Zarządzanie obiegiem dokumentów w Mostva Sp. z o.o.

Mostva Sp. z o.o.

Zakłócenia związane ze zbyt długim czasem wyszukiwania kluczowych dokumentów i ich lokalizacją są niebezpieczne i generują wiele niepotrzebnych kosztów. Firma Mostva jest świadoma wyzwań swojej branży oraz wie, w jaki sposób im sprostać. Obecnie wspiera swoje działania z zakresu obiegu dokumentów oraz workflow systemem XPRIMER.

Wybrany system:

XPRIMER.ECM

Rok wdrożenia:

2017

Obszar:

zarządzanie obiegiem dokumentów i workflow

Zatrudnienie:

> 360

Cele wdrożeniowe

Eliminacja rozproszenia dokumentów papierowych i braku nadzoru nad nimi oraz ich kopiami.

Poprawa komunikacji w procesie obiegu dokumentów w obrębie całej firmy oraz jej poszczególnych oddziałów.

Obniżenie kosztów obsługi dokumentów.

Efekty współpracy

Zgromadzenie dokumentów w jednym systemie pozwoliło na skrócenie czasu ich obiegu o 20%. Wyeliminowane zostały również zdarzenia związane z zaginięciem ważnych dokumentów lub zbyt długim czasem ich wyszukiwania.

Przyspieszenie identyfikacji, a tym samym skutecznej eliminacji wąskich gardeł w procesie oraz skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów przez różne osoby w różnych komórkach organizacyjnych firmy w tym samym czasie. To natomiast poskutkowało zmniejszeniem ilości zapytań kierowanych do działu księgowego o 10%.

Osiągnięcie znaczących oszczędności dzięki obniżeniu kosztów materiałowych - związanych z drukowaniem i kopiowaniem dokumentów. Firma, co roku zmniejsza ilość papierowych dokumentów o 20%.

Grzegorz Kukuła

Główny Księgowy

Zaczęliśmy szukać rozwiązania, które efektywnie wesprze obieg dokumentów w naszej firmie, scentralizuje dane ze wszystkich oddziałów i z łatwością zsynchronizuje się z naszym systemem ERP. Wszystkie te cechy znaleźliśmy w systemie XPRIMER.ECM i obecnie trudno nam sobie wyobrazić, jak mogliśmy funkcjonować bez wsparcia tego rozwiązania. Bardzo ważna jest dla nas również możliwość rozwoju systemu w zakresie obszarów HRM i HCM. Mamy poczucie, że to system, który będzie rozwijał się razem z nami na przestrzeni naprawdę wielu lat i unikniemy problemu, z którym boryka się wiele firm, czyli zmiany wdrożonego systemu już po kilku latach.