Zarządzanie czasem pracy pracowników i ich absencjami jest jednym z kluczowych obszarów zarządzania zasobami ludzkimi. Jednym z elementów tych procesów jest skuteczna ewidencja urlopów. Precyzyjna i kompleksowa staje się nie tylko zadaniem administracyjnym, ale również odgrywa niebagatelną rolę, zapewniając płynność operacyjną i jest elementem budującym Employee Experience.
Należy pamiętać, że ewidencja urlopów pracowników to nie tylko ewidencja urlopów wypoczynkowych, ponieważ zgodnie z Kodeksem pracy i rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek prowadzić pełną ewidencję czasu pracy, a w jej ramach dokumentować wszystkie nieobecności związane z urlopami.
Urlop wypoczynkowy jest tylko jednym z rodzajów urlopów przewidzianych w prawie pracy. Poza nim istnieje cały katalog innych uprawnień, które również wymagają odnotowania w ewidencji. Należą do nich m.in. urlopy: macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy, bezpłatny, szkoleniowy czy okolicznościowy. Każdy z nich ma inny charakter prawny, podstawę przyznania oraz wpływ na rozliczenia pracownicze (np. staż pracy, prawo do zasiłku, naliczanie składek).
Dlatego nie mówimy tylko o ewidencji urlopów wypoczynkowych; ponieważ ewidencja musi obejmować całość urlopów przysługujących pracownikowi, a nie tylko urlop wypoczynkowy. Tylko wtedy spełnia swoją rolę: pozwala zachować zgodność z przepisami, prawidłowo rozliczać pracownika i stanowi wiarygodny dokument podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Najczęściej działem, na którym leży obowiązek prowadzenia i aktualizacji ewidencji oraz dokumentacji urlopowej, jest Dział Kadr. Pracownicy Działu Kadr przechowują także karty urlopowe, dokumenty związane z ubieganiem się o urlop (wnioski urlopowe), udzielają pracownikom informacji na temat dostępnych dni urlopu oraz monitorują zgodność z przepisami prawa pracy. Ponadto Dział Kadr pełni również rolę doradczą w kwestiach związanych z urlopami, zwolnieniami lekarskimi oraz innymi formami nieobecności pracowników.
Dokumentacja urlopowa to zbiór dokumentów związanych z planowaniem, udzielaniem i rozliczaniem urlopów pracowniczych. Jej zakres wynika z Kodeksu pracy i przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W praktyce dokumentacja urlopowa obejmuje trzy główne grupy materiałów:
1. Wnioski i zgody
– wnioski pracowników o urlop wypoczynkowy, bezpłatny, okolicznościowy, macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy,
– zgody pracodawcy (np. na urlop bezpłatny),
– ewentualne cofnięcia lub zmiany wniosków.
2. Plany i rejestry
– plan urlopów (jeśli w firmie jest tworzony),
– rejestr urlopów (pomocniczy, wewnętrzny wykaz wykorzystanych urlopów),
– ewidencja urlopów pracowników jako część ewidencji czasu pracy – dokument obowiązkowy, w którym odnotowuje się faktyczne wykorzystanie urlopów.
3. Dokumenty rozliczeniowe i potwierdzające
– karty urlopowe lub inne potwierdzenia udzielenia urlopu,
– zaświadczenia i dokumenty stanowiące podstawę do przyznania urlopu (np. akt urodzenia dziecka przy urlopie ojcowskim, dokumenty potwierdzające okoliczności rodzinne),
– informacje o wymiarze urlopu należnym pracownikowi w danym roku,
– rozliczenie niewykorzystanego urlopu przy rozwiązaniu umowy (ekwiwalent).
Przepisy nie precyzują, w jakiej formie prowadzić dokumentację urlopową pracownika. Zgodnie z obowiązującym prawem dokumentację pracowniczą można prowadzić w wersji elektronicznej lub papierowej, co oznacza, że taką samą wersję może przyjąć prowadzenie dokumentacji urlopowej oraz obieg wniosków urlopowych.
Jeśli pracodawca decyduje się na prowadzenie ewidencji urlopów w formie papierowej, to dla wygody pracowników zatrudnionych w zakładzie powinien określić wzór wniosku urlopowego. We wzorze wniosku urlopowego powinno oczywiście pojawić się imię i nazwisko pracownika, miejsce sporządzenia wniosku, termin urlopu wypoczynkowego. Należy tu podkreślić, że przepisy nie narzucają szablonu kart urlopowych czy wniosków urlopowych.
Jeśli w danym zakładzie pracy ta kwestia nie jest uregulowana, to składanie wniosków urlopowych może nawet przybrać formę ustną. Niemniej jednak pracodawca musi prowadzić ewidencję tak, aby móc udokumentować, że w przedsiębiorstwie przestrzegane są prawa pracowników.
Warto w tym miejscu przypomnieć, czym jest rejestr urlopów. To zazwyczaj prostszy, pomocniczy dokument, który służy do odnotowywania informacji o udzielonych urlopach. Zawiera np. imię i nazwisko pracownika, daty urlopu, jego rodzaj i ewentualnie liczbę dni. Rejestr urlopów pełni więc funkcję kontrolną i organizacyjną – umożliwia szybkie sprawdzenie, kto i kiedy jest nieobecny.
Jak już pisaliśmy, ewidencja urlopów jest elementem szerszej ewidencji czasu pracy, której prowadzenie jest obowiązkowe na mocy Kodeksu pracy. Musi być prowadzona w sposób szczegółowy i zgodny z prawem. Podsumowując: rejestr urlopów to narzędzie wewnętrzne, organizacyjne, mniej formalne, a ewidencja urlopów – część ewidencji czasu pracy, wymagana prawem, służy rozliczeniom i kontrolom.
W dobie nowoczesnych technologii coraz częściej sięga się po rozwiązania informatyczne umożliwiające automatyzację procesu – przydatne z punktu widzenia pracowników zwłaszcza w przypadku ewidencji urlopu wypoczynkowego – nie tylko w zakresie elektronicznych wniosków urlopowych, ale także automatyzacji całego obiegu wniosków w organizacji.
Dzięki temu możliwe jest nie tylko zwiększenie efektywności, ale również usprawnienie komunikacji między pracownikami a Działem Kadr. Systemy do samoobsługi pracowniczej umożliwiają elektroniczny obieg wniosków urlopowych, tworzenie planów urlopów wypoczynkowych, określenie dostępności i złożenie próśb grafikowych. Przełożeni wykorzystujący takie narzędzia mogą akceptować lub odrzucać wniosek urlopowy pracownika oraz zarządzać zespołem mając podgląd do dostępności pracowników.
Wprowadzenie elektronicznego obiegu wniosków urlopowych eliminuje potrzebę prowadzenia papierowej dokumentacji, przyspiesza komunikację wewnętrzną oraz redukuje ryzyko popełnienia błędów. Pracownik ma dostęp do swojej karty ewidencji czasu pracy, karty urlopowej oraz ma podgląd statusu złożonych wniosków. Poprawia to transparentność w organizacji, co może przyczynić się do zwiększenia zaangażowania pracowników. Przełożony może także sprawdzić w dowolnej chwili wymiar urlopu przysługującego pracownikowi, oddzielnie dla każdego pracownika, ale także jako pulę urlopów do wykorzystania, co wpływa pozytywnie na efektywność procesów planowania pracy.
>>>Więcej o harmonogramowaniu czasu pracy przeczytasz tutaj.
W celu usprawnienia procesów zarządzania zasobami ludzkimi warto rozważyć integrację systemu ewidencji urlopów i składania elektronicznych wniosków urlopowych z systemem płacowym. Integracja pozwala na automatyczne uwzględnienie urlopów w procesie naliczania wynagrodzeń, co eliminuje ryzyko popełnienia błędów oraz redukuje czas potrzebny na przetwarzanie danych. Ponadto integracja umożliwia również generowanie raportów związanych z urlopami (w tym dokładne monitorowanie dostępnych dni urlopowych oraz ich wykorzystanie przez pracowników) oraz ich wpływu na koszty działalności przedsiębiorstwa.
Kolejnym istotnym aspektem jest zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami w kodeksie pracy. System kontroluje limity urlopowe na podstawie umowy o pracę i stażu pracy pracownika. Można w nim także uwzględnić komunikaty o konieczności wybrania zaległego urlopu wypoczynkowego przez pracowników.
W opisywanym kontekście, bezpieczeństwo danych osobowych pracowników stanowi także istotny aspekt. Należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie systemu informatycznego oraz przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Ponadto istotne jest również ograniczenie dostępu do danych dotyczących urlopów jedynie do osób upoważnionych, aby zapobiec nieautoryzowanemu ujawnieniu informacji.
Obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy zgodnie z przepisami RODO zapewnia platforma XPRIMER (więcej o platformie XPRIMER).
Po pierwsze, należy zapewnić dostęp do odpowiedniego narzędzia informatycznego umożliwiającego prowadzenie ewidencji w sposób zautomatyzowany i efektywny. Poza tym istotne jest również określenie jednoznacznych procedur dotyczących zgłaszania i akceptacji urlopów oraz przeprowadzenie odpowiednich szkoleń dla pracowników i kadry zarządzającej.
Należy także pamiętać, że zarządzanie zasobami ludzkimi powinno być traktowane jako obszar, który wymaga ciągłego doskonalenia. W miarę jak firma rozwija się i zmienia, konieczne jest dostosowywanie procedur oraz narzędzi do nowych potrzeb i wymagań. Ponadto warto również monitorować rozwój technologii oraz nowe trendy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.
Systemem, który spełnia powyższe wymogi jest XPRIMER, który nie tylko obsługuje proces składania i akceptacji wniosków urlopowych, ale również wspiera Działy HR i Działy Kadr w sprawach związanych z procesami HR w organizacji.
Platforma XPRIMER pozwala na uporządkowanie procesów HR i procedur wewnątrz organizacji związanych z prowadzeniem ewidencji, zgłaszaniem i akceptacją urlopów oraz przestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa pracy. Pomaga też w optymalnym planowaniu czasu pracy.
>>>Przekonaj się, że złożenie wniosku urlopowego w aplikacji mobilnej XPRIMER zajmuje 10 sekund.
Poprawna i kompleksowa ewidencja urlopów pracowników pozwala nie tylko na efektywne planowanie czasu pracy pracowników, ale również zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy oraz standardami branżowymi. Kluczowymi elementami są automatyzacja procesu, zapewnienie zgodności z przepisami i regulacjami branżowymi oraz ciągłe doskonalenie procedur. Z punktu widzenia pracownika przede wszystkim elektroniczna ewidencja urlopu wypoczynkowego to wygoda i krótszy czas załatwienia sprawy, dla specjalistów z Działów Kadr i Płac automatyzacja pracy w tym obszarze staje się coraz bardziej istotnym elementem codzienności.
business development coordinator • hr solutions department
Od kilkunastu lat działa w branży IT, budując długotrwałe relacje z Klientami. Jej znakiem firmowym jest precyzyjne rozpoznawanie i analiza potrzeb biznesowych Klientów, co przekłada się na tworzenie efektywnych strategii współpracy. W eq system z sukcesem kieruje zespołem prospectingu ds. rozwiązań HR.
