Nienormowany czas pracy - co to znaczy? Wdrożenie i rozliczenie

Nienormowany czas pracy to rozwiązanie, w którym pracownik nie ma ustalonego dobowego rozkładu godzin, a pracodawca rozlicza go z realizacji powierzonych zadań, przy założeniu, że ich zakres mieści się w ustawowych normach czasu pracy. System ten może być stosowany wyłącznie wobec stanowisk samodzielnych i nie zwalnia pracodawcy ani z obowiązku zapewnienia odpoczynku, ani z odpowiedzialności za powstawanie nadgodzin, jeżeli zakres zadań w praktyce wymaga pracy ponad normy.

Jak definiuje nienormowany czas pracy kodeks pracy?

Nienormowany czas pracy według Kodeksu pracy to sposób organizacji pracy dopuszczalny w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, miejscem wykonywania lub jej organizacją, w którym nie ewidencjonuje się godzin pracy, a pracownik jest rozliczany z wykonania powierzonych zadań, przy założeniu, że ich zakres mieści się w ustawowych normach czasu pracy.

Czym jest nienormowany czas pracy z punktu widzenia pracownika i pracodawcy?

Warto na początku jasno określić, co to znaczy nienormowany czas pracy.  Oznacza on, że pracownik nie ma sztywnych godzin pracy i może swobodnie organizować swój czas, aby wykonać powierzone mu zadania.

Często nienormowany czas pracy łączy się z systemem zadaniowego czasu pracy, w którym kluczowe jest wykonanie określonych zadań, a nie przestrzeganie sztywnych godzin pracy. System zadaniowy dotyczy przede wszystkim pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych.

Również zadaniowy system pracy oraz zadaniowy czas są szczególnie popularne wśród przedstawicieli handlowych, pracowników kreatywnych oraz osób wykonujących obowiązki w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, poza siedzibą firmy. Wprowadzenie nienormowanego czasu pracy wymaga odpowiedniego zarządzania jej organizacją, aby zapewnić efektywność i zgodność z przepisami.

Po stronie pracodawcy oznacza to obowiązek takiego określenia zakresu zadań i organizacji pracy, aby mogły one zostać wykonane w ramach ustawowych norm czasu pracy oraz aby nie dochodziło do stałego powstawania nadgodzin.

Jakie należy uwzględnić zasady ewidencji czasu pracy przy wprowadzeniu nienormowanego czasu?

Biorąc pod uwagę definicję omawianego systemu, relacja nienormowany czas pracy a ewidencja czasu pracy nabiera szczególnego znaczenia. Choć pracownicy mają większą swobodę w planowaniu godzin pracy i realizacji powierzonych zadań, obowiązkiem pracodawcy pozostaje prowadzenie odpowiedniej ewidencji. W praktyce oznacza to, że w systemie nienormowanego czasu pracy nie jest wymagane szczegółowe zapisywanie każdej przepracowanej godziny, jak ma to miejsce przy normalnym czasie pracy. Zamiast tego stosuje się uproszczoną ewidencję czasu pracy, która obejmuje przede wszystkim rejestrację urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich oraz innych nieobecności.

Pracodawca, wprowadzając nienormowany czas pracy, powinien jasno określić, jakie zadania mają zostać wykonane w danym okresie rozliczeniowym oraz ile czasu przeciętnie potrzeba na ich realizację. Dzięki temu możliwe jest efektywne rozliczanie pracownika z wykonania powierzonych zadań, bez konieczności kontrolowania każdej godziny pracy. Jednocześnie, pracownik powinien mieć dostęp do informacji o swoim czasie pracy i wynagrodzeniu, co pozwala mu na bieżąco monitorować realizację obowiązków zawodowych.

Warto podkreślić, że nawet w zadaniowym systemie czasu pracy, pracodawca musi przestrzegać norm określonych w kodeksie pracy, takich jak minimalne okresy odpoczynku czy przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy. Odpowiednia organizacja pracy i właściwa ewidencja czasu pracy są kluczowe, by uniknąć nieporozumień i zapewnić prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych.

Podsumowując, w systemie nienormowanego czasu pracy uproszczona ewidencja czasu pracy pozwala na większą elastyczność, ale wymaga od pracodawcy i pracownika dobrej organizacji oraz jasnych zasad rozliczania czasu pracy i realizacji zadań. Dzięki temu możliwe jest pogodzenie indywidualnych preferencji z wymogami zakładu pracy i przepisami prawa.

Czy jest konieczna lista obecności w nienormowanym czasie pracy?

W nienormowanym czasie pracy nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności w klasycznej formie, obejmującej godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ponieważ w tym systemie nie ewidencjonuje się dobowej liczby przepracowanych godzin. Wynika to z istoty nienormowanego czasu pracy, w którym rozliczenie opiera się na wykonaniu powierzonych zadań, a nie na kontroli godzin pracy.

Nie oznacza to jednak całkowitego zwolnienia z prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję w zakresie dni pracy, dni wolnych, urlopów oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności, aby móc wykazać zachowanie prawa do odpoczynku oraz prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń.

W praktyce lista obecności może być więc stosowana w formie uproszczonej, jako potwierdzenie dnia pracy, lecz nie może służyć do rejestrowania liczby przepracowanych godzin ani do pośredniego odtwarzania ewidencji godzinowej, która w nienormowanym czasie pracy nie powinna być prowadzona. Brak ewidencjonowania godzin pracy nie zwalnia jednocześnie pracodawcy z odpowiedzialności za powstawanie nadgodzin, jeżeli zakres powierzonych zadań w praktyce wymaga pracy ponad ustawowe normy czasu pracy.

Czy są możliwe nadgodziny w nienormowanym czasie pracy?

W nienormowanym czasie pracy brak ewidencjonowania godzin nie oznacza, że pracownikowi nie przysługują płatne godziny nadliczbowe. Nienormowany czas pracy nie znosi norm dobowych i tygodniowych, lecz jedynie zmienia sposób organizacji i rozliczania pracy, przenosząc punkt ciężkości na wykonanie powierzonych zadań.

Płatne godziny nadliczbowe powstają wówczas, gdy zakres zadań ustalony przez pracodawcę w praktyce wymaga pracy ponad ustawowe normy czasu pracy, niezależnie od tego, że w tym systemie nie prowadzi się klasycznej ewidencji godzin. W takiej sytuacji pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, a pracodawca ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowe ustalenie obciążenia pracą. Zgodnie z regulaminem pracy i przepisami prawa, rozliczanie godzin nadliczbowych powinno odbywać się w przyjętym okresie rozliczeniowym, z uwzględnieniem ustawowego czasu pracy, minimalnych okresów odpoczynku oraz przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Kiedy stosować nienormowany czas pracy na stanowiskach kierowniczych – praktyczne przypadki

Typowym przykładem jest nienormowany czas pracy dyrektora, którego obowiązki obejmują reprezentowanie firmy, udział w nieregularnych spotkaniach, podejmowanie decyzji poza standardowymi godzinami pracy oraz reagowanie na zdarzenia wymagające natychmiastowej interwencji. Podobnie uzasadniony jest nienormowany czas pracy kierownika, który zarządza zespołem, nadzoruje procesy w różnych porach dnia, koordynuje pracę zmianową lub odpowiada za realizację projektów, których przebieg nie da się zamknąć w sztywnym rozkładzie godzin.

W praktyce system ten sprawdza się również u przedstawicieli handlowych, menedżerów projektów, specjalistów pracujących w terenie, doradców technicznych oraz pracowników wykonujących obowiązki poza siedzibą firmy, których czas pracy jest rozproszony i trudny do bieżącej kontroli. Warunkiem jego prawidłowego stosowania jest jednak zawsze to, aby zakres zadań był tak ustalony, by mógł zostać wykonany w ramach ustawowych norm czasu pracy, a nienormowany czas pracy nie zastępował w rzeczywistości stałej pracy w godzinach nadliczbowych.