Produkcja i HR –  razem czy osobno?

W naszych dotychczasowych dyskusjach o automatyzacji i zarządzaniu produkcją zaczęliśmy od tematu harmonogramowania produkcji jako swoistego punktu centralnego. Wspomniałem o tym, że to harmonogramowanie produkcji, o jakim mówimy, to takie, które nie tylko daje nam wykonalny, realizowalny plan produkcji, ale przede wszystkim pewną wartość dodaną, na przykład pozwala obniżyć poziom produkcji w toku czy doprowadzić do redukcji stanów magazynowych albo czy zminimalizować czas przezbrojeń. Mówiłem, że takie planowanie produkcji wymaga ustandaryzowania jego otoczenia. Musimy wiedzieć, co produkować, musimy dysponować poprawnymi danymi technologicznymi, musimy znać dostępność zasobów. I to są elementy, które już w dużym uproszczeniu omówiliśmy na łamach tego podcastu. Czas na kolejny element, jakim są zasoby ludzkie. A zatem… w jaki sposób połączyć ze sobą produkcję i HR? O tym postaram się opowiedzieć w dzisiejszym odcinku. Zapraszam.

Harmonogramowanie produkcji a planowanie czasu pracy

Temat zarządzania zasobami ludzkimi w firmie produkcyjnej jest niezwykle szeroki, dlatego dzisiejszy odcinek traktuję jako pewne wprowadzenie do tematu. Na pewno będziemy go jeszcze wielokrotnie poruszać. Chciałbym dzisiaj skupić się na dwóch kwestiach, moim zdaniem bardzo istotnych. Pierwsza to planowanie i harmonogramowanie produkcji w odniesieniu do planowania czasu pracy. Druga to bieżąca realizacja, bieżące zarządzanie produkcją.

Po kolei – jak najczęściej wygląda planowanie produkcji w odniesieniu do planowania obsady? Bardzo częstą praktyką jest (nawet w przypadkach, kiedy udało się zautomatyzować harmonogramowanie produkcji systemem klasy APS), że temat dostępności obsady, dostępności pracowników jest pomijany bądź traktowany wyłącznie jako ogólny bilans dostępnych zdolności produkcyjnych. Coś w stylu: załóżmy, że mamy 50 osób i takie informacje uwzględnijmy w planie. Jaki jest tego efekt? Zakłócenia, zaburzenia realizacji planu, wynikające z braku obsady lub, w sytuacji, kiedy rezerwujemy sobie ludzi z nawiązką, zawyżone koszty w tym obszarze. Dlaczego tak się dzieje? Po pierwsze zawiłość, poziom skomplikowania obowiązującego Kodeksu Pracy powoduje, zwłaszcza w przypadkach, kiedy pracujemy w oparciu o nieco bardziej wyrafinowane systemy czasu pracy, że planowanie jest czasochłonne, jest skomplikowane. Osoby, które zajmują się planowaniem produkcji, zazwyczaj nie są specjalistami w zakresie prawa pracy, są ekspertami w zakresie procesów technologicznych, w zakresie zasad LEAN. Co więcej, większość dostawców narzędzia automatyzujących harmonogramowanie produkcji również nie ma o tym większego pojęcia. I o ile dobry system APS pozwala na uwzględnienie obsady, jak każdego innego zasobu, elementu marszruty technologicznej, na wykorzystanie np. macierzy kompetencji w planowaniu pracowników i rozdziale tych pracowników na poszczególne stanowiska, to problemem jest jednoznaczna informacja o dostępności, o kalendarzu pracy poszczególnych osób. I w sytuacji, kiedy mamy do czynienia z prostym systemem czasu pracy (pracujemy od poniedziałku do piątku, od 6.00 do 14.00), to w ogóle nie ma problemu. Niestety pojawia się on w sytuacji, kiedy chcemy skorzystać z tych bardziej zaawansowanych systemów czasu pracy. A zatem nie mając wystarczającego wsparcia systemowego i wiedzy merytorycznej, chętnie odsuwamy ten temat na bok.

Planowanie obsady a proces produkcji

Perspektywa drugiej strony planowania obsady również nie wygląda wesoło. Bardzo często obserwuję planowanie obsady w oderwaniu od potrzeb, jakie generuje produkcja. Zakładamy wymaganą liczbę ludzi, niezależnie od fluktuacji zapotrzebowania. I tu pojawia się to, o czym wcześniej wspomniałem – będziemy okresowo mieć niedobór obsady, niedobór, który będziemy niwelować zapewne nadgodzinami, czyli dodatkowymi kosztami, a chwilę później będziemy mieć nadmiar obsady, płacąc ludziom tylko za to, że przyszli do pracy. W takich firmach, gdzie zapotrzebowanie na obsady zmienia się w czasie, warto pomyśleć o równoważnym systemie czasu pracy z kilkumiesięcznym okresem rozliczeniowym. W takim przypadku wszelkie normy czasu pracy muszą nam się zgodzić w okresie tych np. 3 miesięcy, a nie miesiąca, dając nam znacznie większą elastyczność. Tyle że takie planowanie jest dość skomplikowane i czasochłonne. Jeżeli jeszcze weźmiemy pod uwagę te najczęstsze praktyki, czyli to, że planowanie grafików jest mozolnie wykonywane przez mistrzów czy brygadzistów w Excelach albo i bez nich, to tutaj również mamy problem.

Na początek: harmonogram produkcji

Jak ten proces powinien przebiegać? Na początek tworzymy harmonogram produkcji. Zasoby ludzkie w pierwszym podejściu możemy potraktować jako zasób nieograniczony. Zależy nam na tym, aby wiedzieć o wszystkich ograniczeniach procesu produkcji i dostać na koniec, poza harmonogramem produkcji, zapotrzebowanie na obsadę, a w zasadzie zapotrzebowanie na kompetencje. Oczywiście wcześniej musimy w danych technologicznych, w marszrucie, uwzględnić, jakie kompetencje, w jakiej ilości i w jakim czasie będą nam potrzebne. Czasem ten standard ilości obsady czy kompetencji wynika właśnie z wymaganej obsady na linii produkcyjnej ,czy przy maszynie, czasem jest to zależne od tego, co, gdzie i z czego produkujemy.

Zatem dysponujemy już szczegółowym zapotrzebowaniem na kompetencje. To zapotrzebowanie powinniśmy zderzyć z dwoma dodatkowymi elementami. Pierwszym jest Kodeks Pracy, drugim wymagania, strategie wewnętrzne. Kodeks, co oczywiste, reguluje wszelkie kwestie formalne dotyczące czasu, pracy, norm itd.. Reguły, wymogi wewnętrzne. Mam tu na myśli zasady mówiące o tym, że np. w pierwszej kolejności chciałbym planować pracowników etatowych, a dopiero później pracujących w oparciu o umowę zlecenie czy pracowników tymczasowych. Lub chciałbym równomiernie obciążać pracowników w weekendy albo brać pod uwagę miejsce zamieszkania, bo, dajmy na to, organizuję pracownikom dojazd do zakładu. I mając te trzy zestawy danych, zapotrzebowanie na kompetencje, Kodeks Pracy oraz reguły i regulaminy wewnętrzne, możemy uruchomić prawdziwe automatyczne planowanie czasu pracy. Wszystkie elementy są w naszych rękach, potrzebujemy tylko partnera biznesowego oraz narzędzia, którzy rozumieją specyfikę zarówno produkcji, jak i HR. Automatyzacja oznacza, że otrzymujemy grafik czasu pracy w ciągu kilku, maksymalnie kilkunastu minut. Co zyskujemy? Na przykład czas na wykonanie kilku symulacji po to, aby porównać ze sobą kilka scenariuszy i wybrać ten, który w danym momencie będzie dla nas najkorzystniejszy.

Druga rzecz, osoby, które do tej pory mozolnie układały grafik ręcznie, teraz w zasadzie tylko go akceptują i weryfikują. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na kontrolę produkcji, wsparcie pracowników albo, po prostu, na ciągłe doskonalenie, szukanie usprawnień w ramach naszego procesu. Wszystko to w pełni wykorzystując kompetencje, a nie marnując je przez administrację.

System APS a automatyczne planowanie czasu pracy

Mając wybrany wariant grafiku, który spełnia nasze wymogi biznesowe w danym momencie, akceptujemy taki grafik i zwracamy dane w postaci kalendarza dostępności poszczególnych operatorów do systemu APS. Po co to robimy? Po to, żeby w trybie operacyjnym, przy jakichś drobnych zaburzeniach realizacji harmonogramu, nie musieć przechodzić całej tej ścieżki. Od teraz, w tym przynajmniej krótkim horyzoncie czasu, dysponujemy już tym, czego brakowało na początku, czyli kalendarzem dostępności poszczególnych operatorów. Wiemy, kiedy oni będą na pewno na terenie zakładu i wiemy, że to będzie spełniało wymogi kodeksowe i nasze wewnętrzne. A zatem mamy tutaj też pewną elastyczność w zakresie tych mniejszych dostosowań do harmonogramu, nie przechodząc całej tej ścieżki. Jeżeli te dostosowania są dużo większe, wtedy zapewne będzie wymagane przejście całego tego procesu raz jeszcze, czyli ponowne zaktualizowanie całego harmonogramu produkcji traktującego nasze zapotrzebowanie na obsadę jako zasób o nieograniczonych zdolnościach i przejście jeszcze raz procesu automatycznego planowania obsady. Wspomnę tylko, że cały proces zajmie nam ponownie kilka, kilkanaście minut, a nie całe dni czy przynajmniej godziny. Tematowi automatycznego planowania obsady, tego prawdziwie automatycznego, jak to wspomniałem, planowania obsady w odróżnieniu od tych metod, które nie uważam za automatyczne, poświęcimy jeden z kolejnych odcinków podcastu. A tymczasem chciałbym przejść do kolejnego elementu związanego z tym stykiem między produkcją a HR, czyli tej bieżącej pracy czy zarządzania produkcją.

Zarządzanie produkcją – na styku produkcji i HR

Zanim przejdę dalej, podzielę się z Państwem pewną refleksją. O ile powszechne jest już monitorowanie czasu pracy pracowników, żeby go kontrolować, żeby go optymalnie wykorzystywać, to w przypadku mistrzów, brygadzistów, czyli kierownictwa średniego szczebla, raczej tego nie robimy. Gdybyśmy to robili, dowiedzielibyśmy się, że w wielu przypadkach czas pracy ludzi o naprawdę wysokich kompetencjach, o ogromnym doświadczeniu w usprawnianiu, w nadzorowaniu procesu produkcyjnego, jest marnowany na ogromną liczbę zadań czysto administracyjnych. Kilkakrotnie spotkałem się z określeniem, że brygadziści są sekretarkami pracowników, pośredniczą w załatwianiu większości spraw pracowniczych. Pracownik chce ustalić, ile ma jeszcze urlopu, pyta swojego przełożonego, chce złożyć wniosek urlopowy, przekazuje go swojemu przełożonemu, jest mu potrzebne jakieś zaświadczenie o dochodach, o zatrudnieniu, znów wraca do przełożonego. Te wszystkie działania, biorąc pod uwagę skalę kilkudziesięciu pracowników, którymi taki brygadzista musi się zaopiekować, to całe godziny tygodniowo (a często i dziennie), poświęcone właśnie na działania administracyjne. Oczywiście możemy problem przesunąć gdzie indziej, nakazać pracownikom załatwiać takie sprawy bezpośrednio z działem HR, ale wtedy bądźmy przygotowani na mały bunt. Godziny pracy administracji i produkcji często są różne, a zatem pracownik pracujący np. na drugą zmianę, chcąc coś załatwić, musi specjalnie przyjść do firmy. Często też słyszę o kolejkach, które ustawiają się przed drzwiami działu HR.

Kioski samoobsługowe – czynności administracyjne stają się prostsze

Jak ten proces powinien wyglądać? Pierwszym krokiem powinno być wprowadzenie narzędzia, które usprawni obieg tych wszystkich dokumentów. Zazwyczaj systemy klasy HRM, czyli Human Resources Management (bądź WFM, Workforce Management System) pozwalają na to, obieg wniosków urlopowych, delegacji, zapotrzebowań czy wniosków o jakieś zaświadczenie. Problem tylko w tym, że często pracownicy bezpośrednio produkcyjni nie mają dostępu do komputera, a nawet do smartfona. I bardzo często dostęp do tych systemów kończy się właśnie na brygadzistach czy mistrzach. I znowu pracownik, który chce np. dowiedzieć się, ile to ma zaległego urlopu, musi pójść do swojego przełożonego, który sprawdzi to w systemie HRM. Rozwiązanie tego problemu jest proste i przyznam, że często niesłusznie trywializowane. Kioski samoobsługowe. Mówimy tutaj o umieszczeniu takich kiosków np. w szatni czy kantynie, miejscu, które jest dostępne dla pracowników. Mając dostęp do takiego kiosku, pracownik sam sprawdzi, ile ma dostępnego urlopu, sam wystawi wniosek urlopowy czy wniosek o wydanie zaświadczenia o dowolnej porze, będąc w firmie. Jego przełożony nie musi już niczego wprowadzać od początku, ma za zadanie jedynie zaakceptować bądź odrzucić taki wniosek. Dział HR również dostaje jasną i klarowną listę oczekiwań pracowników, więc może szybko odpowiedzieć, nadać sprawie bieg. W zasadzie wszystkim jest łatwiej, a co dla mnie jest najważniejsze, przestajemy marnować czas na administrację i możemy go przeznaczyć np. na zarządzanie produkcją, a mówimy tutaj znowu o tym czasie brygadzistów, mistrzów, czyli osób, które posiadają wysokie kompetencje, które są zazwyczaj niezwykle doświadczone w zakresie tego zarządzania czy bieżącego sterowania produkcją, byleby im dać na to czas.

Produkcja i HR – razem czy osobno?

Tematom związanym z HR-em, zarządzaniem zasobami ludzkimi w firmach produkcyjnych na pewno poświęcę jeszcze sporo czasu na łamach tego podcastu. W końcu mowa o kluczowych w większości przypadków zasobach w firmach produkcyjnych. Dzisiejszy odcinek traktuję jako wstęp, wprowadzenie do tej tematyki. Zapraszam Państwa na podsumowanie tego odcinka.

Dziś opowiadałem o tym, w jaki sposób połączyć ze sobą planowanie produkcji, harmonogramowanie produkcji, harmonogramowanie obsady, w jaki sposób też zadbać o to, aby nasi eksperci, osoby o bardzo wysokich kompetencjach i dużym doświadczeniu, nie marnowali swojego czasu i doświadczenia na czasochłonne działania administracyjne. Opowiadałem o automatyzacji procesu planowania zarówno produkcji, jak i obsady, oraz samoobsłudze pracowniczej, które w efekcie mogą doprowadzić do tego, że nasze kompetencje i nasze doświadczenie będziemy wykorzystywać do tego, aby kreować, generować wartość dodaną, aby doskonalić, usprawniać organizację.