Menu
Chcąc sprawnie obsługiwać procesy HR, coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Dzięki rozwiązaniu, jakim jest e-teczka w ramach platformy XPRIMER, zapewnisz wymagany poziom bezpieczeństwa przechowywania akt, łatwy dostęp do nich oraz zmniejszysz koszty obsługi administracyjnej.
umożliwiając dostęp pracownikom do dokumentów w dowolnym czasie i miejscu poprzez przeglądarkę.
zapewniając szybkie dodawanie nowych dokumentów do teczek
oraz prosty do nich dostęp.
dzięki uporządkowaniu dokumentacji z zachowaniem chronologii, spójności numeracji i jednolitej strukturze.
dzięki funkcjonalnościom umożliwiającym łatwe
wyszukiwanie dokumentów.
poprzez kontrolę dostępu do dokumentacji oraz ewidencjonowanie wszystkich operacji modyfikujących akta pracownicze.
oferując możliwość uzupełnienia
akt o dokumenty zgodne ze specyfiką przedsiębiorstwa.
Digitalizacja akt oznacza wyeliminowanie kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów.
Możliwość łatwego wykonania kopii zapasowych oraz zwiększenie ochrony przed utratą danych podnosi poziom bezpieczeństwa funkcjonowania Twojej organizacji.
Eliminując konieczność wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności system usprawnia przebieg procesów kadrowych.
E-teczka zawiera kompletną dokumentację pracowniczą, do której dostęp jest możliwy za pomocą kilku kliknięć.
System weryfikuje wprowadzane dane, informując o brakujących lub niepodpisanych dokumentach.
Prowadzenie dokumentacji w formie e-teczki buduje pozytywny wizerunek firmy, oparty na proekologicznym podejściu paperless.
Skontaktuj się z nami i umów na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy działanie XPRIMER.EPF.
Zgodnie z przepisami, e-teczka składa się z części A (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie), części B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika), części C (dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy) oraz części D (upomnienia, kary, nagany).
Jednocześnie użytkownik może określić dodatkowe dokumenty, które chce załączyć do teczki, np. wnioski, zgody oraz oświadczenia związane z zatrudnieniem danego pracownika dotyczące np. ewidencji czasu pracy, urlopu wypoczynkowego, płac i innych świadczeń. Może się tam znaleźć również ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego.
E-teczka tworzona jest dla każdego pracownika indywidualnie. Wczytywanie dokumentów następuje z dysku lokalnego lub z bazy danych. Po przypisaniu do odpowiedniej części, wybrane dokumenty można powiązać z innymi (np. skierowanie na badanie z listą badań lekarskich). Dzięki temu ułatwione jest wyszukiwanie konkretnej informacji. Uprawniony użytkownik może w dowolnym momencie przeglądać dokumenty i dodawać kolejne. Przeglądając dokumenty, można wybrać np.: wszystkie dokumenty z części A dla wszystkich pracowników lub wszystkie dokumenty części A tylko dla wybranego pracownika lub wskazany rodzaj dokumentu dla jednego pracownika bądź grupy pracowników.
Jednocześnie system daje możliwość ustawienia automatycznych powiadomień o brakujących lub niepodpisanych elektronicznie dokumentach w teczce osobowej.
XPRIMER zapewnia pełny dostęp online do dokumentacji pracowników Działowi HR oraz – jeśli to zasadne – poszczególnym przełożonym pod warunkiem otrzymania odpowiednich uprawnień, określających poziom dostępu. System przechowuje pełną historię wprowadzanych zmian w dokumentach. XPRIMER.EPF umożliwia również usunięcie danych po upływie okresu ich przechowywania oraz – w uzasadnionych przypadkach – wydłużenie czasu przechowywania danej teczki.
Podpisywanie dokumentów załączanych do e-teczki może odbywać się grupowo dla wszystkich dokumentów lub w sposób jednostkowy. Wymagany jest podpis kwalifikowany lub zaufany, a system po podpisaniu weryfikuje poprawność podpisu i wyświetla komunikat z potwierdzeniem statusu podpisu. W celu usprawnienia pracy XPRIMER.EPF umożliwia złożenie kilku podpisów na jednym dokumencie.
XPRIMER.EPF umożliwia wyeliminowanie powtarzalnych i czasochłonnych czynności oraz usprawnia m.in.: wydawanie dokumentacji pracowniczej. Udostępniana może ona być pracownikom oraz uprawnionym organom zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej.
Kopia dokumentacji elektronicznej zawiera dane pracownika oraz informacje dotyczące podpisu elektronicznego, którym podpisano pozycje. Co istotne, wydawać można zarówno całość akt lub wybrane dokumenty, zaznaczając je kilkoma kliknięciami w panelu użytkownika.
Dzięki przeglądarce i aplikacji mobilnej platforma XPRIMER oferuje stały dostęp pracownikom Działu HR do firmowych zasobów.
E-teczka umożliwia jednoczesną pracę z tymi samymi dokumentami kilku osobom, a samoobsługa pracownicza usprawnia elektroniczny obieg dokumentów związanych z zatrudnieniem.
Skontaktuj się z nami i umów na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy działanie XPRIMER.EPF.
Zaufali nam
tel.+48 32 420 74 20
kontakt@eqsystem.pl
eq system sp. z o.o.
ul. św. Antoniego 50
41-303 Dąbrowa Górnicza
NIP 629 22 63 139
KRS 0000175772
REGON 278119464
eq system technology sp. z o.o.
ul. św. Antoniego 50
41-303 Dąbrowa Górnicza
NIP 637 01 02 776
KRS 0000108452
REGON 270535105
BDO 000308806
eq system consulting sp. z o.o.
ul. św. Antoniego 50
41-303 Dąbrowa Górnicza
NIP 6793096787
KRS 0000486510
REGON 122987434
eq system scandinavia oy
tel. +358 40 5570411
kari.juntunen@eqsystem.fi
Copyright © 2021 by eq system. All Rights Reserved.
INFORMACJA DOTYCZĄCA PLIKÓW COOKIES
Informujemy, iż w celu optymalizacji treści dostępnych w naszym serwisie, dostosowania ich do Państwa indywidualnych potrzeb korzystamy z informacji zapisanych za pomocą plików cookies na urządzeniach końcowych użytkowników. Pliki cookies użytkownik może kontrolować za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Dalsze korzystanie z naszego serwisu internetowego, bez zmiany ustawień przeglądarki internetowej oznacza, iż użytkownik akceptuje stosowanie plików cookies. Czytaj więcej Polityka prywatności
