Czy Excel w planowaniu produkcji to konieczność?

Czy Excel w planowaniu produkcji to konieczność?

Skąd taki pomysł na temat, o którym wydawałoby się, że powiedziano już wszystko? W dalszym ciągu jedną z popularniejszych fraz w wyszukiwarkach jest właśnie „planowanie produkcji a Excel”. Jak widać, nic się nie zmieniło – wciąż zastanawiamy się nad tym, czy Excel jest koniecznością, czy istnieje jakaś alternatywa. I o tym właśnie jest ten tekst.

Planowanie produkcji – na początek… plan!

Na początek wyjaśnijmy sobie, o jakim planowaniu produkcji mówimy. Istnieją przecież firmy, dla których Excel do zaplanowania ich procesów produkcyjnych będzie wystarczający. A zatem o jakim planowaniu produkcji mówimy? Że nie o prostym, zgrubnym bilansowaniu zdolności produkcyjnych to pewne. Bierzemy pod uwagę planowanie szczegółowe, operacyjne, które ma nam dać sekwencję realizacji poszczególnych zadań na produkcji. Ma to być plan, który będzie wykonalny. Plan, co do którego mamy mieć pewność, że po jego ułożeniu i przekazaniu na produkcję, będzie działał. Ma to też być plan, który będzie skorelowany z obszarem sprzedaży i zaopatrzenia. Chcemy przecież wiedzieć, czy jesteśmy w stanie go wykonać z perspektywy dostępności materiałów. Ma to być plan, który będzie również połączony z utrzymaniem ruchu. W końcu musimy posiadać wiedzę, czy na pewno dysponujemy wszystkimi maszynami. I wreszcie – ma to być plan, który będzie powiązany z całą tą dostępnością zasobów: zarówno maszynowych, jak i ludzkich. Powiedzmy sobie dziś więc o takim planowaniu produkcji, które daje nam operacyjną sekwencję zadań. Sekwencję zadań, która jest wykonalna i wnosi jakąś wartość dodaną.

Planowanie produkcji w Excelu

Wróćmy teraz do pytania, skąd wynika popularność Excela w planowaniu produkcji? Odpowiedź jest dość trywialna: gdzieś to planowanie musimy wykonać. Niestety systemy i narzędzia, które mamy do dyspozycji (przeważnie systemy ERP), nie pozwalają nam na tego typu planowanie. Wtedy często przepadamy z kretesem już na samym początku całego procesu, bo okazuje się, że nie jesteśmy w stanie nawet odwzorować naszej technologii produkcji, naszych technologii wytwórczych. O planowaniu i harmonogramowaniu produkcji nie ma nawet mowy. Gdzie więc wykonamy te czynności?  Niewątpliwie potrzebujemy możliwości odwzorowania procesu produkcyjnego, jego ograniczeń i zależności. Potrzebujemy narzędzia, które będzie w stanie przeprowadzić pewne kalkulacje (pamiętajmy przy tym, że w planowaniu produkcji tych wyliczeń jest niezwykle dużo). Potrzebujemy miejsca, które pozwoli nam na pewną integrację danych, ich import i eksport danych. To bardzo ważne, bo następnie musimy nasz plan produkcji połączyć z zaopatrzeniem, ze sprzedażą i z utrzymaniem ruchu.

Mając tego typu wyzwania, w pierwszej kolejności, co zupełnie naturalne, myślimy o Excelu. Bywa ratunkiem w każdym możliwym obszarze. Jeżeli potrzebujemy stworzyć budżet domowy, robię to w Excelu. Jeśli chcę stworzyć prostą tabelkę, robię to w Excelu. Nic więc dziwnego, że zadania związane z planowaniem produkcji również będziemy rozwiązywać w Excelu. Znamy to narzędzie, jego posiadanie nie wiąże się z dodatkowymi inwestycjami, a zatem bariera wejścia jest dużo mniejsza.

Harmonogramowanie produkcji – Excel to nie wszystko

Rozmawiając o przydatności Excela w procesie planowania produkcji, warto żebyśmy zdali sobie sprawę z tego, co właściwie dzięki temu narzędziu zyskujemy. Wszyscy wiemy, że korzystanie z Excela nie oznacza pracy na jednym arkuszu – najczęściej jest ich kilka lub kilkanaście, bo nie ma możliwości odwzorowania specyfiki każdego obszaru procesów produkcyjnych w jednym miejscu. W efekcie mamy dość skomplikowany układ, który na dodatek nie zawsze wystarcza. Dlaczego czasem Excel to za mało?

Po pierwsze dlatego, że nie jesteśmy w stanie opisać i odwzorować powiązań pomiędzy poszczególnymi procesami produkcyjnymi, czy też powiązań między danymi obszarami firmy. Chodzi np. o zaopatrzenie, sprzedaż, utrzymanie ruchu lub dział HR. Po drugie to właśnie skala, o której teraz mowa, sprawia, że Excel przestaje wystarczać. Mówimy tutaj o kilkudziesięciu tysiącach pozycji i   operacji, które musimy poukładać w harmonogramie produkcji. Ta liczba powoduje, że możliwości obliczeniowe Excela przestają być wystarczające.

Kolejny istotny argument to kwestia pewnych reguł optymalizacyjnych i kryteriów planowania. Interesuje nas takie planowanie, które da jakąś wartość dodaną, zatem tworząc arkusze w Excelu staramy się, by w regułach zapisać pewne kryteria optymalizacyjne. Efekt jest taki, że powstaje dość sztywna konstrukcja. Wszelkie zmiany wiążą się z gruntowną przebudową całych tych arkuszy, co dla większości przypadków jest operacją karkołomną.

Wykorzystując arkusze Excel musimy zdawać sobie sprawę też z tego, że takie planowanie jest niezwykle czasochłonne. Poświęcamy czas na weryfikację danych i ich analizę zamiast na kreowanie wartości dodanej. A to o nią przecież chodzi. To tym powinien zajmować się planista.

System APS zamiast arkusza Excel

Czy istnieje alternatywa? Czy jesteśmy skazani na arkusz Excel? Niekoniecznie. Istnieją przecież systemy klasy APS, systemy do zaawansowanego planowania i harmonogramowania produkcji. Są w stanie ten proces przeprowadzić, a także wesprzeć nas w tym, aby go właściwie realizować. Wyobraźmy sobie pewną scenę. Planista siada przy swoim komputerze i w kilka minut uzyskuje podgląd tego, co na produkcji wydarzyło się od kiedy przyglądał jej się ostatnim razem. Widzi nowe zlecenia, które wpłynęły do firmy i stan tych, które zaplanował już wcześniej. Widzi pewnie i rozbieżności planu w stosunku do realizacji, dlatego podejmuje decyzję o aktualizacji planu. Naciska guzik i znowu w ciągu kilku minut dostaje potwierdzenie, jak teraz ten plan może wyglądać. Ma pewność, że zostały uwzględnione wszystkie zlecenia, zamówienia, ale i cele biznesowe, które zarząd narzucił mu przy planowaniu.

Wie, że plan jest w pełni wykonalny, bo zawarto w nim możliwości zaopatrzeniowe firmy. Wie, że są w nim materiały, ich terminy przydatności i parametry. Wie, że jeżeli stan magazynowy nie pozwalał na realizację zadań, to zaplanowano dostawy. Planista wie też, że plan jest wykonalny również z perspektywy dostępności maszyn i ludzi.

Na czym może się skupić? Na przykład na weryfikacji jakości tego planu. I tak właśnie wygląda rzeczywistość wielu firm, które zdecydowały się zautomatyzować i usprawnić swoje procesy planowania produkcji, wykorzystując system APS, na przykład Asprovę. Pamiętajmy przy tym, że takie planowanie produkcji z systemem APS nie może odbywać się w oderwaniu od reszty organizacji. Musimy więc zastanowić się i ustandaryzować nasz obszar sprzedaży i zaopatrzenia.

W każdej chwili powinniśmy wiedzieć, co mamy na magazynie, w dostawach w drodze. Jeżeli tych dostaw jeszcze nie ma i nie ma też materiałów na magazynie, trzeba ustalić, w jakim czasie jesteśmy w stanie je pozyskać. W tym celu wymagana jest wiedza odnośnie naszych technologii produkcji. Kluczowe są też informacje o dostępności obsady i maszyn. Tu warto wspomnieć o dziale utrzymania ruchu – musimy być pewni, jakimi narzędziami dysponujemy i jaki jest ich stan zużycia.

System APS w harmonogramowaniu produkcji

A zatem mamy alternatywę dla Excela i są to systemy APS. Nie oczekujmy przy tym, że usprawnimy całą firmę po prostu kupując i instalując kolejne narzędzie. Będzie ono działało tak dobrze, jak dobre będą dane i reguły, którymi będziemy je zasilać. Musimy zdawać sobie sprawę z tego, że żaden twórca systemu APS nie wymyślił tego, w jaki sposób firma A, B czy C ma planować swoją produkcję, jakimi regułami czy zasadami się posługiwać. Dobry system APS ma pozwolić na odwzorowanie tych reguł, które rzeczywiście w firmie są stosowane, albo takich, które chcielibyśmy stosować w celu osiągnięcia pewnej wartości dodanej.

Nie traktujmy projektów związanych z tymi systemami, z systemami APS, jako projektów informatycznych. Informatyka jest w nich zaledwie tłem. Ich istotą jest usprawnienie organizacji firmy, a informatyka pozostaje jedynie narzędziem mającym wpływ na pewne procesy. Ma je zautomatyzować i umożliwić nowym regułom zadomowienie się w organizacji naszego przedsiębiorstwa.