Branża logistyczna po raz kolejny wybiera rozwiązanie XPRIMER

Myśląc o wyzwaniach w branży logistycznej najczęściej myślimy o zarządzaniu magazynem, a znacznie rzadziej o obiegu dokumentów – a przecież ilość przetwarzanych danych i informacji w tej branży jest naprawdę ogromna.

Zakłócenia związane ze zbyt długim czasem wyszukiwania kluczowych dokumentów i ich lokalizacją są niebezpieczne i generują wiele niepotrzebnych kosztów. Firma Mostva jest świadoma wyzwań swojej branży oraz wie, w jaki sposób im sprostać. Obecnie wspiera swoje działania z zakresu obiegu dokumentów oraz workflow systemem XPRIMER. Rozwiązanie został wdrożone i dostosowane do potrzeb i wymagań firmy Mostva przez specjalistów eq system.

Jak przebiegała współpraca pomiędzy firmami Mostva i eq system? Jakie cele biznesowe zostały zrealizowane? Dlaczego firma zdecydowała się na wdrożenie systemu XPRIMER i współpracę właśnie z nami? Wszystkie odpowiedzi znajdują się poniżej.

Zachęcamy również do przeczytania referencji >>

Wybrany system:
XPRIMER.ECM

Rok wdrożenia:
2017

Obszar:
zarządzanie obiegiem
dokumentów i workflow

Liczba użytkowników:
ponad 80

Wybrany system:
XPRIMER.ECM

Rok wdrożenia:
2017

Obszar:
zarządzanie obiegiem
dokumentów i workflow

Liczba użytkowników:
ponad 80

Powoli zaczynaliśmy czuć, że za chwilę coraz ciężej będzie nam odnaleźć się we wszystkich informacjach i danych, które gromadzimy bez wyspecjalizowanego systemu IT. Traciliśmy kontrolę nad sprawnym przetwarzaniem dokumentów różnego typu, o różnym priorytecie i tematyce, a komunikacja pomiędzy oddziałami naszej firmy nie była tak szybka i efektywna, jakbyśmy tego oczekiwali.

Zaczęliśmy szukać rozwiązania, które efektywnie wesprze obieg dokumentów w naszej firmie, scentralizuje dane ze wszystkich oddziałów i z łatwością zsynchronizuje się z naszym systemem ERP. Wszystkie te cechy znaleźliśmy w systemie XPRIMER.ECM i obecnie trudno nam sobie wyobrazić, jak mogliśmy funkcjonować bez wsparcia tego rozwiązania.

Bardzo ważna jest dla nas również możliwość rozwoju systemu w zakresie obszarów HRM i HCM. Mamy poczucie, że to system, który będzie rozwijał się razem z nami na przestrzeni naprawdę wielu lat i unikniemy problemu, z którym boryka się wiele firm, czyli zmiany wdrożonego systemu już po kilku latach.

Doceniamy również wsparcie ze strony specjalistów eq system podczas całego procesu wdrożenia oraz po jego zakończeniu. Wykazali się oni znajomością branży logistycznej i zachodzących w niej procesów. Swoją pracę opierali na ścisłej współpracy z naszymi ekspertami i skupiali się na bardzo szczegółowym poznaniu naszych procesów i zrozumieniu funkcjonowania naszej organizacji. Polecam zarówno system XPRIMER.ECM, jaki firmę eq system.

Grzegorz Kukuła, Główny Księgowy
Mostva Sp. z o.o.

Konfrontacja oczekiwań z rzeczywistością

  • Cel

    Eliminacja rozproszenia dokumentów papierowych i braku nadzoru nad nimi oraz ich kopiami.

    Efekt

    Zgromadzenie dokumentów w jednym systemie pozwoliło na skrócenie czasu ich obiegu o 20%. Wyeliminowane zostały również zdarzenia związane z zaginięciem ważnych dokumentów lub zbyt długim czasem ich wyszukiwania.

  • Cel

    Poprawa komunikacji w procesie obiegu dokumentów w obrębie całej firmy oraz jej poszczególnych oddziałów.

    Efekt

    Zwiększenie świadomości tego, gdzie oraz u kogo znajduje się (lub utknął) dany dokument dzięki wprowadzeniu wizualizacji procesu obiegu dokumentów w firmie. Usprawnienie to przyczyniło się do przyspieszenia identyfikacji, a tym samym skutecznej eliminacji wąskich gardeł w procesie oraz umożliwiło skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów przez różne osoby w różnych komórkach organizacyjnych firmy w tym samym czasie. To natomiast poskutkowało zmniejszeniem ilości zapytań kierowanych do działu księgowego o 10%, ponieważ użytkownicy systemu widzą wszystkie dane, które ich interesują bezpośrednio w systemie.

  • Cel

    Obniżenie kosztów obsługi dokumentów.

    Efekt

    Osiągnięcie znaczących oszczędności dzięki obniżeniu kosztów materiałowych - związanych z drukowaniem i kopiowaniem dokumentów. Firma, co roku zmniejsza ilość papierowych dokumentów o 20%.

Nasi eksperci są do Twojej dyspozycji

Zdefiniuj swoje potrzeby - my zajmiemy się resztą.