XPRIMER.EPF
Szybka i prosta digitalizacja dokumentów pracowniczych
Szybka i prosta digitalizacja
dokumentów pracowniczych
w formie e-teczki
XPRIMER.EPF
XPRIMER.EPF - bezpieczna i kompletna elektroniczna dokumentacja pracownicza w formie e-teczki
Chcąc sprawnie obsługiwać procesy HR, coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Dzięki rozwiązaniu, jakim są elektroniczne teczki pracownicze w XPRIMER, zapewnisz wymagany poziom bezpieczeństwa przechowywania akt, łatwy dostęp do nich oraz zmniejszysz koszty obsługi administracyjnej.
Elastyczne
umożliwiając dostęp pracownikom do dokumentów w dowolnym czasie i miejscu poprzez przeglądarkę.
Wygodne
zapewniając szybkie dodawanie nowych dokumentów do teczek
oraz prosty do nich dostęp.
Zgodne z przepisami
dzięki uporządkowaniu dokumentacji z zachowaniem chronologii i spójności numeracji oraz jednolitej strukturze akt pracowniczych.
Przyjazne
dzięki funkcjonalnościom umożliwiającym łatwe wyszukiwanie dokumentów w aktach osobowych.
Transparentne
poprzez kontrolę dostępu do dokumentacji oraz ewidencjonowanie wszystkich operacji modyfikujących akta pracownicze.
Dostosowane do firmy
oferując możliwość uzupełnienia akt o dokumenty zgodne ze specyfiką przedsiębiorstwa.
Optymalizacja kosztów
Digitalizacja akt oznacza wyeliminowanie kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów.
Bezpieczeństwo danych
Możliwość łatwego wykonania kopii zapasowych oraz zwiększenie ochrony przed utratą danych podnosi poziom bezpieczeństwa funkcjonowania Twojej organizacji.
Automatyzacja procesów
Eliminując konieczność wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności system usprawnia przebieg procesów kadrowych.
Oszczędność czasu
E-teczka zawiera kompletną dokumentację pracowniczą, do której dostęp jest możliwy za pomocą kilku kliknięć.
Redukcja ryzyka błędów
System weryfikuje wprowadzane dane, informując o brakujących lub niepodpisanych dokumentach.
Mniejsze zużycie papieru
Prowadzenie dokumentacji w formie e-teczki buduje pozytywny wizerunek firmy, oparty na proekologicznym podejściu paperless.
Umów się na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy funkcjonalność e-teczki i prowadzenie firmowego archiwum w dobie pracy zdalnej.
Poznaj funkcjonalności e-teczki w ramach XPRIMER
Zarządzaj dokumentacją pracowniczą z jednego miejsca
Zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej, elektroniczne teczki pracownicze składają się z części A (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie), części B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, w tym umowy o pracę oraz przebiegu zatrudnienia, również dokumenty dotyczące pracy zdalnej), części C (dokumenty dotyczące rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy), części D (upomnienia, kary, nagany) oraz części E (dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub na obecność innych środków działających podobnie do alkoholu).
Jednocześnie użytkownik może określić dodatkowe dokumenty, które chce załączyć do e-teczki, np. wnioski, zgody oraz oświadczenia związane z zatrudnieniem danego pracownika.
Usprawnij procesy kadrowe w Twojej organizacji
Elektroniczne akta osobowe tworzone są dla każdego pracownika indywidualnie. Wczytywanie dokumentów następuje z dysku lokalnego lub z bazy danych. Po przypisaniu do odpowiedniej części, wybrane dokumenty można powiązać z innymi (np. skierowanie na badanie z listą badań lekarskich). Dzięki temu ułatwione jest wyszukiwanie w dokumentacji pracowniczej konkretnej informacji. Uprawniony użytkownik może w dowolnym momencie przeglądać dokumenty i dodawać kolejne. Przeglądając dokumenty, można wybrać np.: wszystkie dokumenty z części A dla wszystkich pracowników lub wszystkie dokumenty części A tylko dla wybranego pracownika, lub wskazany rodzaj dokumentu dla jednego pracownika bądź całej grupy.
Jednocześnie system daje możliwość ustawienia automatycznych powiadomień o brakujących lub niepodpisanych elektronicznie dokumentach w teczce osobowej.
Zapewnij najwyższe standardy bezpieczeństwa
XPRIMER zapewnia pełny dostęp online do dokumentacji w postaci elektronicznej Działowi HR oraz – jeśli to zasadne – poszczególnym przełożonym pod warunkiem otrzymania odpowiednich uprawnień. System przechowuje pełną historię wprowadzanych zmian w dokumentach. XPRIMER.EPF umożliwia również usunięcie danych po upływie okresu ich przechowywania oraz – w uzasadnionych przypadkach – wydłużenie czasu przechowywania danych akt pracowniczych.
Podpisywanie dokumentów załączanych do e-teczki może odbywać się grupowo dla wszystkich dokumentów lub w sposób jednostkowy. Wymagany jest podpis kwalifikowany lub zaufany, a system po podpisaniu weryfikuje poprawność podpisu i wyświetla komunikat z potwierdzeniem statusu podpisu. W celu usprawnienia pracy XPRIMER.EPF umożliwia złożenie kilku podpisów na jednym dokumencie.
Podnieś efektywność swojego zespołu
XPRIMER.EPF umożliwia wyeliminowanie powtarzalnych i czasochłonnych czynności w związku z obsługą akt osobowych oraz usprawnia m.in.: wydawanie dokumentacji pracowniczej. Udostępniana może ona być pracownikom oraz uprawnionym organom zarówno w formie papierowej, jak i formie elektronicznej.
Kopia elektronicznych akt osobowych zawiera dane pracownika oraz informacje dotyczące podpisu elektronicznego, którym podpisano pozycje. Co istotne, wydawać można całość akt osobowych lub wybrane dokumenty (np. dokumenty związane ze stosunkiem pracy lub ustaniem zatrudnienia), zaznaczając je kilkoma kliknięciami w panelu użytkownika.
Uzyskaj stały dostęp do dokumentacji pracowniczej
Dzięki przeglądarce i aplikacji mobilnej platforma XPRIMER oferuje stały dostęp pracownikom Działu HR do firmowych zasobów i dokumentacji pracowniczej. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jeszcze nigdy nie było tak proste!
E-teczki pracownicze umożliwiają jednoczesną pracę z tymi samymi dokumentami kilku osobom – co nie jest możliwe w przypadku papierowej teczki – a samoobsługa pracownicza usprawnia elektroniczny obieg dokumentów związanych z zatrudnieniem.
Skontaktuj się z nami i umów na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy działanie i korzyści teczek pracowniczych w wersji elektronicznej oraz dlaczego warto wyeliminować dokumenty papierowe.
