Ewidencja czasu pracy - jak skutecznie, efektywnie i zgodnie z prawem dokumentować godziny pracy?

ewidencja czasu pracy - jak skutecznie, efektywnie i zgodnie z prawem dokumentować godziny pracy?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy wynikający z przepisów kodeksu pracy. Kluczowa jest tu odpowiednia organizacja i znajomość przepisów prawa pracy.

Jak prowadzić ewidencję sprawnie i zgodnie z prawem? Poniżej praktyczne wskazówki, które pomogą Ci uniknąć typowych błędów związanych z ewidencją czasu pracy.

Najważniejsze informacje o ewidencji czasu pracy pracownika

  • Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i musi zawierać szczegółowe informacje o przepracowanych godzinach, nadgodzinach, pracy w nocy, dyżurach oraz nieobecnościach. Należy pamiętać, że dla pracowników młodocianych obowiązuje specjalny reżim czasu pracy.
  • Pracodawcy mogą stosować różne metody ewidencji czasu pracy (godzin pracy), w tym tradycyjne papierowe karty lub nowoczesne elektroniczne systemy i aplikacje mobilne, które pozwalają na automatyzację procesu ewidencji.
  • Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy może skutkować nałożeniem kary finansowej przez PIP i jest przestępstwem; ewidencja musi być przechowywana przez pracodawcę przez 10 lat po ustaniu zatrudnienia, a pracownik ma prawo żądać dostępu do swojej karty ewidencji godzin pracy.

karta ewidencji czasu pracy w XPRIMER

Podstawy ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy pracownika służy do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz ochrony praw pracowniczych. Zakład pracy powinien prowadzić ewidencję, która zawierać musi informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin
  • godzinach nadliczbowych
  • pracy w porze nocnej
  • dyżurach
  • usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach (zwolnienia chorobowe, urlopy, w tym także urlop bezpłatny).

 

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Ewidencja czasu pracy pracownika to nie to samo, co lista obecności. Lista obecności potwierdza tylko godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Karta ewidencji czasu pracy

Karta ewidencji czasu pracy to kluczowy dokument do prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz stanowi część dokumentacji pracowniczej. Powinna być prowadzona dla każdego pracownika.

Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin, w tym godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • ilości przepracowanych godzin nadliczbowych
  • zestawieniu przepracowanych godzin w porze nocnej
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
  • dniach wolnych od pracy (np. wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy)
  • wymiarze zwolnień od pracy wynikających z ustaw i kodeksu pracy
  • liczbie usprawiedliwionych nieobecności w pracy
  • czasie pracy pracownika młodocianego celem odbycia przygotowania zawodowego młodocianych.

 

Czas pracy pracownika młodocianego

Pracownicy młodociani mają inne normy czasu pracy niż dorośli. Według definicji zawartej w art. 190 § 1 kp pracownikiem młodocianym jest osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat. Młodociani, którzy nie ukończyli 16 lat, mogą pracować maksymalnie 6 godzin na dobę. Pracownik młodociany, który ukończył 16 lat, nie może pracować dłużej niż 8 godzin na dobę. Czas pracy musi uwzględniać czas nauki wynikający z obowiązkowego programu zajęć szkolnych.

Co więcej, pracownik młodociany ma prawo do co najmniej 48 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowo, w odróżnieniu od 35 godzin, które musi zapewnić pracodawca pracownikom pełnoletnim.

Przedział czasowy karty ewidencji czasu pracy

Karta ewidencji czasu pracy może być prowadzona jako dzienna, miesięczna, kwartalna, roczna.

Roczna karta rejestracji czasu pracy jest użyteczna tylko dla pracodawcy, który nie przewiduje nadgodzin i ma ustalone dni wolne od pracy. Jednakże nie jest ona stosowana w przypadku rejestracji czasu pracy dla pracowników pracujących na zmiany, gdzie godziny pracy zmieniają się w różnych miesiącach.

W karcie ewidencji czasu pracy należy rejestrować zarówno pełne, jak i niepełne godziny pracy, a w przypadku niepełnych godzin, odpowiednią liczbę minut lub ułamek godziny. Pozwala to na sprawiedliwe naliczenie wynagrodzenia za godziny pracy.

Wszystkie godziny pracy powinny być przypisane do dnia, w którym rozpoczęła się doba pracownicza, nawet jeśli praca trwała do następnego dnia. Ewidencja czasu pracy powinna być aktualizowana przynajmniej raz w miesiącu przed wypłatą wynagrodzeń i zawierać jasne oznaczenia.

Formy prowadzenia ewidencji czasu pracy

Metody prowadzenia ewidencji czasu pracy

Pracodawcy mogą wybierać spośród różnych metod prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawcy mają tu swobodę wyboru między prowadzeniem ewidencji czasu pracy w formie papierowej czy elektronicznej, które są traktowane jako równoważne prawnie.

Tradycyjne metody, takie jak papierowe karty ewidencji czasu pracy, coraz częściej są zastępowane przez elektroniczne systemy i aplikacje mobilne, które zapewniają większą dokładność i efektywność. Papierowe karty czasu pracy wymagają ręcznego wpisywania danych, co jest czasochłonne i podatne na błędy, podczas gdy systemy elektroniczne oferują tu już pełną automatyzację, która nie tylko oszczędza czas pracowników administracyjnych, ale także pozwala na szybsze naliczenie wynagrodzeń w systemie kadrowo-płacowym.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy w Excelu

Excel jest jednym z narzędzi, które można wykorzystać do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dzięki gotowym szablonom można tworzyć dostosowane do potrzeb firmy karty ewidencji czasu pracy, które zawierają formuły automatyzujące obliczenia. Dane z arkusza Excel mogą być importowane do systemów kadrowo-płacowych.

Elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy

Elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy, jak XPRIMER.TNA, oferują zintegrowane rozwiązania, które ułatwiają zarządzanie czasem pracy, obniżają koszty administracji i zwiększają bezpieczeństwo danych. Systemy te automatyzują rozliczanie czasu pracy oraz kalkulację nadgodzin, zapewniając zgodność z przepisami prawa pracy, w tym monitorowanie urlopów i nieobecności.

Elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy - XPRIMER

Elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy umożliwiają:

  • łatwy dostęp do danych dla pracowników, pracodawców i Działów Kadr z każdego miejsca
  • zarządzanie czasem pracy za pośrednictwem aplikacji mobilnych
  • tworzenie raportów i analiz, wspierając kontrolę kluczowych wskaźników HR.

Stosunek pracy a ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla wszystkich form zatrudnienia, w tym dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, czy wyboru. Informacja o liczbie przepracowanych godzin służy m.in. do weryfikacji przekroczenia limitu nadgodzin, co jest istotne dla przestrzegania przepisów prawa pracy.

Ewidencja czasu pracy dla pracowników na umowie zlecenie

Obowiązujące przepisy kodeksu cywilnego, które regulują kwestie umów zlecenia, nie zobowiązują wprost zleceniobiorcy do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorców wynika jednak z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Według tej ustawy strony umowy zlecenia i strony umowy o świadczenie usług na warunkach zlecenia muszą określić w umowie sposób, w który osoba przyjmująca zlecenie lub świadcząca usługę potwierdzi liczbę przepracowanych godzin.

Dzięki prowadzeniu ewidencji czasu pracy zleceniobiorców można udokumentować, czy zarabiają oni minimalną stawkę godzinową.

Uproszczona ewidencja czasu pracy

Uproszczoną ewidencję czasu pracy można stosować w przypadkach, gdy pracownik jest objęty zadaniowym czasem pracy, należy do kadry zarządzającej lub jest jednym z pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w nocy lub w nadgodzinach.

Kontrola i przechowywanie ewidencji czasu pracy

Kontrola i przechowywanie ewidencji czasu pracy to ważne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi. Niewłaściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy może skutkować nałożeniem przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) kary finansowej w wysokości nawet do 30 000 zł.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy jest przestępstwem karalnym, za które grozi kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy

Pracodawca musi przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia pracownika oraz 10 lat po ustaniu zatrudnienia. Jednak dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., obowiązują różne okresy przechowywania dokumentacji, w zależności od daty zatrudnienia.

Dostęp do ewidencji czasu pracy

Pracownik ma prawo żądać wglądu w swoją kartę ewidencji czasu pracy i może skopiować z oryginału swoją ewidencję czasu pracy. Pracodawca, będąc właścicielem dokumentów, musi udostępnić je pracownikowi na jego żądanie. Do ewidencji czasu pracy powinny mieć dostęp wyłącznie osoby do tego upoważnione, a pracodawca nie może udostępniać dokumentacji osobom trzecim, aby chronić poufne dane osobowe.

W tym kontekście elektroniczne systemy do ewidencji czasu pracy takie, jak XPRIMER.TNA, nie tylko pozwalają wypełnić obowiązki leżące na pracodawcy, ale także zapewnić zgodność z innymi przepisami, np. dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Bezpieczeństwo danych i RODO w systemie do ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy a kontrola kosztów w organizacji

Poza tym, że prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy, warto wykorzystać ją do usprawnienia procesów i poprawy wyników organizacji.

Dane pozyskane z elektronicznych systemów do ewidencji czasu pracy pozwalają na dokonywane podsumowań i analiz związanych z czasem pracy pracownika. Dane o liczbie przepracowanych nadgodzin, ilości absencji chorobowych czy innych nieobecności pozwalają na lepsze planowanie czasu pracy pracownika. Szczegółowo prowadzona ewidencja czasu pracy z powiązaniem z innymi danymi, np. z systemu MES, pozwala na rozliczanie kosztów pracowniczych na konkretne zlecenia produkcyjne lub wyliczanie premii związanych z efektywnością pracy pracowników produkcyjnych.

Raporty pozyskane z elektronicznego systemu do ewidencji czasu pracy pozwalają na szczegółową kontrolę kosztów pracowniczych, a przez to podejmowanie lepszych decyzji personalnych i biznesowych.

Podsumowanie

Prowadzenie dokładnej ewidencji czasu pracy to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi. Niezależnie od metody prowadzenia ewidencji, ważne jest, aby była ona aktualna, kompletna, dokładna i zgodna z przepisami.

Właściwe zarządzanie czasem pracy przekłada się nie tylko na zadowolenie pracowników, ale także na efektywność pracy, oszczędności w kosztach administracyjnych, kosztach pracowniczych i poprawę kluczowych wskaźników biznesowych przedsiębiorstwa.

Najczęściej Zadawane Pytania

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy?

Pamiętaj, żeby w ewidencji czasu pracy uwzględnić liczbę przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj i wymiar zwolnień oraz nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, zgodnie z przepisami prawa pracy.

Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?

Tak, zgodnie z kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów wynagrodzenia i udostępnić ją pracownikowi na żądanie. Ewidencję należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia i kolejne 10 lat.

Kiedy można prowadzić uproszczoną ewidencję pracy?

Pracodawca może korzystać z uproszczonej rejestracji czasu pracy dla pracowników pracujących na zasadzie zadaniowego czasu pracy oraz dla osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawców. Dodatkowo obejmuje to pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w godzinach nocnych.

Ewidencja czasu pracy – jak długo przechowywać?

Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z art. 94 pkt 9b kp, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia oraz następnie przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uległ rozwiązaniu lub wygasł stosunek pracy. Wyjątek stanowią odrębne przepisy, które przewidują dłuższy okres. W świetle obowiązujących przepisów, do dokumentacji pracowniczej zalicza się, oprócz akt osobowych, również dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy i inne dokumenty gromadzone przy tej ewidencji powinny więc być przechowywane przez okres 10 lat, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres (w niektórych przypadkach okres ten ulega wydłużeniu do 50 lat).

Ewidencja czasu pracy – gdzie przechowywać?

Ewidencję czasu pracy należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, które zapewnia ochronę przed uszkodzeniami, kradzieżą lub dostępem osób nieuprawnionych. Mówią o tym przepisy kp, które wskazują, że dokumentację pracowniczą (w tym ewidencję czasu pracy) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Może to być zatem segregator w zabezpieczonej szafie lub elektroniczna baza danych przechowywana na zabezpieczonym serwerze.

Czy ewidencja czasu pracy musi być w aktach osobowych?

Obecnie w żadnym akcie prawnym nie wskazano, czy ewidencja czasu pracy musi być lub czy może być w aktach osobowych. W art. 94 kp wskazane jest, że dokumentacja pracownicza składa się z akt pracowniczych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (a więc m.in. ewidencji czasu pracy). W wydanych interpretacjach przepisów w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy stwierdzono, że decyzja o tym należy do pracodawcy, wskazując jednak, że dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika nie była prowadzona zbiorowo z innymi pracownikami, oraz by dostęp do tej dokumentacji miały wyłącznie osoby do tego upoważnione (a nie inni pracownicy).

Ewidencja czasu pracy – wzór

Wzór ewidencji czasu pracy może się różnić w zależności od potrzeb i specyfiki danego miejsca pracy. Można korzystać z gotowych szablonów dostępnych online lub opracować własny, uwzględniając wymagane dane, takie jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy oraz ewentualne nadgodziny. Warto również pamiętać o przepisach dotyczących ochrony danych osobowych podczas prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy 2024?

Ewidencja czasu pracy w 2024 roku musi zawierać informacje o liczbie przepracowanych godzin, godzinach rozpoczęcia i zakończenia zmiany oraz nadliczbowych godzinach, pracy nocnej lub dyżurze, zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

Poruszane zagadnienia

Sprawdź, jak XPRIMER wspiera ewidencję czasu pracy!