Ewidencja godzin przy umowie zlecenie – co musi zrobić zleceniodawca?

Przy umowie zlecenia nie prowadzi się pracowniczej ewidencji czasu pracy wymaganej przez Kodeks pracy. Jeżeli umowa podlega przepisom o minimalnej stawce godzinowej, trzeba jednak potwierdzać liczbę godzin wykonania zlecenia. Zleceniodawca powinien uzgodnić sposób potwierdzania, zapewnić dane do weryfikacji wynagrodzenia i przechowywać dokumenty. Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenia służy więc innemu celowi niż dokumentacja pracownika zatrudnionego na etacie.

Czy przy umowie zlecenie prowadzi się ewidencję czasu pracy?

Przy umowie zlecenia potwierdza się liczbę godzin wykonania usług, zamiast prowadzić pracowniczą ewidencję czasu pracy. Obowiązek dotyczy umów objętych przepisami o minimalnej stawce godzinowej i wynika z art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Może dotyczyć również wynagrodzenia ustalonego jako stała kwota za miesiąc lub zadanie. Sama forma rozliczenia nie zwalnia z potwierdzania godzin.

Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenia nie wymaga stosowania katalogu danych z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Z przepisów dotyczących pracowników nie wynika tu obowiązek wykazywania urlopów, nadgodzin czy pracy w porze nocnej. Nie należy automatycznie przenosić zasad etatowych na zlecenie.

Najpierw trzeba sprawdzić, czy dana współpraca jest objęta ustawą. Dotyczy ona zleceń wykonywanych przez osoby fizyczne spełniające ustawową definicję przyjmującego zlecenie, na rzecz przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej w ramach jej działalności. Ustawa przewiduje wyjątki, m.in. gdy zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie wykonania usług oraz otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne. Warunki tego wyjątku muszą wystąpić łącznie.

Jak potwierdzać liczbę godzin wykonania zlecenia?

Strony powinny określić w umowie sposób potwierdzania godzin. Warto wskazać narzędzie, okres objęty zestawieniem, termin przekazania danych i sposób wyjaśniania rozbieżności.

Jeżeli umowa nie określa sposobu potwierdzania, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej przed terminem wypłaty wynagrodzenia. Gdy umowę zawarto ustnie, zleceniodawca powinien przed rozpoczęciem jej wykonywania potwierdzić ustalenia dotyczące godzin w jednej z tych form.

Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenia powinna odpowiadać rzeczywistemu wykonaniu usług. Plan na przyszły miesiąc nie zastępuje informacji o faktycznej liczbie godzin. Przy umowach trwających dłużej niż miesiąc część wynagrodzenia wynikającą z minimalnej stawki godzinowej wypłaca się co najmniej raz w miesiącu. Obieg potwierdzeń trzeba dostosować do tego obowiązku.

Sposoby potwierdzania godzin

Przepisy nie narzucają jednego formularza. Można wykorzystać papierowe zestawienie, arkusz kalkulacyjny, wiadomość e-mail lub rejestr w systemie informatycznym, jeżeli odpowiada to przyjętym zasadom. Własnoręczny podpis na comiesięcznej karcie nie jest jedyną dopuszczalną metodą.

Dla sprawnego rozliczenia warto, aby zestawienie pozwalało ustalić:

• kto wykonywał zlecenie i której umowy dotyczą dane;
• jaki okres obejmuje potwierdzenie;
• ile godzin poświęcono na wykonanie usług;
• kto przekazał informację i kiedy.

Rozbicie na poszczególne dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia czynności może ułatwiać weryfikację, ale nie jest ustawowym wymogiem dla każdego zlecenia. Ewidencja godzin przy umowie zlecenia powinna być dostosowana do sposobu świadczenia usług, np. pracy w kilku lokalizacjach lub wykonywania części czynności zdalnie. Jeżeli zlecenie realizuje wspólnie kilka osób, godziny potwierdza się odrębnie dla każdej z nich.

Jak długo przechowywać potwierdzenia?

Potwierdzenia liczby godzin oraz dokumenty określające sposób ich potwierdzania trzeba przechowywać przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Obowiązek wynika z art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i spoczywa na podmiocie, na rzecz którego wykonywane są usługi.

Nie należy liczyć tego terminu od podpisania ani zakończenia umowy. Przy kolejnych rozliczeniach znaczenie mają terminy wymagalności poszczególnych należności. Inne obowiązki, np. podatkowe i rachunkowe, mogą uzasadniać dłuższe przechowywanie części dokumentacji.

Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenia musi pozostawać dostępna przez wymagany okres również po zakończeniu współpracy lub zmianie systemu.

Lista obecności a umowa zlecenie

Lista obecności może wspierać rozliczenie zlecenia, ale sam podpis potwierdzający przybycie nie wskazuje liczby godzin wykonania usług. Dokument spełni tę funkcję, jeżeli jego zawartość pozwoli ustalić czas poświęcony na realizację umowy, zgodnie ze sposobem potwierdzania przyjętym przez strony.

Trzeba odróżnić obecność w obiekcie od wykonywania zlecenia. Rejestr wejść i wyjść może nie obejmować usług realizowanych poza siedzibą albo uwzględniać pobyt niezwiązany z umową. Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenia wymaga więc oceny danych, a nie wyłącznie zsumowania odstępów między odbiciami karty.

Potwierdzanie godzin nie przesądza o istnieniu stosunku pracy. Decydują rzeczywiste warunki współpracy, w tym podporządkowanie, a nie nazwa umowy lub dokumentu.

Jak system RCP obsługuje zleceniobiorców?

System RCP może dostarczać dane do potwierdzania godzin, jeżeli sposób rejestracji odpowiada wykonywanym usługom i ustaleniom stron. Konfiguracja powinna rozróżniać podstawy zatrudnienia oraz zasady rozliczeń. Do zleceniobiorcy nie należy automatycznie stosować pracowniczych norm czasu pracy, zasad nadgodzin ani salda urlopu wypoczynkowego.

XPRIMER.TNA umożliwia gromadzenie danych z różnych źródeł, w tym odczytów RCP i ręcznie wskazanych godzin rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. Obsługuje również przekazywanie zatwierdzonych danych do systemu kadrowo-płacowego zgodnie z konfiguracją. Przy wdrożeniu dla zleceniobiorców trzeba ustalić zakres rejestrowanych zdarzeń, sposób weryfikacji i powiązanie danych z konkretną umową.

Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenia wymaga weryfikacji zapisów, uwzględnienia usług poza obiektem i wyjaśnienia brakujących odbić. Skontaktuj się z zespołem eq system, aby omówić rejestrację godzin i przekazywanie danych do rozliczeń w Twojej organizacji.