Lista Płac: czym jest, co powinna zawierać i jak ją sprawnie obliczać?

Lista płac to zestawienie, na podstawie którego pracodawca wylicza wynagrodzenie pracownika za dany okres i przygotowuje wypłatę. Dokument pokazuje, z jakich składników składa się wynagrodzenie oraz jakie potrącenia i składki zostały naliczone, dlatego pozwala prześledzić przejście od kwoty brutto do kwoty netto.

Prowadzenie listy płac pozwala na prawidłowe rozliczenie wynagrodzeń, ułatwia kontrolę kosztów pracy oraz zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy i podatkowego. Warto podkreślić, że nie istnieje jeden uniwersalny wzór listy płac – pracodawcy mogą dostosować jej zawartość do własnych potrzeb, dodając różne składniki według własnego uznania.

Jakie są rodzaje listy płac?

Lista płac może występować w dwóch podstawowych formach: jako lista zbiorcza oraz jako lista indywidualna.

Lista zbiorcza obejmuje wszystkich pracowników lub wybraną grupę pracowników w danym okresie rozliczeniowym. Indywidualna lista płac dotyczy pojedynczego pracownika i zawiera szczegółowe informacje o jego wynagrodzeniu za dany okres.

Co powinna zawierać indywidualna lista płac oraz dokumentacja płacowa?

Lista płac powinna w przejrzysty sposób pokazywać wynagrodzenie pracownika za dany okres, wszystkie składniki wynagrodzenia oraz naliczone potrącenia, tak aby możliwe było obliczenie wynagrodzenia netto i późniejsze wykorzystanie danych do rozliczeń w systemie ubezpieczeń społecznych oraz do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowej.

Elementy, które powinna zawierać lista płac:

• nazwa firmy (zakład pracy) oraz dane po stronie pracodawcy,
• okres, za który obowiązuje lista, czyli rozliczenie w danym miesiącu,
• imię i nazwisko pracownika oraz informacja, że rozliczenie dotyczy stosunku pracy w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy,
• datę wypłaty wynagrodzenia,
• numer listy płac i nazwę listy płac,
• podpisy osób sporządzających dokument,
• wynagrodzenie zasadnicze oraz pozostałe składniki wynagrodzenia, które składają się na wynagrodzenie brutto i przychód pracownika,

• przychody brutto (pensji brutto, wynagrodzenie brutto).

Elementy rozliczeniowe, które zwykle obejmuje lista płac sporządzana dla pracownika:

• dodatki do wynagrodzenia, m.in. premie i prowizje,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
• składki na ubezpieczenia społeczne — finansowane przez pracodawcę i pracownika,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne oraz kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne — wyliczona oraz odliczona od podatku dochodowego,
• koszt uzyskania przychodu,
• podstawa naliczania podatku dochodowego,
• obowiązująca kwota wolna od podatku,
• zaliczka na podatek dochodowy do urzędu skarbowego,
• zrealizowane potrącenia, np. na rzecz komornika lub z tytułu uczestnictwa w ubezpieczeniu grupowym w zakładzie pracy,
• wysokość wynagrodzenia netto.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji płacowej, która jest częścią szerszej dokumentacji pracowniczej. Warto pamiętać, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia: dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, natomiast dla osób zatrudnionych wcześniej może wynosić 50 lat albo 10 lat — w zależności od spełnienia warunków skrócenia przewidzianych w przepisach.

Na co zwrócić uwagę przy księgowaniu listy płac?

Przy księgowaniu listy płac najważniejsze jest rozdzielenie kwot, które są kosztem po stronie pracodawcy, od kwot potrącanych pracownikowi i przekazywanych dalej jako zobowiązania. W praktyce oznacza to spójność między listą płac sporządzaną w danym miesiącu a datą wypłaty wynagrodzenia, prawidłowe ujęcie wynagrodzenia brutto oraz wszystkich składników wynagrodzenia, takich jak wynagrodzenie zasadnicze, prowizje czy wynagrodzenie chorobowe.

Duże znaczenie ma poprawne rozbicie składek: składki na ubezpieczenia społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne powinny być ujęte oddzielnie jako składki społeczne pracownika i składka zdrowotna (potrącane z wynagrodzenia) oraz jako składki społeczne finansowane po stronie pracodawcy. Do tej drugiej grupy zaliczają się również fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, które nie obciążają pracownika, ale zwiększają koszt zatrudnienia.

Osobno należy zweryfikować część podatkową: koszty uzyskania przychodu, podstawę opodatkowania oraz zaliczkę na podatek dochodowy przekazywaną do urzędu skarbowego. Błędy w tych pozycjach mogą później wymagać korekt w rozliczeniach i w dokumentach potrzebnych do deklaracji podatkowej. Jeżeli pracownik jest objęty pracowniczymi planami kapitałowymi, trzeba uwzględnić wpłatę podstawową oraz ewentualne potrącenia z jego wynagrodzenia.

1. Podstawa wymiaru składek

Podstawa wymiaru składek to kwota, od której naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika. Wysokość składek zależy od stawek procentowych ustalonych przez ZUS, które są określone jako procent od wynagrodzenia brutto pracownika.

Do elementów pomniejszających podstawę wymiaru składek należą m.in. składki społeczne finansowane przez pracownika. Oznacza to, że część składek społecznych jest potrącana z wynagrodzenia pracownika i finansowana przez niego, co wpływa na wysokość zaliczki na podatek dochodowy.

Przykład obliczenia podstawy składek: Jeśli wynagrodzenie brutto pracownika wynosi 5000 zł, to składki społeczne pracownika (emerytalna, rentowa, chorobowa) oblicza się według odpowiednich stawek procentowych, np. emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, chorobowa 2,45%. Suma tych składek społecznych pracownika zostaje odjęta od wynagrodzenia brutto, co pozwala wyliczyć podstawę do opodatkowania oraz podstawę wymiaru składek zdrowotnych.

2. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) na liście płac

Wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) są ujmowane na liście płac zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Wpłata podstawowa wynosi 2% wynagrodzenia brutto pracownika (może być obniżona do 0,5% w przypadku niższych zarobków), natomiast pracodawca finansuje wpłatę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto. Obie wpłaty mogą być powiększone o wpłaty dodatkowe, jeśli pracownik lub pracodawca zdecydują się na ich odprowadzanie.

3. Podatek dochodowy i koszty uzyskania przychodu w liście płac

Mechanizm poboru zaliczki na podatek dochodowy polega na tym, że pracodawca jako płatnik oblicza i potrąca zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika. Podstawą wyliczenia jest podstawa opodatkowania ustalana z przychodu ze stosunku pracy po uwzględnieniu kosztów uzyskania przychodu oraz składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika. Następnie zaliczka jest liczona według właściwej stawki, a może zostać pomniejszona o miesięczną część kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli pracownik złoży stosowne oświadczenie. Wysokość zaliczki zależy więc od dochodu w danym miesiącu, zastosowanych kosztów uzyskania przychodu oraz potrąconych składek

4. Księgowanie, daty i terminy

Terminy opłacania składek ZUS są zależne od rodzaju płatnika. Składki i dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc należy przekazać do ZUS: do 5. dnia następnego miesiąca (jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe), do 15. dnia (płatnicy posiadający osobowość prawną) albo do 20. dnia (pozostali płatnicy).

Zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracodawca jako płatnik przekazuje do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaliczka została pobrana.

Data wypłaty wynagrodzenia wpływa na to, w jakim miesiącu wykazuje się rozliczenie wynagrodzeń (w tym składki i zaliczki), dlatego warto zachować spójność między miesiącem wypłaty a miesiącem ujęcia zobowiązań i terminami ich zapłaty.

5. Wypłata wynagrodzenia

Wypłata wynagrodzenia jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym ze stosunku pracy i powinna następować w stałym, z góry ustalonym terminie określonym w umowie lub regulaminie pracy. Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane raz w miesiącu, trzeba je wypłacić niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Jeżeli ustalony dzień wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Co do formy, wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na rachunek płatniczy wskazany przez pracownika, chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Dlaczego system płacowy to znacznie więcej niż kalkulator listy płac?

System płacowy to znacznie więcej niż kalkulator listy płac, ponieważ nie służy tylko do „policzenia kwoty”, ale do przeprowadzenia całego procesu płacowego od początku do końca. W praktyce obejmuje zebranie i uporządkowanie danych (np. ewidencja czasu pracy i nieobecności), naliczenie wynagrodzeń i potrąceń, kontrolę poprawności rozliczeń, przygotowanie przelewów oraz uporządkowanie dokumentacji i komunikacji z instytucjami zewnętrznymi.

Taką rolę realizuje XPRIMER.PAYROLL, który ma wspierać działy kadr i płac w prowadzeniu kadr, wyliczaniu wynagrodzeń oraz komunikacji z instytucjami takimi jak ZUS, a dodatkowo umożliwia m.in. obsługę potrąceń i zajęć wynagrodzeń, PPK/PPE oraz generowanie plików przelewów do importu w banku.