Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez spółki eq system

 

  1. Cel i zakres polityki prywatności

Polityka prywatności reguluje obowiązki administratora danych wobec  osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane w związku z profesjonalną działalnością administratora danych oraz informuje o prawach przysługującym wspomnianym osobom fizycznym.

Polityka prywatności obowiązuje w stosunku do wszystkich czynności wykonywanych przez spółki administratora danych w ramach swojej działalności gospodarczej, którym towarzyszy przetwarzanie danych osobowych, w tym czynności realizowanych za pomocą serwisów internetowych udostępnianych przez administratora danych, zwanych dalej Serwisami.

Administrator danych deklaruje funkcjonowanie Serwisów na odpowiednim poziomie technicznym. Świadczone usługi będą się charakteryzowały należytą starannością, z respektowaniem zasad profesjonalizmu zawodowego, jak również zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności tymi, które chronią prywatność osób fizycznych:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 119, 4 maja 2016, s. 1-88), zwane dalej RODO;

Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, tj. Dz.U. z 2013 poz. 1422 z późn. Zmianami;

Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne, tj. Dz.U. z 2014 poz. 243 z późn. Zmianami.

 

  1. Pozostałe definicje wprowadzone na użytek polityki prywatności

Administrator danych – każda ze spółek eq system oddzielnie, w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, tj:
eq system technology sp. z o.o. z siedzibą przy ul. św. Antoniego 50, 41-303 Dąbrowa Górnicza, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000108452, NIP 6370102776 oraz
eq system sp. z o.o. z siedzibą przy ul. św. Antoniego 50, 41-303 Dąbrowa Górnicza, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000175772, NIP 6292263139.
Kontakt z Administratorem danych jest możliwy pod adresem wskazanym powyżej lub za pomocą poczty elektronicznej pod adresem: info@eqsystem.pl

Dane osobowe – to wszelkie informacje związane ze zidentyfikowaną lub możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną: jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym nr IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies oraz innej podobnej technologii.

Przetwarzanie danych osobowych –  to dowolna zautomatyzowana lub niezautomatyzowana operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub w zestawach danych osobowych, obejmująca: zbieranie, rejestrowanie, organizowanie, strukturyzowanie, przechowywanie, adaptację lub zmianę, wyszukiwanie, konsultacje, wykorzystanie, ujawnianie poprzez transmisję, rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób, wyrównanie lub połączenie, ograniczenie, usunięcie lub zniszczenie danych osobowych.

Osoba kontaktowa – każda osoba fizyczna reprezentująca przedsiębiorstwo lub instytucję, z którą Administrator danych zamierza nawiązać lub nawiązał kontakty biznesowe, w szczególności odwiedzająca Serwisy, korzystająca z ich funkcjonalności lub korzystająca z jednej lub kilku usług świadczonych przez Administratora danych.

 

  1. Zakres i źródła pozyskiwania danych osobowych

Pozyskując kontakty handlowe z przedsiębiorstw i instytucji, prowadząc spotkania, rozmowy i korespondencję związaną z identyfikacją wymagań pod kątem przygotowania ofert na produkty i usługi jak najbardziej dopasowanych do oczekiwań potencjalnych odbiorców oraz zawierając  umowy na realizację dostaw, udzielenie licencji, świadczenie usług, przetwarzamy następujące dane osobowe Osób kontaktowych: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, nazwa i adres przedsiębiorstwa lub instytucji wraz z komórką organizacyjną, którą Osoba kontaktowa reprezentuje, stanowisko lub funkcja we wspomnianym przedsiębiorstwie lub instytucji. Dane te mogą:

  • pochodzić z rejestrów publicznych i publicznie dostępnych stron internetowych,
  • być podane bezpośrednio przy rejestracji w Serwisach (np. poprzez formularz kontaktowy),
  • być podane bezpośrednio w wiadomości poczty elektronicznej,
  • być przekazane osobiście (np. wizytówka, formularz papierowy),
  • być przekazane pośrednio, w kontaktach b2b.

Niezależnie od powyższego, określone dane mogą zostać zebrane automatycznie za pośrednictwem plików cookies, na podstawie aktywności Osoby kontaktowej w Serwisie.

Pozyskując aplikacje kandydatów do pracy lub współpracy przetwarzamy ich dane osobowe:

  • podane bezpośrednio przy rejestracji w rekrutacyjnej części Serwisu, poprzez formularz kontaktowy,
  • podane bezpośrednio w wiadomości poczty elektronicznej i załącznikach do niej,
  • przekazane osobiście w formie papierowego CV, listu motywacyjnego, etc.,
  • przekazane pośrednio, np. z firm lub portali rekrutacyjnych.

 

  1. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

W celu prowadzenia działań marketingowych skierowanych do przedsiębiorstw i instytucji, przetwarzamy dane osobowe Osób kontaktowych  w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nasz prawnie uzasadniony interes polega na wykorzystywaniu służbowych danych osobowych Osoby kontaktowej do marketingu naszych produktów i usług jedynie w relacjach profesjonalnych, jeżeli Osoba kontaktowa wyraziła zgodę na komunikację za pomocą poczty elektronicznej i/lub telefonu. Nie będziemy nadmiernie ingerować w prywatność Osoby kontaktowej.

Dane osobowe Osób kontaktowych korzystających z Serwisów (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innych podobnych technologii), a nie posiadających profilu w Serwisie przetwarzane są przez Administratora danych w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana treści gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO) oraz w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora danych (art. 6 ust. 1lit f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Osób kontaktowych, a także ich preferencji, w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;

Aktywność Osoby kontaktowej, która posiada profil w Serwisie, w tym jej dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnej bazie danych służącej do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach wykonanych w Serwisie). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych z realizacją umowy o świadczenie usług. Administrator danych przetwarza również te dane w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu oraz zarządzania nim, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na dbałości o jakość usług świadczonych drogą elektroniczną oraz analizie statystycznej dotyczącej tych usług.

Osobom kontaktowym, które w celu otrzymywania newsletter’a podały swój adres e-mail, Administrator danych świadczy usługę wysyłki newslettera. Podanie danych jest wymagane w celu świadczenia usługi newslettera, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości jego wysyłki. Podstawą do przetwarzania danych osobowych w celu świadczenia usługi wysyłki newsletter’a jest realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO). W przypadku kierowania do Osoby kontaktowej treści marketingowych w ramach newsletter’a, podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit f RODO), w związku z wyrażoną zgodą na otrzymywanie newsletter’a. Przy opracowywaniu analiz i statystyk, podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający doskonaleniu stosowanych funkcjonalności i lepszym dopasowaniu treści newslettera. W celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na umożliwieniu Administratorowi danych obrony przysługujących mu praw.

Administrator danych przetwarza dane osobowe Osób kontaktowych odwiedzających jego profile prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profili formowych, w tym, w celu informowania Osób kontaktowych o aktywności Administratora danych oraz promowaniu różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym celu jest uzasadniony interes Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu własnej marki.

Jeśli Administrator danych zawarł umowę z przedsiębiorstwem lub instytucją, której reprezentantem jest Osoba kontaktowana, jej dane będą przetwarzane w celu prawidłowej realizacji wszelkich zobowiązań wynikających z umowy. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO).

W celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie uprawnienia wynikającego z art. 22¹ kodeksu pracy, przetwarzamy dane osobowe w zakresie: imienia i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania, adresu do korespondencji, wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Podstawą przetwarzania wyżej wymienionych danych osobowych jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 pkt c RODO),
W celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie Pani/Pana zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, tj. danych osobowych innych niż wskazane w punkcie powyżej, przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach. Podstawą przetwarzania jest ww. zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W celu realizacji uzasadnionego interesu administratora w zakresie danych pozyskanych od Pani/Pana w trakcie procesu rekrutacji w związku ze sprawdzeniem Pani/Pana umiejętności i zdolności potrzebnych do pracy na określonym w ogłoszeniu stanowisku. Podstawą przetwarzania tych danych jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
W celu realizacji uzasadnionego interesu administratora na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, wykazania wykonania obowiązków (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
W celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie Pani/Pana zgody na przetwarzane danych osobowych przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach. Podstawą przetwarzania jest ta zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

 

  1. Profilowanie preferencji i zainteresowań

W celu prowadzenia działań marketingowych profilujemy preferencje i zainteresowania zawodowe Osoby kontaktowej, tak aby jak najlepiej dopasować naszą komunikację marketingową do jej potrzeb, w tym dopasować określoną ofertę produktów i usług. Oceniamy preferencje i zainteresowania zawodowe Osoby kontaktowej na podstawie danych: (1) zbieranych w naszych systemach wspierających prawidłową realizację świadczonych przez nas usług np. w systemie CRM lub w systemach do realizacji zamówień, jak również (2) zbieranych automatycznie (rejestrowanych i przechowywanych) za pośrednictwem plików cookies i wynikających z aktywności Osoby kontaktowej na stronach internetowych eq system. Skutkiem stosowanego przez nas profilowania jest udostępnianie jej informacji marketingowych dotyczących produktów i usług oferowanych przez eq system dopasowanych do potrzeb firmy lub instytucji, którą Osoba kontaktowa reprezentuje.
Profilowanie w rozumieniu powyższym nie jest wykorzystywane do celów automatycznego podejmowania decyzji i odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na prowadzeniu komunikacji marketingowej, która będzie dopasowana do potrzeb Osoby kontaktowej oraz przede wszystkim do potrzeb firmy lub instytucji, którą Osoba kontaktowa reprezentuje.
Nasze działania dotyczą jedynie relacji profesjonalnych. Nie zbieramy informacji, które pozwalałby nam uzyskać wgląd w jej życie prywatne. Zbieramy jedynie informacje związane z aktywnością zawodową Osoby kontaktowej i to w bardzo ograniczonym zakresie.

 

  1. Pliki cookies

Strona internetowa  www.eqsystem.pl wykorzystuje pliki cookies („ciasteczka”), które są zapisywane na urządzeniu końcowym, z którego korzysta Osoba kontaktowa, np. notebook, smartfon, itp. Informacje zawarte w plikach cookies to w szczególności: nazwa domeny, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym, unikalny identyfikator. Informacje zawarte w plikach cookies są odczytywane każdorazowo przy wizycie Osoby kontaktowej na naszej stronie. Mogą one być również wykorzystywane przez współpracujących ze spółkami eq system zaufanych dostawców zewnętrznych narzędzi do prezentacji odpowiednich treści, monitorowania ruchu i aktywności na stronie internetowej.
Pliki cookies nie służą do przetwarzania ani do przechowywania danych osobowych i nie można za ich pomocą dokonać bezpośredniej identyfikacji Osoby kontaktowej, nie wprowadzają również zmian konfiguracyjnych w przeglądarce internetowej oraz urządzeniu końcowym. Osoba kontaktowa ma możliwość samodzielnej zmiany ustawień związanych z ich stosowaniem a nawet wyłączenia ich obsługi poprzez opcje konfiguracyjne przeglądarki internetowej. Jednak w takiej sytuacji należy się liczyć z ryzykiem niewłaściwego działania Serwisu.
Jeśli Osoba kontaktowa nie ogranicza wykorzystania plików cookies w opcjach konfiguracyjnych przeglądarki internetowej oznacza to, że pliki cookies będą zapisywane w użytkowanym przez Osobę kontaktową urządzeniu końcowym, a tym samym strona internetowa www.eqsystem.pl będzie uzyskiwać do nich dostęp.

  1. Rodzaje plików cookies

Strona internetowa www.eqsystem.pl stosuje następujące rodzaje plików cookies:

  • sesyjne, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu,
  • dostosowujące elementy wyglądu (interfejsu) Serwisu do wybranych przez Osobę kontaktową ustawień,
  • statystyczne, umożliwiające monitorowanie aktywności Osoby kontaktowej w Serwisie,
  • wspierające uwierzytelnianie Osoby kontaktowej w Serwisie,
  • wspierające prezentację adekwatnych treści reklamowych.
  1. Cel korzystania z plików cookies

Korzystamy z plików cookies i innych technologii w celach:

  • świadczenia usług,
  • zbierania danych o Osobach kontaktowych korzystających z Serwisów, do celów personalizacji reklam, wykorzystywania danych w obrębie takich narzędzi jak: Google, Tag Manager, Google Ads, Google Analytics,
  • dostosowywania zawartości Serwisów do preferencji Osoby kontaktowej oraz optymalizacji korzystania z Serwisów, np. pliki cookies pozwalają rozpoznać typ urządzenia Osoby kontaktowej i odpowiednio wyświetlić stronę Serwisu na urządzeniu,
  • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Osoby kontaktowe korzystają ze Serwisów, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości.

 

  1. Odbiorcy danych

Dane osobowe Osoby kontaktowej przekazujemy do następujących kategorii odbiorców: pracowników i współpracowników spółek eq system, dostawców usług i narzędzi hostingowych, dostawców usług wspierających działania marketingowe prowadzone przez spółki eq system za pomocą Serwisów, dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, z których bezpośrednio korzysta Administrator danych lub które obsługuje u swoich klientów w ramach świadczonych usług.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Osoby kontaktowej właściwym organom, bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

 

  1. Czas przechowywania danych

Okres przetwarzania danych przez Administratora danych zależy od charakteru kontaktów, rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania.

Dane do celów marketingowych przechowujemy do czasu rezygnacji Osoby kontaktowej z otrzymywania informacji marketingowo-handlowych od spółek eq system (cofnięcia zgody lub wyrażenia sprzeciwu), jednak nie dłużej niż przez okres 5 lat liczonych od dnia odnotowania jego ostatniej aktywności w kontaktach związanych z działalnością marketingową spółek eq system, chyba że dalsze przechowywanie danych osobowych Osoby kontaktowej będzie wynikało z przepisów prawa, będzie niezbędne do realizacji umów lub rozstrzygania sporów. Jej aktywność oznacza działanie, które może wskazywać na zainteresowanie usługami lub produktami spółek eq system. Po upływie okresu, o którym mowa powyżej, dane osobowe Osoby kontaktowej zostaną usunięte lub zanonimizowane.

Przetwarzanie danych osobowych w ramach realizacji zawartych umów na realizację dostaw, udzielenie licencji lub świadczenie usług, co do zasady, trwać będzie przez cały okres trwania umowy. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

 

  1. Przekazywanie danych osobowych poza obszar UE

Dane osobowe Osób kontaktowych nie będą przekazywane podmiotom, które mogłyby je przetwarzać poza terytorium Unii Europejskiej.

 

  1. Prawa Osoby kontaktowej

Osoba kontaktowa ma prawo:

  • zrezygnować z otrzymywania informacji marketingowo-handlowych co oznacza w zależności od okoliczności sprzeciw lub cofnięcie zgody: (1) wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, (2) na otrzymywanie informacji marketingowo-handlowych telefonicznie lub mailem. Sprzeciw lub cofnięcie zgody można zgłaszać pocztą tradycyjną na adres siedziby spółek eq system lub na adres poczty elektronicznej: iod@eqsystem.pl ,
  • żądać dostępu do swoich danych osobowych, w celu ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych do innego administratora danych. Żądania można zgłaszać pocztą tradycyjną na adres siedziby spółek eq system lub na adres poczty elektronicznej: iod@eqsystem.pl ,
  • wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawach związanych z przetwarzaniem jego danych osobowych przez spółki eq system.

 

  1. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator danych na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny, zapewniający dostęp do danych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez niego zadania. Administrator danych dba o to, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.

Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora danych.

 

  1. Kontakt w sprawie przetwarzania danych osobowych

W razie pytań prosimy o kontakt z naszym Inspektorem Ochrony Danych:
Janusz Latacz, +48 32 262 60 22, iod@eqsystem.pl.

 

Nasi eksperci są do Twojej dyspozycji

Zdefiniuj swoje potrzeby - my zajmiemy się resztą.