artykuły ekspertów | 29.04.2020

Automatyczne planowanie czasu pracy. Część 1: planowanie oparte o wzorce

Automatyczne planowanie czasu pracy jest szansą na odciążenie pracowników średniego szczebla odpowiedzialnych za swoje zespoły. Jedna z czynności administracyjnych, związana z zarządzaniem pracownikami, przestaje być ich obowiązkiem. Godziny, które do tej pory były przeznaczane na planowanie w tradycyjnej formie, mogą zostać wykorzystane na bieżące działania operacyjne. W gruncie rzeczy przecież zawsze o to chodziło, prawda?

Planowanie czasu pracy – wzorce

Nim rozpoczniemy informatyzację i automatyzację procesu planowania czasu pracy, sprawdźmy,  czy to możliwe i odpowiednie dla danej jednostki organizacyjnej. Najczęściej planowanie czasu pracy odbywa się poprzez zastosowanie pewnych ogólnych wzorców, takich jak kalendarz lub harmonogram zmian. To, jakie wzorce są w danej organizacji opracowane, zależy od wielu czynników, np.:

  • systemów czasu pracy,
  • okresów rozliczeniowych,
  • warunków zatrudnienia pracowników (np. wymiaru czasu pracy, orzeczenia niepełnosprawności)
  • innych elementów ściśle związane z daną jednostką organizacyjną (lub branżą), jak np. dziennych i tygodniowych norm czasu pracy.

Do całej tej grupy parametrów planowania czasu pracy firmy dochodzą następnie elementy związane z zarządzaniem absencjami pracowników, np.:

  • różne rodzaje urlopów,
  • absencje chorobowe,
  • tzw. prośby grafikowe.

Wszystko to, o czym do tej pory wspomniałem, odbywa się pod nadzorem reguł Kodeksu Pracy. To z nich wynikają potrzeby takiego czy innego przygotowania grafiku pracy. Oczywiście są jednostki organizacyjne, gdzie prace prowadzone są w dni od poniedziałku do piątku, na jednej zmianie, w wymiarze 8 godzin. Planowanie czasu będzie wtedy bardzo proste lub wręcz niepotrzebne.

Możemy jednak mieć do czynienia z jednostkami o innym charakterze, gdzie praca w firmie przebiega w sposób zmianowy lub gdzie pracownicy pracują w wymiarze 12, a nawet 24 godzin. W takich przypadkach plan pracy poszczególnych zatrudnionych osób to już konieczność. Wymagane jest też sprawdzanie poprawności przygotowanego planu pracy z regułami Kodeksu Pracy. Pracownicy zajmujący się układaniem grafików czasu pracy, powinni znać i stosować zapisy w nim zawarte, dlatego też często za takie planowanie odpowiadają działy kadr. Zleca się je również wyszkolonym pracownikom w danych wydziałach produkcyjnych.

Niezależnie od tego, czy takim planowaniem i układaniem harmonogramu będzie zajmował się bezpośredni przełożony, czy wyznaczona i przeszkolona osoba (a może bezpośrednio dział kadr), zawsze zajmie to określony czas, który każda z tych osób mogłaby poświęcić na inne działania. Czyżby więc były potrzebne nowe rozwiązania na miarę równie nowych potrzeb…?

Automatyczne grafiki i informatyzacja wzorców

Mając to na uwadze, można przygotować wzorce kalendarzy czy harmonogramów zmian w systemie informatycznym i zautomatyzować czynności planowania czasu pracy. Pomysł jak najbardziej słuszny, ale w praktyce i tak będzie trzeba nanieść poprawki na tak przygotowane plany – chociażby ze względu na potrzebę uwzględnienia w grafiku odpowiedniej liczby pracowników o danych kompetencjach/kwalifikacjach.

Inną, wspomnianą już grupą czynników wpływających na konieczność zmian w planie, jest absencja pracowników. Pomyślmy –  czy pracownicy działu kadr będą dysponowali wiedzą o możliwościach pracowników, by poprawnie ustalić zmiany w planie i ułożyć harmonogram pracy? Może jednak największą wiedzę w tym zakresie mają bezpośredni przełożeni danych pracowników…?

Niewykluczone, że w mniejszych organizacjach wystarczą pracownicy działu kadr, ale już w większych przedsiębiorstwach lepiej delegować wykonanie zmian w planie pracy na bezpośrednich przełożonych. Gdzie jest haczyk? Przełożeni mogą mieć mniejszą wiedzę z zakresu Kodeksu Pracy, co generuje ryzyko powstania krytycznych błędów. Aby tego uniknąć i pozostać w zgodzie z Kodeksem Pracy, bezpośredni przełożony pracowników spędza więcej czasu na wykonaniu takich zmian w grafikach.

Prosty system do automatycznego planowania grafiku

Podczas informatyzacji wzorców planowania czasu pracy pomocne okazują się takie narzędzia, które potrafią w trybie online skontrolować zgodność przygotowywanego planu pracy z Kodeksem Pracy i zablokować możliwość popełnienia błędu (wysyłają w tym celu powiadomienia). Mimo tego, nadal wymagane jest pochylenie się i stworzenie poprawnego planu, który zapewni odpowiednio kompetentnych pracowników. Nie ulega wątpliwości, że to bezpośredni przełożeni, znający przecież najlepiej swoich pracowników, będą takie zmiany operacyjnie wykonywali najszybciej i najefektywniej. Jednak odciążenie ich w tym zakresie, pozwoliłoby im poświęcić ten czas na realizację obowiązków związanych z nadzorem nad swoimi zespołami.

Propozycją pozwalającą zaoszczędzić czas poświęcany na układanie grafików jest taki program, który, oprócz wdrożenia wzorców planowania i kontrolowania zgodności z Kodeksem Pracy, będzie również potrafił zasygnalizować braki kompetencyjne w obsadzie. W ten sposób szybko podpowie, kogo można skierować na zastępstwo w przypadku absencji pracownika z podstawowego zespołu. Dzięki tej funkcjonalności ( i wielu innych), znacząco ograniczymy czas, jaki personel średniego szczebla poświęca na tę czynność administracyjną.  Automatyczne grafiki jest jednym z elementów potrzebnych do dobrego zarządzania przedsiębiorstwem. W porównaniu do tradycyjnej formy planowania czasu pracy , prowadzi również do ograniczenia kosztów obsługi tego procesu.

Tomasz Jeleń
ekspert w dziale analiz biznesowych eq system

Nasi eksperci są do Twojej dyspozycji

Zdefiniuj swoje potrzeby - my zajmiemy się resztą.