XPRIMER.EPF

Szybka i prosta digitalizacja dokumentów pracowniczych

Szybka i prosta digitalizacja dokumentów pracowniczych w formie e-teczki
XPRIMER.EPF

XPRIMER.EPF - bezpieczna i kompletna dokumentacja pracownicza w formie e-teczki

Chcąc sprawnie obsługiwać procesy HR, coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Dzięki rozwiązaniu, jakim są elektroniczne teczki pracownicze XPRIMER, zapewnisz wymagany poziom bezpieczeństwa przechowywania akt, łatwy dostęp do nich oraz zmniejszysz koszty obsługi administracyjnej.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w XPRIMER jest:

eqicon042_color

Elastyczne

umożliwiając dostęp pracownikom do dokumentów w dowolnym czasie i miejscu poprzez przeglądarkę.

icon_mind

Wygodne

zapewniając szybkie dodawanie nowych dokumentów do teczek
oraz prosty do nich dostęp.

eqicon056_color

Zgodne z przepisami

dzięki uporządkowaniu dokumentacji z zachowaniem chronologii i spójności numeracji oraz jednolitej strukturze akt pracowniczych.

eqicon030_color

Przyjazne

dzięki funkcjonalnościom umożliwiającym łatwe wyszukiwanie dokumentów w aktach osobowych.

business_forecast_color

Transparentne

poprzez kontrolę dostępu do dokumentacji oraz ewidencjonowanie wszystkich operacji modyfikujących akta pracownicze.

business_productionmanagement_color

Dostosowane do firmy

oferując możliwość uzupełnienia akt o dokumenty zgodne ze specyfiką przedsiębiorstwa.

Usprawnij procesy kadrowe w swojej organizacji, zwiększając bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji pracowniczej.

czytaj dalej

Jakie korzyści dają e-teczki w ramach XPRIMER?

Optymalizacja kosztów

Digitalizacja akt oznacza wyeliminowanie kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów.

Bezpieczeństwo danych

Możliwość łatwego wykonania kopii zapasowych oraz zwiększenie ochrony przed utratą danych podnosi poziom bezpieczeństwa funkcjonowania Twojej organizacji.

Automatyzacja procesów

Eliminując konieczność wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności system usprawnia przebieg procesów kadrowych.

Oszczędność czasu

E-teczka zawiera kompletną dokumentację pracowniczą, do której dostęp jest możliwy za pomocą kilku kliknięć.

Redukcja ryzyka błędów

System weryfikuje wprowadzane dane, informując o brakujących lub niepodpisanych dokumentach.

Mniejsze zużycie papieru

Prowadzenie dokumentacji w formie e-teczki buduje pozytywny wizerunek firmy, oparty na proekologicznym podejściu paperless.

Zobacz, jak elektroniczne akta osobowe funkcjonują w praktyce.

Umów się na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy funkcjonalność e-teczki i prowadzenie firmowego archiwum w dobie pracy zdalnej.

Poznaj funkcjonalności e-teczki w ramach XPRIMER

Dokumentacja pracownicza i wyeliminowanie akt osobowych w formie papierowej to oszczędność również w zakresie prowadzenia firmowego archiwum i nowe możliwości pracy zdalnej

Zarządzaj dokumentacją pracowniczą z jednego miejsca

Zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej, elektroniczne teczki pracownicze składają się z części A (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie), części B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, w tym umowy o pracę oraz przebiegu zatrudnienia, również dokumenty dotyczące pracy zdalnej), części C (dokumenty dotyczące rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy), części D (upomnienia, kary, nagany) oraz części E (dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub na obecność innych środków działających podobnie do alkoholu).

Jednocześnie użytkownik może określić dodatkowe dokumenty, które chce załączyć do e-teczki, np. wnioski, zgody oraz oświadczenia związane z zatrudnieniem danego pracownika.

Usprawnij procesy kadrowe w Twojej organizacji

Elektroniczne akta osobowe tworzone są dla każdego pracownika indywidualnie. Wczytywanie dokumentów następuje z dysku lokalnego lub z bazy danych. Po przypisaniu do odpowiedniej części, wybrane dokumenty można powiązać z innymi (np. skierowanie na badanie z listą badań lekarskich). Dzięki temu ułatwione jest wyszukiwanie w dokumentacji pracowniczej konkretnej informacji. Uprawniony użytkownik może w dowolnym momencie przeglądać dokumenty i dodawać kolejne. Przeglądając dokumenty, można wybrać np.: wszystkie dokumenty z części A dla wszystkich pracowników lub wszystkie dokumenty części A tylko dla wybranego pracownika lub wskazany rodzaj dokumentu dla jednego pracownika bądź całej grupy.

Jednocześnie system daje możliwość ustawienia automatycznych powiadomień o brakujących lub niepodpisanych elektronicznie dokumentach w teczce osobowej.

Elektroniczne akta osobowe tworzone są dla każdego pracownika indywidualnie.
System przechowuje pełną historię wprowadzanych zmian w dokumentach, zgodność z RODO

Zapewnij najwyższe standardy bezpieczeństwa

XPRIMER zapewnia pełny dostęp online do dokumentacji w postaci elektronicznej Działowi HR oraz – jeśli to zasadne – poszczególnym przełożonym pod warunkiem otrzymania odpowiednich uprawnień. System przechowuje pełną historię wprowadzanych zmian w dokumentach. XPRIMER.EPF umożliwia również usunięcie danych po upływie okresu ich przechowywania oraz – w uzasadnionych przypadkach – wydłużenie czasu przechowywania danych akt pracowniczych.

Podpisywanie dokumentów załączanych do e-teczki może odbywać się grupowo dla wszystkich dokumentów lub w sposób jednostkowy. Wymagany jest podpis kwalifikowany lub zaufany, a system po podpisaniu weryfikuje poprawność podpisu i wyświetla komunikat z potwierdzeniem statusu podpisu. W celu usprawnienia pracy XPRIMER.EPF umożliwia złożenie kilku podpisów na jednym dokumencie.

Podnieś efektywność swojego zespołu

XPRIMER.EPF umożliwia wyeliminowanie powtarzalnych i czasochłonnych czynności w związku z obsługą akt osobowych oraz usprawnia m.in.: wydawanie dokumentacji pracowniczej. Udostępniana może ona być pracownikom oraz uprawnionym organom zarówno w formie papierowej, jak i formie elektronicznej.

Kopia elektronicznych akt osobowych zawiera dane pracownika oraz informacje dotyczące podpisu elektronicznego, którym podpisano pozycje. Co istotne, wydawać można zarówno całość akt osobowych lub wybrane dokumenty (np. dokumenty związane ze stosunkiem pracy lub ustaniem zatrudnienia), zaznaczając je kilkoma kliknięciami w panelu użytkownika.

e-teczki podpis elektroniczny
elektroniczny obieg dokumentów związanych z zatrudnieniem

Uzyskaj stały dostęp do dokumentacji pracowniczej

Dzięki przeglądarce i aplikacji mobilnej platforma XPRIMER oferuje stały dostęp pracownikom Działu HR do firmowych zasobów i dokumentacji pracowniczej. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jeszcze nigdy nie było tak proste!

E-teczki pracownicze umożliwiają jednoczesną pracę z tymi samymi dokumentami kilku osobom – co nie jest możliwe w przypadku papierowej teczki – a samoobsługa pracownicza usprawnia elektroniczny obieg dokumentów związanych z zatrudnieniem.

Zobacz, jak elektroniczne akta osobowe funkcjonują w praktyce.

Skontaktuj się z nami i umów na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy działanie i korzyści teczek pracowniczych w wersji elektronicznej oraz dlaczego warto wyeliminować dokumenty papierowe.

Poznaj opinie użytkowników platformy XPRIMER

INFORMACJA DOTYCZĄCA PLIKÓW COOKIES

Informujemy, iż w celu optymalizacji treści dostępnych w naszym serwisie, dostosowania ich do Państwa indywidualnych potrzeb korzystamy z informacji zapisanych za pomocą plików cookies na urządzeniach końcowych użytkowników. Pliki cookies użytkownik może kontrolować za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Dalsze korzystanie z naszego serwisu internetowego, bez zmiany ustawień przeglądarki internetowej oznacza, iż użytkownik akceptuje stosowanie plików cookies. Czytaj więcej Polityka prywatności