Ewidencja czasu pracy - jak skutecznie, efektywnie i zgodnie z prawem dokumentować godziny pracy?

Najważniejsze informacje o ewidencji czasu pracy pracownika

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i musi zawierać szczegółowe informacje o przepracowanych godzinach, nadgodzinach, pracy w nocy, dyżurach oraz nieobecnościach. Należy pamiętać, że dla pracowników młodocianych obowiązuje specjalny reżim czasu pracy.

Pracodawcy mogą stosować różne metody ewidencji czasu pracy (godzin pracy), w tym tradycyjne papierowe karty lub nowoczesne elektroniczne systemy i aplikacje mobilne, które pozwalają na automatyzację procesu ewidencji. Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja czasu pracy musi być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika.

Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy może skutkować nałożeniem kary finansowej przez PIP i jest przestępstwem; ewidencja musi być przechowywana przez pracodawcę przez 10 lat po ustaniu zatrudnienia, a pracownik ma prawo żądać dostępu do swojej karty ewidencji godzin pracy.

Podstawy ewidencji czasu pracy

W skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy wchodzi ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika (np. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy) zgody pracownika (np. pracownicy w ciąży na pracę w systemie przerywanego czasu pracy czy też na delegowanie poza stałe miejsce pracy) oraz inne dokumenty.

Ewidencja służy do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą oraz ochrony praw pracowniczych. Zakład pracy powinien więc prowadzić ewidencję, która zawierać musi informacje o liczbie godzin przepracowanych, liczbie godzin nadliczbowych, pracy w porze nocnej, dyżurach, usprawiedliwionych nieobecnościach, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności. Ważne – ewidencja to nie to samo, co lista obecności. Lista obecności potwierdza tylko godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy pracownika?

Informacje o:

a) Liczbie przepracowanych godzin pracy oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w celu ustalenia: czy został zastosowany odpoczynek dobowy i tygodniowy, czy nie została złamana doba pracownicza, czy nie doszło do pracy w godzinach nadliczbowych, czy w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym etacie nie powstały godziny pracy ponad wymiar czasu pracy

b) Liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej – aby odpowiednio naliczyć dodatek za pracę w porze nocnej, aby naliczyć wyższy dodatek za godziny nadliczbowe wykonane w godzinach nocnych

c) Liczbie godzin nadliczbowych – aby zweryfikować, kiedy zostały wykonane godziny nadliczbowe i stosownie naliczyć wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych lub udzielić dnia wolnego, lub czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, aby sprawdzić, czy nie został przekroczony limit roczny nadgodzin dla pracownika u pracodawcy

d) Dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia – aby zweryfikować czy pracownikowi zagwarantowano przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy, czy pracownik miał przynajmniej co czwartą niedzielę wolną od pracy, czy pracownikowi udzielono dnia wolnego za pracę w sobotę, niedzielę, lub święto oraz aby prawidłowo rozliczyć nieobecności płatne i niepłatne

e) Liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, aby naliczyć wynagrodzenie lub udzielić czasu wolnego za czas pełnienia dyżuru w miejscu pracy ustalić, czy poprzez pełnienie dyżuru domowego lub w miejscu pracy nie został naruszony odpoczynek dobowy i tygodniowy pracownika

f) Rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy – w tym urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, 2 dni na opiekę dziecko, zwolnienie lekarskie, urlop macierzyński itp.

g) Rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy

h) Wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności – w celu obliczeniu potrącenia za czas pracy niewykonanej

i) Czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

Karta ewidencji czasu pracy

Karta ewidencji czasu pracy może być prowadzona jako dzienna, miesięczna, kwartalna, roczna.

Roczna karta rejestracji czasu pracy jest użyteczna tylko dla pracodawcy, który nie przewiduje nadgodzin i ma ustalone dni wolne od pracy. Jednakże nie jest ona stosowana w przypadku rejestracji czasu pracy dla pracowników pracujących na zmiany, gdzie godziny pracy zmieniają się w różnych miesiącach.

W karcie ewidencji czasu pracy należy rejestrować zarówno pełne, jak i niepełne godziny pracy, a w przypadku niepełnych godzin, odpowiednią liczbę minut lub ułamek godziny. Pozwala to na sprawiedliwe naliczenie wynagrodzenia za godziny pracy.

Wszystkie godziny pracy powinny być przypisane do dnia, w którym rozpoczęła się doba pracownicza, nawet jeśli praca trwała do następnego dnia. Ewidencja czasu pracy powinna być aktualizowana przynajmniej raz w miesiącu przed wypłatą wynagrodzeń i zawierać jasne oznaczenia.

Zasady ewidencjonowania czasu pracy

Pracodawcy mogą wybierać spośród różnych metod prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawcy mają tu swobodę wyboru między prowadzeniem ewidencji czasu pracy w formie papierowej czy formie elektronicznej, które są traktowane jako równoważne prawnie.

Tradycyjne metody, takie jak papierowe karty ewidencji czasu pracy, coraz częściej są zastępowane przez elektroniczne systemy i aplikacje mobilne, które zapewniają większą dokładność i efektywność. Papierowe karty czasu pracy wymagają ręcznego wpisywania danych, co jest czasochłonne i podatne na błędy, podczas gdy systemy elektroniczne oferują tu już pełną automatyzację, która nie tylko oszczędza czas pracowników administracyjnych, ale także pozwala na szybsze naliczenie wynagrodzeń w systemie kadrowo-płacowym.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy w Excelu

Excel jest jednym z narzędzi, które można wykorzystać do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dzięki gotowym szablonom można tworzyć dostosowane do potrzeb firmy karty ewidencji czasu pracy, które zawierają formuły automatyzujące obliczenia. Dane z arkusza Excel mogą być importowane do systemów kadrowo-płacowych.

Ewidencja czasu pracy w formie elektronicznej

Elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy, jak XPRIMER.TNA, oferują zintegrowane rozwiązania, które ułatwiają zarządzanie czasem pracy, obniżają koszty administracji i zwiększają bezpieczeństwo danych. Systemy te automatyzują rozliczanie czasu pracy oraz kalkulację nadgodzin, zapewniając zgodność z przepisami prawa pracy, w tym monitorowanie urlopów i nieobecności. Elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy umożliwiają:

• łatwy dostęp do danych dla pracowników, pracodawców i Działów Kadr z każdego miejsca,
• zarządzanie czasem pracy za pośrednictwem aplikacji mobilnych,
• tworzenie raportów i analiz, wspierając kontrolę kluczowych wskaźników HR.

Stosunek pracy a ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla wszystkich form zatrudnienia, w tym dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, czy wyboru. Informacja o liczbie przepracowanych godzin służy m.in. do weryfikacji przekroczenia limitu nadgodzin, co jest istotne dla przestrzegania przepisów prawa pracy.

Ewidencja czasu pracy dla pracowników na umowie zlecenie

Obowiązujące przepisy kodeksu cywilnego, które regulują kwestie umów zlecenia, nie zobowiązują wprost zleceniobiorcy do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorców wynika jednak z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Według tej ustawy strony umowy zlecenia i strony umowy o świadczenie usług na warunkach zlecenia muszą określić w umowie sposób, w który osoba przyjmująca zlecenie lub świadcząca usługę potwierdzi liczbę przepracowanych godzin.

Dzięki prowadzeniu ewidencji czasu pracy zleceniobiorców można udokumentować, czy zarabiają oni minimalną stawkę godzinową.

Czas pracy pracownika młodocianego

Pracownicy młodociani mają inne normy czasu pracy niż dorośli. Według definicji zawartej w art. 190 § 1 kp pracownikiem młodocianym jest osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat. Młodociani, którzy nie ukończyli 16 lat, mogą pracować maksymalnie 6 godzin na dobę. Pracownik młodociany, który ukończył 16 lat, nie może pracować dłużej niż 8 godzin na dobę. Czas pracy musi uwzględniać czas nauki wynikający z obowiązkowego programu zajęć szkolnych.

Co więcej, pracownik młodociany ma prawo do co najmniej 48 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowo, w odróżnieniu od 35 godzin, które musi zapewnić pracodawca pracownikom pełnoletnim.

Kontrola i przechowywanie ewidencji czasu pracy

Kontrola i przechowywanie ewidencji czasu pracy to ważne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi. Niewłaściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy może skutkować nałożeniem przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) kary finansowej w wysokości nawet do 30 000 zł.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy jest przestępstwem karalnym, za które grozi kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy

Pracodawca musi przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia pracownika oraz 10 lat po ustaniu zatrudnienia. Jednak dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., obowiązują różne okresy przechowywania dokumentacji, w zależności od daty zatrudnienia.

Dostęp do ewidencji czasu pracy

Pracownik ma prawo żądać wglądu w swoją kartę ewidencji czasu pracy i może skopiować z oryginału swoją ewidencję czasu pracy. Pracodawca, będąc właścicielem dokumentów, musi udostępnić je pracownikowi na jego żądanie. Do ewidencji czasu pracy powinny mieć dostęp wyłącznie osoby do tego upoważnione, a pracodawca nie może udostępniać dokumentacji osobom trzecim, aby chronić poufne dane osobowe.

W tym kontekście elektroniczne systemy do ewidencji czasu pracy takie, jak XPRIMER.TNA, nie tylko pozwalają wypełnić obowiązki leżące na pracodawcy, ale także zapewnić zgodność z innymi przepisami, np. dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Podsumowanie – ewidencja czasu pracy w pytaniach

Prowadzenie dokładnej ewidencji czasu pracy to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi. Niezależnie od metody prowadzenia ewidencji, ważne jest, aby była ona aktualna, kompletna, dokładna i zgodna z przepisami.

Właściwe zarządzanie czasem pracy przekłada się nie tylko na zadowolenie pracowników, ale także na efektywność pracy, oszczędności w kosztach administracyjnych, kosztach pracowniczych i poprawę kluczowych wskaźników biznesowych przedsiębiorstwa.

Uproszczona ewidencja pracy – kiedy można prowadzić?

Pracodawca może korzystać z uproszczonej rejestracji czasu pracy dla pracowników pracujących w systemie zadaniowego czasu pracy, dla osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawców. Dodatkowo obejmuje to pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w godzinach nocnych. Uproszczona ewidencja zwalnia pracodawcę z obowiązku rejestrowania godzin pracy, jednak nadal wymaga dokumentowania dni wolnych wraz z podstawą ich przyznania oraz wszelkich nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.

Ewidencja czasu pracy – jak długo przechowywać?

Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z art. 94 pkt 9b kp, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia oraz następnie przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uległ rozwiązaniu lub wygasł stosunek pracy. Wyjątek stanowią odrębne przepisy, które przewidują dłuższy okres. W świetle obowiązujących przepisów, do dokumentacji pracowniczej zalicza się, oprócz akt osobowych, również dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy i inne dokumenty gromadzone przy tej ewidencji powinny więc być przechowywane przez okres 10 lat, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres (w niektórych przypadkach okres ten ulega wydłużeniu do 50 lat).

Ewidencja czasu pracy – gdzie przechowywać?

Ewidencję czasu pracy należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, które zapewnia ochronę przed uszkodzeniami, kradzieżą lub dostępem osób nieuprawnionych. Mówią o tym przepisy kp, które wskazują, że dokumentację pracowniczą (w tym ewidencję czasu pracy) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Może to być zatem segregator w zabezpieczonej szafie lub elektroniczna baza danych przechowywana na zabezpieczonym serwerze.

Czy ewidencja czasu pracy musi być w aktach osobowych?

Obecnie w żadnym akcie prawnym nie wskazano, czy ewidencja czasu pracy musi być lub, czy może być w aktach osobowych. W art. 94 kp wskazane jest, że dokumentacja pracownicza składa się z akt pracowniczych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (a więc m.in. ewidencji czasu pracy). W wydanych interpretacjach przepisów w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy stwierdzono, że decyzja o tym należy do pracodawcy, wskazując jednak, że dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika nie była prowadzona zbiorowo z innymi pracownikami, oraz by dostęp do tej dokumentacji miały wyłącznie osoby do tego upoważnione (a nie inni pracownicy).

Ewidencja czasu pracy – wzór

Wzór ewidencji czasu pracy może się różnić w zależności od potrzeb i specyfiki danego miejsca pracy. Można korzystać z gotowych szablonów dostępnych online lub opracować własny, uwzględniając wymagane dane, takie jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy oraz ewentualne nadgodziny. Warto również pamiętać o przepisach dotyczących ochrony danych osobowych podczas prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy 2025?

Podobnie jak w latach poprzednich, w 2025 roku ewidencję czasu pracy należy prowadzić w formie zapewniającej precyzyjne odzwierciedlenie rzeczywistych godzin przepracowanych przez pracownika, uwzględniając rozpoczęcie i zakończenie pracy, przerwy oraz wszelkie nadgodziny, dni wolne, urlopy czy zwolnienia lekarskie. Dokumentacja może być prowadzona elektronicznie lub papierowo, ale musi być przejrzysta, stale aktualizowana oraz dostępna do kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.