artykuły ekspertów | 24.03.2020

System ERP dla produkcji – czy warto szukać innych rozwiązań?

Systemy ERP przedstawiane są jako kompleksowe rozwiązania do zarządzania produkcją we wszystkich jej obszarach. Przeświadczenie to bardzo mocno utarło się również w świadomości osób i firm na co dzień korzystających z tej klasy systemów. W trakcie wdrożenia liczymy, że wszystkie nasze problemy zostaną rozwiązane a Excel wreszcie przestanie nam być potrzebny do pracy. Praktyka pokazuje coś zupełnie innego – pomimo zadowolenia działu księgowości, kontroli i finansów, w obszarach związanych z planowaniem i sterowaniem produkcją praca wcale nie staje się wiele łatwiejsza. Wszystkie kluczowe decyzje nadal opierają się na analizie arkusza kalkulacyjnego. Czy tak rzeczywiście musi być?

Jaki system ERP wybrać do planowania produkcji?

Dane GUS z roku 2019 pokazują, że prawie co trzecia firma w Polsce zdecydowała się na wybór systemu ERP. W marketingowym przekazie można usłyszeć, że wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa wspierane są różnymi modułami systemów tej klasy. Zagłębiając się jednak w szczegóły dotyczące ich funkcjonowania, użytkownik stopniowo dochodzi do wniosku, że wsparcie systemu nie jest pełne i wiele pracy musi wykonać poza zaimplementowanym systemem informatycznym. W tym miejscu warto zadać sobie pytania:

  • Jakie funkcjonalności ma mój system klasy ERP i czy oprogramowanie wspiera wszystkie procesy zarządzania produkcją?
  • Czy system ERP daje mi możliwość realizacji założonych celów biznesowych?
  • W jakim stopniu?
  • Czy system ERP sprawia, że praca jest ergonomiczna?
  • Czy zgłoszone modyfikacje realizowane są zgodnie z założeniami?
  • W jakim stopniu systemy pozwalają na odwzorowanie wszystkich procesów produkcyjnych?
  • Ile muszę czekać na informacje zwrotne po wprowadzeniu nowych danych?

Odpowiedzi na powyższe pytania jednoznacznie wskazują, że systemy klasy ERP w firmie nie są rozwiązaniem idealnym, choć odpowiadają na wiele potrzeb w procesie produkcji i przetwarzania zamówień klientów. Są obszary, w których sprawdzają się bardzo dobrze i są wręcz niezastąpione. Ale osiągnięcie założonych celów biznesowych to proces złożony, uzależniony od poprawnej synchronizacji i integracji wszystkich obszarów. Mówi się, że łańcuch jest tak mocny, jak jego najsłabsze ogniwo, dlatego też jakość pracy poszczególnych działów ma tak duże znaczenie.

Szybka i bezbłędna informacja, pochodząca z wymienionych niżej obszarów, stanowi bazę do stworzenia dobrze skrojonego planu produkcji w wielu różnych wariantach. Działa to także w drugą stronę – odpowiedni harmonogram produkcji pozwala na efektywną realizację zadań i osiągnięcie wszystkich założonych celów. Wbrew pozorom, integracja i osiągnięcie efektu pełnej synergii nie muszą odbywać się z wykorzystaniem jednego całościowego systemu. Obecny stopień rozwoju technologii bez problemu umożliwia synchronizację danych z wielu eksperckich rozwiązań, dedykowanych poszczególnym zastosowaniom.

ERP a planowanie produkcji

Większość systemów ERP oferuje moduł umożliwiający zarządzanie produkcją: harmonogramowanie oraz tworzenie technologii, zleceń i grafików dostępności zasobów produkcyjnych. Użytkownikowi pozwala konstruować plany produkcji. System ogranicza swoją pomoc jedynie do szacowania zdolności produkcji i, w niektórych z dostępnych na rynku rozwiązaniach, podstawowego bilansowania MRP I. Cała praca optymalizacyjna w takim przypadku zostaje zrzucona na planistę bądź kierowników i mistrzów firm produkcyjnych. To oni ostatecznie podejmują decyzję o kolejności realizowanych zadań, analizują zarówno wykorzystanie maszyn alternatywnych i zamienników produktów, jak i monitorują bieżącą sytuację na hali produkcyjnej i korygują wcześniej stworzony plan oraz analizują dostępność pracowników i unikalnych narzędzi(np. matryc).

Wymienione zmienne są jedynie ułamkiem tego, co planista analizuje przed dystrybucją ostatecznego harmonogramu produkcji. W standardowych opcjach systemu praca ta nie możliwa jest do wykonania w ramach systemów ERP, dlatego niezbędny staje się eksport danych do arkusza kalkulacyjnego. Dodatkowo wiele zmiennych, które wpływają na ostateczny plan, pozostaje „w głowie” lub na zapisanych kartkach (np. ograniczenia maszyn, czasy przezbrojeń). W takiej rzeczywistości każda zmiana czynnika wpływającego zmusza użytkownika do ponownego wykonania swojej pracy i przeanalizowania nowej sytuacji. W przypadku skomplikowanych procesów potrafi to trwać nawet kilka godzin.

W tym miejscu przeczytasz (na konkretnym przykładzie), jak możesz usprawnić swoją produkcję.

ERP – dlaczego firmy szukają innych możliwości?

Głównym czynnikiem determinującym u firm poszukiwania innego rozwiązania informatycznego jest nieodpowiednie wsparcie obecnego systemu ERP w stosunku do założonych celów biznesowych, w poszczególnych obszarach procesu. Zmieniający się rynek coraz częściej oczekuje wręcz natychmiastowej odpowiedzi na zmienne, które wpływają na proces produkcji.

Przykładem tego może być konieczność jak najszybszego oszacowania skutków przesunięcia zleceń produkcyjnych oraz dostawy towarów i wyrobów na założony plan produkcji, dostarczenie produktu do klienta lub błyskawiczna odpowiedź na jego zapytanie. Może ono dotyczyć np. bardzo pilnego zamówienia z atrakcyjną marżowością. Wymagane jest bardzo szybkie działanie, a mało które przedsiębiorstwo jest w stanie pozwolić sobie na nocne przeliczenia MRP. Dlatego eksport wszystkich danych do dokumentów w Exelu i ręczna analiza czynników w oparciu o nie to jedyne wyjście z sytuacji.

System ERP – na co NIE pozwala?

Wyzwaniem dla firm staje się również wyliczenie technicznych kosztów wytworzenia produktu, przy uwzględnieniu wszystkich maszyn alternatywnych, zmienników surowców i różnych kosztów pracowników, powiązanych z parkiem maszynowym. Wiele branż wymaga pełnej identyfikowalności wykorzystanych surowców w procesie produkcji, a uzyskanie takiej informacji z odpowiednią dokładnością w systemie ERP jest praktycznie niemożliwe (lub zbyt pracochłonne w stosunku do innych systemów). Zwykłe potwierdzanie realizacji produkcji wymaga od użytkownika poświęcenia dużej ilości czasu i dokładności. A nie mówimy tutaj o opcji tworzenia bardziej zaawansowanych analiz i operacji… Przykładem obszaru kompletnie pominiętego, a mającego bardzo duży wpływ na realizację celów biznesowych, jest skonfrontowanie założonych planów z dostępnością pracowników i możliwymi grafikami czasu pracy.

Procesy produkcyjne w przedsiębiorstwie – liczy się funkcjonalność!

Powyższe problemy są tylko częścią tych, z którymi na co dzień spotykają się wszyscy pracownicy w branży produkcyjnej. Każda branża charakteryzuje się własnymi celami biznesowymi, którym trzeba sprostać – także produkcja. Przykłady te obrazują jednak potrzebę poszukiwania specjalistycznych rozwiązań i mogą być punktem wyjścia do analizy własnego procesu produkcyjnego i stwierdzenia: „tak NIE musi być”.

Rynek systemów informatycznych i oprogramowania jest pełen różnych rozwiązań, które obiecują poprawę jakości działania przedsiębiorstwa, warto jednak zwrócić uwagę na to, że system sam w sobie jest tylko narzędziem. Realne efekty uzyskamy wyłącznie dzięki odpowiedniej koncepcji rozwiązania, która nie będzie ograniczać się do jednego, poszczególnego aspektu, a obejmie wszystkie jego obszary. Dopiero takie działanie zapewni realizację celów

Mateusz Bireta
product manager eq system

Nasi eksperci są do Twojej dyspozycji

Zdefiniuj swoje potrzeby - my zajmiemy się resztą.