Zadaniowy czas pracy to system, w którym pracownik rozliczany jest z wykonania powierzonych zadań, a nie z przepracowanego czasu. W systemie zadaniowego czasu pracy pracownik ma swobodę planowania swojego czasu, a rozliczenie następuje na podstawie efektów, a nie obecności w pracy. System ten jest szczególnie przydatny w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, miejscem wykonywania pracy lub organizacją pracy.
Zadaniowy czas pracy jest systemem przewidzianym w art. 140 Kodeksu pracy, który to system może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania. Zgodnie z tym przepisem pracodawca, w porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając obowiązujące normy czasu pracy. Oznacza to, że rozliczenie następuje według wykonanych zadań, pod warunkiem, że ich zakres pozwala na wykonanie pracy w granicach norm dobowych i tygodniowych – w przeciwnym razie powstaje praca w godzinach nadliczbowych.
Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy powinno być poprzedzone oceną, czy dany model pracy rzeczywiście pozwala na rozliczanie pracownika z wykonania powierzonych zadań, a nie z liczby przepracowanych godzin. Zadaniowy system czasu pracy ma sens przede wszystkim tam, gdzie charakter obowiązków, organizacja pracy lub miejsce wykonywania pracy powodują, że kontrola godzin pracy traci praktyczne znaczenie, a kluczowy staje się rezultat. Na tym etapie pracodawca powinien określić konkretne zadania, czas potrzebny na ich wykonanie oraz sprawdzić, czy ich zakres mieści się w normach czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy wymaga formalnego uregulowania tego systemu w obowiązujących u pracodawcy źródłach prawa pracy. Zasadniczo zadaniowy system czasu pracy powinien zostać wskazany w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawcę obejmuje układ zbiorowy pracy – także w jego treści. Brak odpowiedniego zapisu oznacza, że mimo faktycznego rozliczania zadań, nadal obowiązuje podstawowy system czasu pracy wraz z pełną ewidencją godzin pracy.
Ustalanie zadań uwzględniając wymiar czasu pracy powinno opierać się na obowiązujących normach czasu pracy, czyli 8 godzinach pracy na dobę i przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, co daje 40 godzin pracy tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym. W zadaniowym systemie czasu pracy nie wyznacza się sztywnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, jednak zakres powierzonych zadań musi być tak określony, aby ich wykonanie było możliwe w normalnym czasie pracy wynikającym z Kodeksu pracy.
W praktyce oznacza to, że pracownik może samodzielnie organizować swój dzień pracy — zaczynać wcześniej, pracować intensywnie, robić dłuższe przerwy lub kończyć później — pod warunkiem, że wszystkie zadania zostaną zakończone w dopuszczalnym czasie pracy wynikającym z norm czasu pracy. Ta elastyczność czasu pracy bardzo często przekłada się na zwiększenie wydajności pracy oraz realizację pożądanego przez pracowników work-life balance.
W systemie zadaniowego czasu pracy nie prowadzi się klasycznej ewidencji godzin pracy, ponieważ rozliczenie następuje na podstawie wykonania powierzonych zadań, a nie liczby przepracowanych godzin. Nie oznacza to jednak całkowitego braku ewidencji czasu pracy – pracodawca nadal ma obowiązek prowadzić dokumentację w zakresie dni pracy, dni wolnych, urlopów, zwolnień oraz innych nieobecności. W praktyce stosuje się tzw. uproszczoną ewidencję czasu pracy, która pozwala wykazać spełnienie obowiązków ewidencyjnych, bez konieczności rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Brak prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy w systemie zadaniowym wiąże się z istotnym ryzykiem prawnym dla pracodawcy. Najczęstszym problemem jest wyznaczenie pracownikowi zadań niemożliwych do wykonania w normalnym czasie pracy, co w praktyce prowadzi do powstania godzin nadliczbowych, mimo formalnego stosowania systemu zadaniowego. W razie sporu lub kontroli Państwowej Inspekcji Pracy to na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania, że zakres zadań mieścił się w normach czasu pracy, a brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować koniecznością wypłaty zaległego wynagrodzenia wraz z dodatkami.
W praktyce coraz częściej wykorzystuje się systemy IT, które wspierają uproszczoną ewidencję czasu pracy w systemie zadaniowym, bez konieczności rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Takie narzędzia pozwalają dokumentować wykonanie zadań, dni pracy, dni wolne oraz nieobecności, a jednocześnie umożliwiają kontrolę czy zakres powierzonych zadań mieści się w normach czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Dzięki temu pracodawca ogranicza ryzyko sporów o godziny nadliczbowe i zyskuje narzędzie do bezpiecznego rozliczania pracownika w zadaniowym systemie czasu pracy.
Pracodawca ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, konsultując to z pracownikiem, a zadania muszą być możliwe do wykonania w przyjętym okresie rozliczeniowym. Powierzone pracownikowi zadania nie mogą przekraczać norm czasu pracy, a wyznaczenie pracownikowi zadań niemożliwych do wykonania skutkuje powstaniem godzin nadliczbowych.
Zadaniowy czas pracy jest jedynym systemem, w którym pracownik nie jest rozliczany z liczby przepracowanych godzin, lecz z wykonania powierzonych zadań. Może to działać na korzyść pracownika, gdy zadania zostaną wykonane w czasie krótszym niż wynikający z norm kodeksowych, ale także na jego niekorzyść, gdy ich czasochłonność prowadzi do przekraczania tych norm. W takim przypadku powstają godziny nadliczbowe, mimo formalnego stosowania systemu zadaniowego. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, jeżeli zakres zadań został ustalony w sposób uniemożliwiający ich wykonanie w normalnym czasie pracy, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, nawet jeżeli nie prowadzono ewidencji godzin pracy.
W zadaniowym systemie czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy, co w praktyce utrudnia wykazanie liczby przepracowanych nadgodzin. Nie pozbawia to jednak pracownika prawa do dochodzenia roszczeń. Wystarczające jest wykazanie, że z powodu nadmiaru powierzonych zadań praca była wykonywana ponad normy czasu pracy. Dowodami mogą być korespondencja służbowa, harmonogramy zadań, raporty z realizacji projektów lub zeznania świadków. Jeżeli dokładne ustalenie liczby nadgodzin jest niemożliwe, sąd może ustalić wysokość należnego wynagrodzenia na podstawie ogólnej oceny okoliczności sprawy.
Wyznaczenie pracownikowi zadań niemożliwych do wykonania w normalnym czasie pracy obciąża pracodawcę ryzykiem prawnym i finansowym. To na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania, że zakres powierzonych zadań mieścił się w normach czasu pracy określonych w Kodeksie pracy. W razie stwierdzenia przeciążenia pracownika zadaniami powstaje obowiązek wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkami za godziny nadliczbowe, niezależnie od formalnego stosowania systemu zadaniowego. Błędne ustalenie wymiaru zadań może również zostać zakwestionowane w trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
sales representative • hr solutions department
Specjalistka ds. sprzedaży doradczej w branży IT, z praktycznym doświadczeniem w obszarze HR, kadr i płac. Od 2023 roku związana z firmą eq system, gdzie odpowiada za rozwój klientów i wdrożenia systemu XPRIMER, wspierającego cyfryzację procesów HR i kadrowo-płacowych. Łączy kompetencje handlowe z dogłębnym zrozumieniem potrzeb organizacji, skutecznie doradzając w zakresie automatyzacji procesów.
Polega zadaniowy czas pracy na tym, że pracownik rozliczany jest nie z liczby przepracowanych godzin, lecz z wykonania powierzonych zadań. Zadania muszą być możliwe do wykonania w określonym czasie pracy wynikającym z norm czasu pracy.
W przeciwieństwie do podstawowego systemu czasu pracy, w zadaniowym systemie nie stosuje się rozkładów czasu pracy ani stałych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Kluczowe znaczenie ma wykonanie zadań, a nie obecność w zakładzie pracy.
Zadaniowy system czasu pracy może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania pracy, gdy kontrola godzin pracy jest utrudniona lub niecelowa.
Podstawy wymiaru czasu pracy opierają się na normach określonych w Kodeksie pracy, czyli 8 godzinach na dobę i przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Tak, w zadaniowym czasie pracy obowiązuje regulamin pracy lub odpowiednie zapisy w układzie zbiorowym pracy, które określają wprowadzenie zadaniowego czasu pracy oraz zasady jego stosowania.
W systemie zadaniowym co do zasady nie ustala się rozkładów czasu pracy ani sztywnych godzin pracy, ponieważ pracownik sam organizuje rozpoczęcie i zakończenie pracy.
W sytuacjach szczególnych, takich jak konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, stosuje się odrębne rozwiązania w zakresie czasu pracy, a zadaniowy system nie jest typowym modelem dla takich przypadków.
W wielu przypadkach zadaniowy czas pracy sprzyja podniesieniu atrakcyjności miejsca pracy, ponieważ daje większą elastyczność w organizacji życia zawodowego i modelu pracy.
Prawidłowo wdrożony zadaniowy system może przyczyniać się do zwiększenia wydajności pracy oraz lepszego wykorzystania zasobów pracowniczych, o ile zadania są właściwie dobrane.
W zadaniowym czasie pracy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakresie realizacji powierzonych mu zadań, a nie w określonych godzinach pracy.
Na rynku pracy zadaniowy czas pracy bywa czynnikiem przyciągającym potencjalnych pracowników, zwłaszcza w zawodach opartych na rezultacie ekonomicznym, a nie na stałej obecności.
