Jak poradzić sobie z brakiem danych technologicznych?

Kiedy zaczynałem moją przygodę z systemami APS, systemami do zaawansowanego planowania i harmonogramowania produkcji, zapytałem kolegów z Niemiec i z Japonii o to, co jest największym problemem albo wyzwaniem w tego typu projektach. Ich odpowiedź była jednoznaczna: brak danych technologicznych bądź nieaktualne, nierzeczywiste dane technologiczne. Dzisiaj, po prawie dziesięciu latach zajmowania się tym tematem, uważam, że dane technologiczne, ich jakość bądź w ogóle ich brak, to jedno z poważniejszych wyzwań. W jaki sposób sobie z nim poradzić? O tym opowiem w dzisiejszym odcinku. Zapraszam.

Planowanie produkcji a dane technologiczne

Zacznę ten odcinek nietypowo, bo od tego, o czym nie będę mówić. Nie powiem Państwu, że można planować produkcję, nie posiadając danych technologicznych. Nie będę też opowiadał o tym, jakie są metody normowania czasu pracy. Jest na ten temat mnóstwo opracowań i myślę, że omówienie tych metod zajęłoby nam bardzo dużo czasu. Nie powiem też Państwu, że takie opracowanie danych technologicznych (czy choćby aktualizacja danych technologicznych) to coś łatwego i coś, co wykonamy w bardzo krótkim czasie. Myślę, że wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że jest to proces czasochłonny, wiążący się z ogromną ilością pracy do wykonania. Opowiem dzisiaj Państwu, jakie są dość, niestety, popularne błędy i jak ich można uniknąć.

Często w czasie rozmów z osobami będącymi na dość wczesnym etapie myślenia o automatyzacji procesów planowania produkcji słyszałem: „panie Michale, to, o czym pan mówi, brzmi ciekawie, ale zanim pójdziemy dalej, zanim zaczniemy dyskutować o celach takiego projektu, czy możliwych korzyściach do osiągnięcia, to musimy zaktualizować/ opracować dane technologiczne, bo to, czym dysponujemy, nie nadaje się do niczego”. W tym momencie w mojej głowie zapalała się czerwona lampka z informacją: to raczej się nie uda. Skąd te wątpliwości?

Mówiąc o procesie technologicznym, w większości przypadków mówimy o setkach, tysiącach cech, parametrów, ograniczeń, zależności, które potencjalnie można opisać. Słysząc takie stwierdzenie, że trzeba zaktualizować dane technologiczne, od razu widzę kilka potencjalnych scenariuszy dalszych działań.

Harmonogramowanie produkcji w oparciu o dane – możliwe scenariusze

Pierwszy scenariusz. Pełni determinacji i zaangażowania siadamy do pracy. Zbieramy dane technologiczne, po kilku miesiącach mamy komplet aktualnych, rzeczywistych danych, jesteśmy więc gotowi do tego, aby przystąpić do planowania, harmonogramowania produkcji w oparciu o nie. Uruchamiamy projekt APS, wrzucamy do systemu APS te dane, wszystko okazuje się poprawne, rzeczywiste, szczegółowe. Osiągnęliśmy sukces. Niestety jest to scenariusz najmniej prawdopodobny.

Drugi scenariusz. Siadamy do aktualizacji danych technologicznych. Ponownie jesteśmy pełni determinacji i chęci do osiągnięcia sukcesu. Chcemy rozwiązać nasze problemy z planowaniem produkcji i osiągnąć tę wartość dodaną, o której mówiłem w pierwszym odcinku podcastu. I już w tym miejscu napotykamy na ścianę. Liczba cech, ograniczeń, parametrów oraz czasochłonność aktualizacji jest tak duża, że z czasem ta determinacja nam zanika, pojawiają się inne zadania i projekt zostaje przez nas zaniechany. Powrót do tego tematu wiąże się zazwyczaj z ogromnym oporem, bo wiemy, z jakim nakładem pracy się to wiązało.

Trzeci scenariusz. Ponownie z zaangażowaniem przygotowujemy i aktualizujemy dane technologiczne.  Wydaje się, że osiągnęliśmy sukces. Uruchamiamy projekt APS – projekt związany z zaawansowanym planowaniem produkcji – i nagle okazuje się, że o czymś zapomnieliśmy. Nie uwzględniliśmy pewnych istotnych danych. Cóż możemy w takiej sytuacji począć? Niestety musimy wrócić krok wcześniej, zaktualizować te dane i uzupełnić braki.

Czwarty scenariusz. Znowu poświęcamy danym technologicznym mnóstwo czasu, po czym, przystępując do planowania, do harmonogramowania produkcji w oparciu o nie, okazuje się, że większość nie jest nam do niczego potrzebna. Dlaczego? Bo interesuje nas wyłącznie zgrubne planowanie produkcji albo planowanie niewymagające aż tak szczegółowych danych, jakie zgromadziliśmy. Czego zabrakło? Co jest tym błędem, o którym wspomniałem wcześniej? Moim zdaniem zabrakło chwili refleksji na temat tego, co w efekcie całego projektu związanego z usprawnianiem planowania produkcji chcemy osiągnąć.

Czy samo planowanie produkcji jest celem biznesowym?

To, co powinniśmy zrobić, to odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie są moje cele biznesowe, co w efekcie chcę osiągnąć. Celem biznesowym nie będzie zastąpienie Excela innym systemem do planowania produkcji, ale może to być np. minimalizacja czasu przezbrojeń czy minimalizacja poziomu produkcji w toku. Wiedząc to, mogę przystąpić do dyskusji, do opracowania kryteriów metod planowania, które pozwolą mi na osiągnięcie właśnie tych zakładanych celów. Na tej podstawie będę w stanie określić jednoznacznie, na ile szczegółowo w poszczególnych obszarach procesu produkcyjnego powinienem planować, na ile szczegółowy, drobiazgowy plan będzie dla mnie niezbędny. Wiedząc to, dowiem się przy okazji, jakich danych potrzebuję, które cechy, parametry czy ograniczenia procesu są istotne do organizacji właśnie tych celów i na które na pewno muszę zwrócić uwagę.  Jeżeli dziś dla mnie istotne jest tylko i wyłącznie dotrzymywanie terminów dostaw, to zapewne po osiągnięciu tego celu postawię sobie kolejne, które być może będą wymagały ode mnie bycia bardziej szczegółowym czy bardziej precyzyjnym w innych obszarach procesu produkcyjnego.

A zatem moja rekomendacja to dyskusja o celach, kryteriach i metodach planowania, nawet w sytuacji, kiedy mamy świadomość, że nie jesteśmy gotowi do tego typu projektu –  właśnie z powodu braku danych.

Planowanie produkcji: technologie wzorcowe i technologie bazowe

Kolejną kwestią wartą rozważenia jest pytanie, czy na pewno potrzebuję szczegółowe, niezależne dane technologiczne dla każdego z wyrobów. Jeżeli tak, warto wziąć pod uwagę opracowanie tak zwanych technologii wzorcowych czy technologii bazowych. Jak wygląda praca z takimi bazowymi technologiami? Otóż technologie bazowe odwołują się do pewnych parametrów, które najczęściej są przekazywane wraz z zamówieniem czy zleceniem produkcyjnym. W momencie przyjmowania takiego zlecenia do realizacji, tworzona jest technologia indywidualna, jednostkowa, dla każdego zlecenia z osobna. Jest to rozwiązanie niezwykle popularne w przypadku procesów, gdzie wyroby mogą być konfigurowane przez klientów, gdzie klient może decydować o pewnych szczegółowych parametrach procesu.  Zamiast opracowywać niezależne, podobne do siebie procesy technologiczne dla każdego z wyrobów, posługując się przy tym metodą kopiuj-wklej, możemy stworzyć kilka bądź kilkadziesiąt (w zależności od potrzeb) standardowych, bazowych technologii, opartych na parametrach przekazywanych wraz z zamówieniem od klienta. Zarządzanie nimi będzie potem znacznie łatwiejsze.

System MES czyli monitorowanie procesu produkcji

W zasadzie w tym momencie mógłbym zakończyć dzisiejszy odcinek, ale jest jeszcze jedna sytuacja, o której chciałbym Państwu powiedzieć. Było kilka takich projektów, w których, jak zawsze, ustaliliśmy pewne cele biznesowe, ustaliliśmy kryteria, metody planowania. Doprecyzowaliśmy, na ile szczegółowo należy planować procesy i stawaliśmy przed decyzją. Rozpoczynamy teraz projekt opracowywania danych technologicznych, który zajmie nam kilka miesięcy? Czy może zaczynamy go od wdrożenia systemu klasy MES, czyli systemu, którego zadaniem jest bieżące, szczegółowe monitorowanie przebiegu procesu produkcyjnego?

Po co te pytania?  Mając już świadomość celów biznesowych, dokładnie wiedzieliśmy, które cechy naszego procesu produkcyjnego są dla nas istotne.  Które musimy mierzyć po to, aby tym procesem kierować i by być w stanie aktualizować przebieg naszego planu produkcyjnego. A zatem postanowiliśmy, że rozpoczniemy projekt nie od planowania produkcji, a właśnie od ewidencji. Byliśmy w sytuacji, w której dysponowaliśmy danymi technologicznymi, niepozwalającymi nam na przygotowanie szczegółowego harmonogramu (szczegółowego w rozumieniu czasów realizacji). Pozwalały nam za to na przygotowanie pewnej sekwencji realizacji zadań. Wiedzieliśmy, że kolejność realizacji zadań jest poprawna, natomiast czas tych zadań – dalece nieprecyzyjny. Tymczasem zadaniem systemu MES jest bieżąca, zgodna z rzeczywistością ewidencja tego, co na produkcji się dzieje. Jeżeli rozpoczynam jakieś zadanie, to wskazuję, że je rozpoczynam. Jeśli je kończę, to również potwierdzam, że je kończę. Dzięki temu w efekcie gromadzimy informacje o rzeczywistym przebiegu procesów produkcyjnych. Po kilku miesiącach otrzymujemy bazę danych, którą po pewnej obróbce statystycznej będziemy mogli potraktować jako pewną podstawę do wyznaczenia normatywów technologicznych.

MES – niezbędne wsparcie w harmonogramowaniu produkcji

Co uzyskaliśmy? Uzyskaliśmy to, że już od samego początku kreowaliśmy pewną wartość dodaną w tym procesie. Byliśmy w stanie śledzić rzeczywiste koszty i problemy w naszych procesach produkcyjnych. Muszę tutaj jeszcze dodać, że w warunkach europejskich, w każdym projekcie związanym z harmonogramowaniem produkcji, wsparcie w formie systemu MES jako bieżącej ewidencji przebiegu produkcji, jest niezbędne.

Warto zastanowić się, w którym miejscu tego cyklu powinniśmy rozpocząć nasz projekt. Możemy go rozpocząć od nieco teoretycznego opracowania normatywów, które wykorzystamy w planowaniu, co potem będziemy potwierdzać bieżącym monitorowaniem produkcji. Ale możemy też zacząć właśnie od monitorowania produkcji i z niego wyciągnąć wnioski normatywów. Tematowi monitorowania procesu produkcji i systemów klasy MES poświęcę jeden z kolejnych odcinków podcastu.