Świadectwo pracy – kiedy, w jakim terminie i co musi zawierać?

Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego zatrudnienia. Dokument potwierdza przebieg zatrudnienia i zawiera informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Jego wydania nie można uzależniać od zwrotu sprzętu, podpisania karty obiegowej ani rozliczenia innych zobowiązań wobec firmy.

Termin wydania świadectwa pracy

Obowiązek wydania świadectwa pracy dotyczy zatrudnienia na okres próbny, czas określony i nieokreślony. Dokument wydaje się zarówno po rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, jak i po wygaśnięciu stosunku pracy.

Jeżeli obiektywne przyczyny uniemożliwiają przekazanie dokumentu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w dniu ustania zatrudnienia, pracodawca w ciągu kolejnych 7 dni przesyła go pocztą albo doręcza w inny sposób. Nie jest to dodatkowy termin, z którego można korzystać przy każdym zakończeniu zatrudnienia. Podstawową zasadą pozostaje wydanie dokumentu w dniu ustania stosunku pracy.

Inne zasady obowiązują, gdy ten sam pracodawca nawiązuje z pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego. Wówczas świadectwo pracy dotyczące wcześniejszego zatrudnienia wydaje na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Ma na to 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek można złożyć w każdym czasie i objąć nim poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy, za które nie wydano jeszcze świadectwa.

Co musi zawierać świadectwo pracy?

Świadectwo pracy przedstawia informacje o przebiegu zatrudnienia, a nie ocenę wyników czy zaangażowania pracownika. Zakres danych określają Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.

Dokument powinien wskazywać okres lub okresy zatrudnienia, wymiar czasu pracy oraz rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje. Należy również podać tryb i podstawę prawną rozwiązania albo podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy. Przy rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem trzeba wskazać stronę, która go dokonała.

Kolejna grupa danych dotyczy wykorzystanych uprawnień i nieobecności. Świadectwo pracy obejmuje informacje o:

• urlopie wypoczynkowym przysługującym w roku ustania zatrudnienia i wykorzystanym w tym roku;
• urlopie opiekuńczym i zwolnieniu z powodu siły wyższej wykorzystanych w roku zakończenia zatrudnienia;
• urlopie bezpłatnym oraz podstawie prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanym urlopie ojcowskim;
• urlopach rodzicielskim i wychowawczym oraz podstawach prawnych ich udzielenia;
• zwolnieniu na opiekę nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy wykorzystanym w roku ustania zatrudnienia;
• liczbie dni okazjonalnej pracy zdalnej z art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy wykorzystanych w tym samym roku;
• liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w roku zakończenia zatrudnienia;
• okresach nieskładkowych uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

Zależnie od przebiegu zatrudnienia należy również uwzględnić okres ochrony związanej z obniżeniem wymiaru czasu pracy zamiast korzystania z urlopu wychowawczego oraz okres objęty odszkodowaniem za skrócenie wypowiedzenia. Wymagane są także informacje o czynnej służbie wojskowej lub jej formach zastępczych, pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze oraz dodatkowym urlopie i innych uprawnieniach lub świadczeniach przewidzianych prawem pracy.

Odrębne informacje dotyczą zajęcia wynagrodzenia oraz uznanych należności ze stosunku pracy niezaspokojonych z powodu braku środków finansowych pracodawcy. Wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje podaje się na żądanie pracownika.

Świadectwo pracy musi zawierać pouczenie o prawie i terminach wystąpienia o jego sprostowanie. W przypadku pracowników tymczasowych wymagane są dodatkowo informacje o pracodawcach użytkownikach i okresach wykonywania pracy na ich rzecz.

Okresy nieskładkowe w świadectwie pracy

Okresy nieskładkowe to określone przepisami okresy, za które nie było obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale które mogą być uwzględniane przy ustalaniu uprawnień emerytalno-rentowych. Należą do nich m.in. okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego lub opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego.

Świadectwo pracy powinno wskazywać okresy nieskładkowe przypadające w całym okresie zatrudnienia objętym dokumentem. Nie należy ograniczać ich wykazu do ostatniego roku pracy ani zastępować go łączną liczbą dni wynagrodzenia chorobowego. Wykaz okresów nieskładkowych dotyczy całego zatrudnienia objętego świadectwem, natomiast liczba dni wynagrodzenia chorobowego – roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Przygotowanie tych danych wymaga sprawdzenia historii absencji i rodzaju pobieranych świadczeń. Sam fakt nieobecności w pracy nie wystarcza do zakwalifikowania danego okresu jako nieskładkowego – decydują zasady określone w przepisach emerytalno-rentowych.

Świadectwo pracy a umowa zlecenie

Po zakończeniu umowy zlecenia nie wydaje się świadectwa pracy na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Zlecenie jest umową cywilnoprawną i samo w sobie nie tworzy stosunku pracy. Zleceniodawca może natomiast wystawić dokument potwierdzający okres współpracy oraz zakres wykonywanych czynności.

Trzeba przy tym odróżnić obowiązek wydania świadectwa od zasad ustalania stażu pracy. Przepisy stosowane od 2026 r. pozwalają, po spełnieniu ustawowych warunków, zaliczać okresy wykonywania zlecenia do okresu zatrudnienia wpływającego na uprawnienia pracownicze. Nie nakładają jednak na zleceniodawcę obowiązku wystawiania świadectwa pracy.

Potwierdzeniem okresów wykonywania zlecenia jest co do zasady zaświadczenie ZUS. Jeżeli dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom, okres współpracy może wymagać udokumentowania innymi dowodami, np. umową. Brak świadectwa pracy nie wyklucza zatem uwzględnienia zlecenia przy ustalaniu stażu.

Sprostowanie świadectwa pracy

Jeżeli świadectwo pracy zawiera błędne daty, nieprawidłową podstawę rozwiązania umowy lub niewłaściwe informacje o wykorzystanych uprawnieniach, pracownik może wystąpić do pracodawcy o jego sprostowanie. Ma na to 14 dni od otrzymania dokumentu. We wniosku warto wskazać zapis wymagający zmiany oraz jego prawidłową treść.

Pracodawca w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku wydaje nowe świadectwo pracy albo zawiadamia pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, o odmowie sprostowania. Jeżeli obiektywne przyczyny uniemożliwiają wydanie nowego dokumentu w tym terminie, w ciągu kolejnych 7 dni przesyła go pocztą albo doręcza w inny sposób.

Po odmowie pracownik ma 14 dni od otrzymania zawiadomienia na wystąpienie z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Może skierować sprawę do sądu także wtedy, gdy pracodawca nie zawiadomi go o odmowie. Jeśli sąd uwzględni żądanie, pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia, z uwzględnieniem wyjątku dotyczącego obiektywnych przeszkód w wydaniu dokumentu.