Dlaczego digitalizacja akt pracowniczych się opłaca?

Digitalizacja akt pracowniczych to proces przekształcania tradycyjnej, papierowej dokumentacji kadrowej w uporządkowaną postać elektroniczną, która może być bezpiecznie przechowywana, przetwarzana i udostępniana w ramach systemów informatycznych wykorzystywanych przez organizację.

Dla organizacji oznacza to przejście z tradycyjnego modelu przechowywania dokumentów na elektroniczne akta osobowe, zgodne z przepisami prawa pracy. Dokumenty takie jak umowy, aneksy, świadectwa pracy czy wnioski urlopowe mogą być przechowywane i zarządzane w systemie informatycznym, który zapewnia ich integralność, dostępność oraz możliwość szybkiego wyszukiwania.

Czym w praktyce jest digitalizacja akt i jakie dokumenty obejmuje?

Digitalizacja akt pracowniczych pozwala firmom uporządkować dokumentację kadrową, ograniczyć koszty archiwizacji i usprawnić dostęp do informacji o pracownikach. Zamiast papierowych teczek przechowywanych w archiwach organizacja zyskuje uporządkowany, elektroniczny system dokumentów, który wspiera codzienną pracę działu HR oraz zwiększa bezpieczeństwo danych.

W praktyce nie chodzi wyłącznie o samo skanowanie dokumentów, ale o stworzenie spójnego modelu zarządzania dokumentacją pracowniczą, który ułatwia jej ewidencjonowanie, wyszukiwanie, archiwizację i kontrolę dostępu. Z perspektywy działu HR oznacza to odejście od ręcznego operowania teczkami osobowymi na rzecz cyfrowego środowiska pracy, w którym dokumenty są dostępne szybciej, łatwiej i w bardziej uporządkowany sposób.

Digitalizacja akt pracowniczych obejmuje szeroki zakres dokumentów związanych zarówno z procesem zatrudnienia, jak i przebiegiem oraz zakończeniem stosunku pracy. W praktyce oznacza to przeniesienie do postaci elektronicznej całej dokumentacji kadrowej prowadzonej przez pracodawcę, w tym między innymi:

– kwestionariusze osobowe kandydata i pracownika
– umowy o pracę oraz aneksy do umów
– zakresy obowiązków i potwierdzenia zapoznania się z regulaminami
– oświadczenia pracownika wymagane przy zatrudnieniu
– skierowania i orzeczenia z badań lekarskich
– dokumenty potwierdzające odbycie szkoleń, w tym szkoleń BHP
– wnioski urlopowe i inne wnioski pracownicze
– dokumenty dotyczące czasu pracy
– decyzje dotyczące zmian stanowiska, wynagrodzenia lub wymiaru etatu
– dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika
– wypowiedzenia umów oraz porozumienia rozwiązujące stosunek pracy
– świadectwa pracy i potwierdzenia ich odbioru

W wielu organizacjach digitalizacja obejmuje również inne dokumenty kadrowe powiązane z pracownikiem, które mają znaczenie dla przebiegu zatrudnienia i powinny być przechowywane w uporządkowanej formie razem z aktami osobowymi. Dzięki temu elektroniczna teczka pracownicza stanowi kompletne repozytorium dokumentacji HR.

Jakie przepisy regulują digitalizację akt osobowych?

Zgodność z przepisami jest jednym z podstawowych aspektów digitalizacji akt pracowniczych. Podstawowe regulacje w tym zakresie wynikają z Kodeksu pracy, w szczególności z art. 94 pkt 9a–9c oraz art. 94⁸–94⁹b, które określają obowiązki pracodawcy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przepisy te dopuszczają prowadzenie akt pracowniczych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym obie formy mają taką samą moc prawną, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów dotyczących integralności dokumentów, bezpieczeństwa danych oraz możliwości ich odtworzenia.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Rozporządzenie to wprowadziło jednolitą strukturę akt osobowych pracownika, podzieloną na cztery części: A, B, C oraz D. Część A obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, część B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu, część C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, natomiast część D obejmuje dokumentację dotyczącą odpowiedzialności porządkowej pracownika. Digitalizacja akt pracowniczych powinna zachowywać tę strukturę, ponieważ stanowi ona podstawowy standard prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Przepisy regulują również sposób zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94⁹ §1 Kodeksu pracy pracodawca może zmienić postać dokumentacji z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, pod warunkiem zachowania pełnej zgodności odwzorowania dokumentów. W praktyce oznacza to konieczność sporządzenia cyfrowego odwzorowania dokumentu (np. skanu) oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub podpisem elektronicznym osoby upoważnionej. Taki mechanizm potwierdza zgodność dokumentu elektronicznego z oryginałem papierowym.

Istotnym elementem regulacji jest również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy dokumentację dotyczącą stosunku pracy należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W odniesieniu do starszej dokumentacji mogą obowiązywać dłuższe okresy archiwizacji wynikające z wcześniejszych przepisów, w tym nawet 50 lat. Digitalizacja akt pracowniczych powinna uwzględniać te terminy oraz zapewniać możliwość bezpiecznego przechowywania dokumentów przez cały wymagany okres.

Równolegle należy uwzględnić przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Dokumentacja pracownicza zawiera dane wrażliwe i podlega regulacjom RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) oraz krajowym przepisom o ochronie danych osobowych. Systemy wykorzystywane do prowadzenia elektronicznych akt pracowniczych powinny więc zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa, kontrolę dostępu, rejestrowanie operacji na dokumentach oraz ochronę przed utratą lub nieuprawnionym ujawnieniem danych.

W praktyce oznacza to, że digitalizacja akt pracowniczych powinna być zaprojektowana jako proces zgodny zarówno z przepisami prawa pracy, jak i regulacjami dotyczącymi ochrony danych. Dopiero połączenie właściwej struktury dokumentacji, prawidłowego odwzorowania dokumentów oraz bezpiecznego środowiska informatycznego pozwala traktować elektroniczne akta osobowe jako pełnoprawną i zgodną z przepisami formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Czym powinien wyróżniać się system do digitalizacji akt pracowniczych?

System do digitalizacji akt pracowniczych powinien łączyć zgodność z przepisami z wygodą codziennej pracy działu HR. W praktyce nie wystarczy, aby umożliwiał jedynie zapisywanie skanów dokumentów. Dobrze zaprojektowane rozwiązanie powinno porządkować dokumentację w sposób odpowiadający strukturze akt pracowniczych, wspierać zachowanie chronologii i spójności numeracji oraz ułatwiać szybkie wyszukiwanie dokumentów bez konieczności przeglądania całych teczek. Właśnie takie cechy są szczególnie istotne wtedy, gdy organizacja chce potraktować digitalizację nie jako jednorazowe porządkowanie archiwum, ale jako stały element procesów kadrowych.

Istotnym wyróżnikiem systemu jest także bezpieczeństwo i transparentność pracy na dokumentach. Dokumentacja pracownicza zawiera dane o wysokiej wrażliwości, dlatego system powinien zapewniać kontrolę dostępu do akt, ewidencjonowanie operacji wykonywanych na dokumentach oraz możliwość łatwego odtworzenia historii zmian. Z perspektywy organizacyjnej oznacza to większą kontrolę nad obiegiem informacji, a z perspektywy prawnej i audytowej – lepsze przygotowanie do wykazania, kto, kiedy i w jakim zakresie pracował na dokumentacji. W przypadku XPRIMER.EPF akcent położono właśnie na transparentność rozumianą jako kontrola dostępu oraz rejestrowanie operacji modyfikujących akta pracownicze.

System do digitalizacji akt pracowniczych powinien też upraszczać bieżącą obsługę dokumentów. Chodzi o sprawne dodawanie nowych plików do e-teczek, wygodny dostęp do dokumentacji oraz ograniczenie czynności administracyjnych, które w modelu papierowym angażują czas działu kadr. XPRIMER.EPF jest prezentowany jako rozwiązanie wspierające szybką i prostą digitalizację dokumentów pracowniczych, a jego rola nie kończy się na przechowywaniu danych. Taki system ma usprawniać codzienną pracę, skracać czas dotarcia do informacji i porządkować dokumentację w sposób bardziej przyjazny dla użytkownika.

Warto również zwrócić uwagę na to, czy system funkcjonuje w szerszym środowisku HR. Sama e-teczka jest ważna, ale największą wartość daje wtedy, gdy może współpracować z innymi procesami kadrowymi, takimi jak obsługa wniosków pracowniczych, ewidencja czasu pracy, komunikacja z pracownikami czy procesy kadrowo-płacowe. W ekosystemie XPRIMER.EPF działa w ramach szerszej platformy XPRIMER, która obejmuje również rozwiązania wspierające portal pracowniczy, obszar kadrowo-płacowy i zarządzanie czasem pracy. Dzięki temu digitalizacja akt pracowniczych może być częścią większego, spójnego modelu cyfryzacji HR, a nie odrębnym narzędziem działającym obok głównych procesów firmy.

Z perspektywy biznesowej dobry system powinien więc wyróżniać się nie tylko zgodnością formalną, ale także użytecznością, bezpieczeństwem i możliwością integracji z codzienną pracą organizacji. W tym ujęciu XPRIMER.EPF można opisać jako rozwiązanie, które wspiera prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej w formie e-teczki, porządkuje akta, ułatwia dostęp do dokumentów i pomaga ograniczyć koszty związane z papierowym archiwum. To właśnie połączenie zgodności, dostępności i sprawniejszej obsługi dokumentacji decyduje o tym, czy system realnie wspiera digitalizację akt pracowniczych.