czasu przechowywania danej teczki.

Podpisywanie dokumentów załączanych do e-teczki może odbywać się grupowo dla wszystkich dokumentów lub w sposób jednostkowy. Wymagany jest podpis kwalifikowany lub zaufany, a system po podpisaniu weryfikuje poprawność podpisu i wyświetla komunikat z potwierdzeniem statusu podpisu. W celu usprawnienia pracy XPRIMER.EPF umożliwia złożenie kilku podpisów na jednym dokumencie.

Podnieś efektywność swojego zespołu

XPRIMER.EPF umożliwia wyeliminowanie powtarzalnych i czasochłonnych czynności oraz usprawnia m.in.: wydawanie dokumentacji pracowniczej. Udostępniana może ona być pracownikom oraz uprawnionym organom zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej.

Kopia dokumentacji elektronicznej zawiera dane pracownika oraz informacje dotyczące podpisu elektronicznego, którym podpisano pozycje. Co istotne, wydawać można zarówno całość akt lub wybrane dokumenty, zaznaczając je kilkoma kliknięciami w panelu użytkownika.

Uzyskaj stały dostęp do danych

Dzięki przeglądarce i aplikacji mobilnej platforma XPRIMER oferuje stały dostęp pracownikom Działu HR do firmowych zasobów.

E-teczka umożliwia jednoczesną pracę z tymi samymi dokumentami kilku osobom, a samoobsługa pracownicza usprawnia elektroniczny obieg dokumentów związanych z zatrudnieniem.

Zobacz, jak e-teczka w ramach XPRIMER funkcjonuje w praktyce

Skontaktuj się z nami i umów na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy działanie XPRIMER.EPF.

Poznaj opinie użytkowników platformy XPRIMER

INFORMACJA DOTYCZĄCA PLIKÓW COOKIES

Informujemy, iż w celu optymalizacji treści dostępnych w naszym serwisie, dostosowania ich do Państwa indywidualnych potrzeb korzystamy z informacji zapisanych za pomocą plików cookies na urządzeniach końcowych użytkowników. Pliki cookies użytkownik może kontrolować za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Dalsze korzystanie z naszego serwisu internetowego, bez zmiany ustawień przeglądarki internetowej oznacza, iż użytkownik akceptuje stosowanie plików cookies. Czytaj więcej Polityka prywatności