Równoważny czas pracy - czym jest, jak go wprowadzić i ewidencjonować?

Równoważny czas pracy to rozwiązanie organizacyjne, które pozwala pracodawcy elastycznie wydłużać dobowy wymiar pracy nawet do 12 godzin, a w szczególnych przypadkach – takich jak praca w zakładowych służbach ratowniczych, zakładowych strażach pożarnych czy służbach ratowniczych – do 16 lub nawet 24 godzin, przy jednoczesnym zachowaniu przeciętnej normy tygodniowej w okresie rozliczeniowym.

Jakie są zasady pracy w równoważnym systemie czasu pracy?

Cechą wyróżniającą równoważny czas pracy, zwany także równoważnym systemem pracy, jest możliwość elastycznego wydłużania dobowego wymiaru czasu pracy, przy zachowaniu przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Okres rozliczeniowy w równoważnym czasie pracy może wynosić maksymalnie 12 miesięcy, a przeciętna tygodniowa norma nie powinna przekraczać 40 godzin.

Oznacza to, że w niektórych dniach pracownik może pracować dłużej, a w innych krócej lub mieć wolne, tak aby suma przepracowanych godzin pracy nie przekroczyła ustalonych limitów. Równoważny czas pracy sprawdza się zwłaszcza tam, gdzie natężenie pracy jest zmienne i uzasadnione rodzajem pracy – na przykład w gastronomii, handlu, ochronie mienia, ochronie osób, przy pilnowaniu mienia, a także w pracach polegających na dozorze urządzeń lub częściowym pozostawaniem w gotowości czy dozorze.

Równoważny system czasu pracy pozwala na dostosowanie wymiaru czasu pracy do wzrostów natężenia pracy, na przykład w przypadku prac sezonowych lub specyficznych wymagań branży, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami Kodeksu pracy.

Należy również pamiętać, że nie wszyscy pracownicy mogą być objęci równoważnym systemem czasu pracy, w tym osoby z niepełnosprawnością w stopniu znacznym lub umiarkowanym, kobiety w ciąży oraz rodzice opiekujący się dziećmi do 4 roku życia.

Jak należy przygotować grafik stosując równoważny czas pracy?

W równoważnym czasie pracy planowanie przerw i odpoczynków ma kluczowe znaczenie dla zgodności grafiku z przepisami Kodeksu pracy. Niezależnie od wydłużonego dobowego wymiaru pracy, pracownikowi przysługuje w każdej dobie co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku.

Odpoczynek dobowy musi być zapewniony po każdej zakończonej zmianie, także wtedy, gdy dobowy wymiar pracy został wydłużony do 10, 12 lub więcej godzin. Jego skrócenie jest dopuszczalne jedynie w przypadkach wyraźnie wskazanych w ustawie, takich jak akcje ratownicze lub usuwanie awarii, i wymaga udzielenia równoważnego odpoczynku w okresie rozliczeniowym.

W trakcie dnia pracy pracownikowi przysługuje również prawo do przerwy, której długość zależy od dobowego wymiaru czasu pracy. Jeżeli dobowy czas pracy wynosi co najmniej 6 godzin, pracodawca ma obowiązek udzielić co najmniej 15-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy. Jeśli dobowy wymiar pracy przekracza 9 godzin, pracownik ma prawo do kolejnej przerwy trwającej również co najmniej 15 minut. W przypadku, gdy czas pracy wynosi więcej niż 16 godzin, przysługuje kolejna przerwa o długości co najmniej 15 minut.

Dłuższe dni pracy w równoważnym czasie pracy muszą być zrównoważone krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w innych dniach albo dodatkowymi dniami wolnymi, aby zachować równowagę i zgodność z przepisami.

Grafik powinien jasno określać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach oraz wskazywać dni wolne od pracy, tak aby zachować przeciętną tygodniową normę czasu pracy oraz uwzględnić planowanie godzin i dni wolnych do końca okresu rozliczeniowego. Pracodawca ma obowiązek przekazać harmonogram pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej tydzień przed rozpoczęciem jego obowiązywania, czyli przed rozpoczęciem pracy według nowego rozkładu.

W planowaniu dni wolnych od pracy należy zapewnić pracownikom odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy zgodnie z przepisami. Pracownik nie musi mieć jednego weekendu wolnego, ale zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, ma prawo do co najmniej jednej wolnej niedzieli w miesiącu. 

W branżach, gdzie pracownicy są narażeni na działanie szkodliwych czynników, czas pracy musi być dostosowany do natężeń czynników szkodliwych oraz najwyższych dopuszczalnych stężeń, aby nie przekraczać limitów wpływających na bezpieczeństwo i zdrowie pracowników.

Co wspólnego ma równoważny czas pracy a praca w soboty i niedziele?

W systemie równoważnego czasu pracy planowanie pracy w soboty i niedziele podlega takim samym zasadom ochronnym jak w innych systemach, a wydłużony dobowy wymiar pracy nie znosi obowiązku zapewnienia odpoczynku oraz dni wolnych w okresie rozliczeniowym. Sobota nie jest w Kodeksie pracy dniem ustawowo wolnym, a o tym, czy jest dniem wolnym dla pracownika, decyduje harmonogram wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Jeżeli sobota jest dla pracownika dniem wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy i pracownik wykonuje w tym dniu pracę, pracodawca powinien udzielić w zamian innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego.

Jeżeli praca w niedzielę jest dopuszczalna i została zaplanowana w harmonogramie, pracownikowi należy zapewnić inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po tej niedzieli, a jeżeli nie jest to możliwe – do końca okresu rozliczeniowego. Planując prace w niedzielę należy również pamiętać, aby co 4 niedziela była wolna od pracy. 

Cały rozkład czasu pracy, także obejmujący soboty lub niedziele, musi jednocześnie gwarantować minimalne okresy odpoczynku, w tym co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

Czy w równoważnym czasie pracy są możliwe nadgodziny?

W równoważnym czasie pracy nadgodziny pojawiają się wtedy, gdy pracownik przekroczy ustalony w harmonogramie dobowy wymiar czasu pracy, co oznacza pracę w godzinach nadliczbowych. W takiej sytuacji pracodawca zobowiązany jest do udzielenia czasu wolnego lub wypłaty dodatku do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, zgodnie z przepisami kodeksu pracy. Rozliczanie nadgodzin odbywa się w kontekście liczby godzin w okresie rozliczeniowym, co pozwala na kontrolę przestrzegania limitów czasu pracy.

Nadgodziny dzielimy na:

1. nadgodziny dobowe wynikające z pracy przekraczającej przedłużony wymiar w równoważnym czasie pracy w dobie,
2. nadgodziny średniotygodniowe przepracowane ponad przeciętną normę 40 godzin tygodniowo, rozliczane na koniec okresu rozliczeniowego

Jak rozliczać zwolnienie lekarskie w równoważnym czasie pracy?

W równoważnym systemie czasu pracy zwolnienie lekarskie rozlicza się według zasad ogólnych, przy czym nieobecność z powodu choroby ujmuje się w harmonogramie w wymiarze godzin zaplanowanych do przepracowania w danym dniu. Jeżeli w dniu objętym zwolnieniem lekarskim pracownik miał zaplanowaną zmianę dłuższą niż 8 godzin, do czasu choroby zalicza się pełny zaplanowany dobowy wymiar pracy, a nie wyłącznie 8 godzin. Oznacza to, że choroba „zdejmuje” z grafiku dokładnie tyle godzin, ile wynikało z rozkładu czasu pracy na dany dzień, a nie sztywną normę dobową.

Nieobecność chorobowa obniża również wymiar czasu pracy, który powinien zostać przepracowany w okresie rozliczeniowym, proporcjonalnie do liczby godzin przypadających w harmonogramie w dniach objętych zwolnieniem. W praktyce oznacza to, że dni choroby nie powodują powstania nadgodzin ani niedopracowania, jeżeli rozliczenie czasu pracy uwzględnia faktyczny rozkład zmian i zmniejszenie wymiaru o godziny zaplanowane w czasie niezdolności do pracy.

Jakie są najczęstsze przykłady stosowania równoważnego czasu pracy?

Równoważny czas pracy jest najczęściej stosowany w tych obszarach działalności, w których zapotrzebowanie na pracę jest nierównomierne w czasie i wymaga elastycznego kształtowania długości zmian roboczych. Typowym przykładem są zakłady produkcyjne pracujące w systemie zmianowym, gdzie natężenie pracy różni się w zależności od dnia, zmiany lub etapu procesu technologicznego, a wydłużone zmiany są równoważone krótszym czasem pracy w innych dniach.

System ten jest również powszechnie wykorzystywany w transporcie, logistyce i magazynowaniu, gdzie rytm pracy wyznaczają dostawy, przeładunki i sezonowe wahania wolumenu, a także w ochronie mienia, służbach ratowniczych i zakładowych strażach pożarnych, gdzie organizacja pracy opiera się na długich dyżurach i konieczności zapewnienia ciągłej gotowości.

Równoważny czas pracy znajduje także zastosowanie w handlu, hotelarstwie i gastronomii, gdzie obciążenie pracą zmienia się w zależności od pory dnia, tygodnia i sezonu, oraz w jednostkach opieki zdrowotnej i instytucjach całodobowych, w których konieczne jest utrzymanie ciągłości świadczeń przy jednoczesnym zachowaniu norm odpoczynku i przeciętnego tygodniowego czasu pracy.