Pracodawca ma co do zasady 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia na zgłoszenie pracownika do ZUS. W przypadku umowy o pracę obowiązek ten powstaje z dniem nawiązania stosunku pracy. Standardowym formularzem jest ZUS ZUA, obejmujący ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Po zakończeniu zatrudnienia pracodawca wyrejestrowuje pracownika na formularzu ZUS ZWUA, również zasadniczo w terminie 7 dni.
Termin zgłoszenia pracownika do ZUS
Zgłoszenie pracownika do ZUS należy przekazać w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Termin wiąże się z rozpoczęciem podlegania ubezpieczeniom, a nie z pierwszą wypłatą wynagrodzenia. Nie należy również utożsamiać go z dniem podpisania umowy, jeżeli stosunek pracy rozpoczyna się później.
Przykładowo, jeżeli umowę podpisano 20 kwietnia, ale jako dzień rozpoczęcia pracy wskazano 1 maja, zgłoszenie powinno uwzględniać objęcie ubezpieczeniami od 1 maja. Podpisanie dokumentu z wyprzedzeniem nie oznacza wcześniejszego powstania obowiązku ubezpieczenia.
Umowa o pracę stanowi podstawę obowiązkowego objęcia ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi, chorobowym, wypadkowym i zdrowotnym. Status studenta i wiek poniżej 26 lat nie zwalniają z tego obowiązku. Zasady dotyczące niektórych umów zlecenia ze studentami nie mają zastosowania do zatrudnienia pracowniczego.
Przed przygotowaniem zgłoszenia należy zweryfikować dane identyfikacyjne pracownika, datę objęcia ubezpieczeniami, kod tytułu ubezpieczenia i kod wykonywanego zawodu. Przy ustalaniu pełnego kodu tytułu ubezpieczenia znaczenie mają również informacje o prawie do emerytury lub renty oraz stopniu niepełnosprawności.
Zgłoszenie pracownika do ZUS jest odrębnym obowiązkiem od miesięcznego rozliczania składek. Przygotowanie deklaracji rozliczeniowej i raportów za dany miesiąc nie zastępuje dokumentu zgłoszeniowego.
ZUA, ZZA, ZWUA – który formularz, kiedy?
O wyborze formularza decydują zakres ubezpieczeń i rodzaj zgłaszanej czynności. ZUS ZUA i ZUS ZZA służą do zgłoszenia do ubezpieczeń, natomiast ZUS ZWUA – do wyrejestrowania. Dokumenty te mają różne zastosowania.
| Formularz | Zastosowanie | Znaczenie dla pracodawcy |
|---|---|---|
| ZUS ZUA | Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego albo tylko do ubezpieczeń społecznych | Standardowy formularz zgłoszenia osoby zatrudnionej na umowę o pracę |
| ZUS ZZA | Zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego | Stosowany, gdy dana osoba z określonego tytułu podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu |
| ZUS ZWUA | Wyrejestrowanie z ubezpieczeń | Stosowany m.in. po ustaniu zatrudnienia oraz przy określonych zmianach wymagających ponownego zgłoszenia |
Zakres zastosowania formularzy wynika z zasad zgłaszania i wyrejestrowywania ubezpieczonych.
ZUS ZZA nie jest standardowym formularzem dla osoby zatrudnionej na umowę o pracę. Może dotyczyć np. zleceniobiorcy, który z danego tytułu podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. W takim przypadku trzeba najpierw ustalić sytuację ubezpieczeniową tej osoby, w tym ewentualne inne tytuły do ubezpieczeń. Dopiero na tej podstawie można wybrać właściwy dokument.
Nie każda zmiana danych wymaga wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia. Taki tryb stosuje się m.in. przy zmianach dotyczących tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczeń lub terminów ich powstania. Sposób postępowania należy dopasować do rodzaju zmienianych danych.
Wyrejestrowanie pracownika z ZUS
Po ustaniu zatrudnienia pracodawca składa ZUS ZWUA zasadniczo w ciągu 7 dni od wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń. W formularzu trzeba odróżnić datę zakończenia stosunku pracy od daty wyrejestrowania. Data wyrejestrowania to pierwszy dzień, od którego pracownik nie podlega już ubezpieczeniom z zakończonego zatrudnienia.
Jeżeli umowa o pracę kończy się 30 czerwca, jako datę wyrejestrowania należy wskazać 1 lipca. Pracownik podlega bowiem ubezpieczeniom jeszcze w ostatnim dniu zatrudnienia. W części formularza dotyczącej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy wpisuje się natomiast 30 czerwca.
Przy wyrejestrowaniu po zakończeniu zatrudnienia należy sprawdzić:
- dane identyfikacyjne płatnika i pracownika;
- kod tytułu ubezpieczenia;
- datę wyrejestrowania i kod jego przyczyny;
- datę rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;
- kod trybu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy;
- kod podstawy prawnej oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Dane dotyczące zakończenia zatrudnienia powinny być zgodne z dokumentacją kadrową i świadectwem pracy.
Jeżeli do ubezpieczenia zdrowotnego pracownika zgłoszono członków jego rodziny, po wygaśnięciu tytułu do ubezpieczenia należy również ich wyrejestrować. Służy do tego odrębny formularz ZUS ZCNA. Wyrejestrowanie pracownika na ZUS ZWUA nie zastępuje tej czynności.
ZUS ZWUA może być również elementem zmiany schematu podlegania ubezpieczeniom. Nie oznacza wtedy automatycznie zakończenia zatrudnienia. Przy wyrejestrowaniu dokonywanym z takiego powodu nie wypełnia się części dotyczącej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Opisane terminy dotyczą standardowych sytuacji pracowniczych. Dla pracowników będących członkami służby zagranicznej obowiązują szczególne zasady: zgłoszenie następuje nie później niż w terminie rozliczenia i opłacenia składki za miesiąc powstania obowiązku ubezpieczeń, a wyrejestrowanie – w ciągu 30 dni od ustania stosunku pracy.
Automatyczne zgłoszenia z systemu kadrowo-płacowego
System kadrowo-płacowy może wspierać przygotowanie zgłoszeń i wyrejestrowań na podstawie danych zapisanych w kartotece pracownika oraz informacji o przebiegu zatrudnienia. Automatyzacja ogranicza ponowne wprowadzanie tych samych danych, ale prawidłowy dokument nadal wymaga właściwego ustalenia tytułu ubezpieczenia, zakresu ubezpieczeń i dat.
Proces obsługi dokumentów powinien obejmować:
- uzupełnienie i sprawdzenie danych pracownika;
- ustalenie obowiązku ubezpieczenia i właściwego formularza;
- przygotowanie dokumentu na podstawie danych kadrowych;
- kontrolę kodów, dat i wymaganych pól;
- przekazanie dokumentu do ZUS;
- sprawdzenie wyniku przetworzenia i zachowanie potwierdzeń.
Samo wygenerowanie formularza nie oznacza wykonania obowiązku zgłoszeniowego. Trzeba również dopilnować jego terminowego przekazania i sprawdzić, czy dokument nie wymaga poprawy. Dokumenty można obsługiwać m.in. za pomocą programu Płatnik lub aplikacji ePłatnik. Płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób mają obowiązek elektronicznego przekazywania dokumentów.
XPRIMER.PAYROLL wspiera obsługę dokumentów ZUS, w tym zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników oraz członków ich rodzin. Powiązanie tych czynności z danymi kadrowymi ułatwia obsługę zmian związanych z rozpoczęciem i zakończeniem zatrudnienia. Zakres automatyzacji powinien odpowiadać konfiguracji systemu i przyjętemu w organizacji sposobowi przekazywania dokumentów do ZUS.
Inne artykuły:
- Gdy ERP już nie wystarcza do zarządzania personelem
- Jak automatyzacja zmienia procesy HR w nowoczesnych firmach?
- Co OKR może zrobić dla HR?
- Wskaźniki HR a Kapitał Ludzki
- Efektywne zarządzanie czasem pracy: self rostering sposobem na work-life balance?
- Work-life balance: czyli jak osiągnąć równowagę na linii Pracownik-Pracodawca
- Dobry program kadrowo-płacowy – jakie powinien mieć cechy?
