artykuły ekspertów | 05.05.2020

Automatyczne planowanie czasu pracy. Część 2: automatyczne planowanie obsady

W pierwszym artykule z tego cyklu pisałem o wsparciu procesu planowania czasu pracy przez system informatyczny bazujący na wzorcach (kalendarze, harmonogramy zmian). W trybie online wskazuje on użytkownikowi błędy, jakie popełnia podczas planowania, dzięki czemu może je na bieżąco korygować. W tej części postaram się przybliżyć planowanie automatyczne grafików czasu pracy, które prościej można nazwać planowaniem odpowiedniej obsady. Cały proces odbywa się w jednym miejscu, na bazie zapotrzebowania na określoną liczbę pracowników.

Automatyczne zarządzanie pracownikiem zamiast wzorców planowania

A gdyby tak odwrócić sposób myślenia o przygotowaniu planu pracy i pozwolić systemowi informatycznemu przygotować pierwszą wersję grafiku pracy w sposób całkowicie automatyczny? Czy dla każdej jednostki organizacyjnej taki rodzaj planowania ma sens? Co będzie do tego potrzebne? Postaram się kolejno odpowiedzieć na postawione pytania.

Tam, gdzie pracuje się w podstawowym systemie czasu pracy, z jednomiesięcznym okresem rozliczeniowym, gdzie, na dodatek, nie ma potrzeby zapewnienia odpowiednio licznej i posiadającej określone kompetencje/kwalifikacje załogi, wystarczy zautomatyzować planowanie na bazie wzorców (patrz poprzedni artykuł: Automatyczne planowanie czasu pracy. Część 1).

Jednak w przypadku, gdy mamy do czynienia ze:

  • zmiennym zapotrzebowaniem na określoną liczbę pracowników w zależności od sezonowości lub portfela zamówień/zleceń,
  • równoważnym systemem czasu pracy,
  • okresami rozliczeniowymi dłuższymi od jednego miesiąca,
  • zmiennymi potrzebami w zakresie kompetencji/kwalifikacji wynikającymi z portfela zamówień/zleceń

za każdym razem zachodzi potrzeba planowania odpowiedniej obsady. A gdyby mieć możliwość zlecenia ułożenia planu systemowi informatycznemu i tylko skontrolować lub ewentualnie skorygować wynik operacji automatycznej?

Moduł systemu automatycznie ułoży pierwszą wersję planu pracy i zaprezentuje ją w postaci grafiku. Taki grafik zaakceptuje potem przełożony danej jednostki.

Tworzenie automatycznych planów – kryteria

Jakie dane i rodzaj informacji należy dostarczyć, aby system mógł taki plan wygenerować? Są to na pewno:

  • warunki zatrudnienia pracowników (rodzaje zatrudnienia, wymiary etatów, określenie stopnia niepełnosprawności lub innych ograniczeń dla danego pracownika),
  • spis reguł Kodeksu Pracy, które algorytm planowania pozwala na bieżąco weryfikować,
  • kompetencje/kwalifikacje, szkolenia, uprawnienia pracowników,
  • liczbę potrzebnych pracowników o danej kompetencji/kwalifikacji lub zajmujących dane stanowisko w interesującym nas przedziale czasu (np. potrzebnych o danej porze dnia, na konkretnej zmianie, itp.); ilość ta wynika z planu produkcji/sprzedaży albo innego działania odpowiedniego dla jednostki organizacyjnej,
  • informacje dotyczące nieobecności – o trwających absencjach z określeniem rodzaju absencji i okresu trwania,
  • informacje o planowanych absencjach (np. z powodu urlopu) lub innych prośbach grafikowych, które mogą mieć znaczenie dla poprawności przygotowania plików z planem.

System – parametry i działanie algorytmu

Należy pamiętać, że mamy tu do czynienia z pewnego rodzaju symulacją, dlatego istotne mogą być również parametry sterujące danym algorytmem. Mowa tu o uwzględnianiu lub ignorowaniu konkretnego kryterium planowania, jak np. uwzględnianie lub ignorowanie niezaakceptowanych wniosków urlopowych, wybierania godzin nadliczbowych lub innych próśb grafikowych pracowników. Trzeba również przewidzieć przekazywanie innych parametrów dla algorytmu –  choćby poziomu kompetencji/kwalifikacji wymaganych od pracowników przedsiębiorstwa.

W wyniku działania takiego algorytmu otrzymamy propozycję planu lub listę błędów mówiących o tym, dlaczego taki grafik pracy nie może zostać poprawnie ułożony.

Analiza błędów na podstawie danych

Analizą takiej listy błędów musi się zająć przełożony danej jednostki lub osoba z HR. Jej wyniki mogą prowadzić do różnych wniosków. Jedne będą w miarę proste w realizacji, np.:

  • przeszkolić z danego zakresu większą liczbę pracowników,
  • zatrudnić pracowników z Agencji Pracy Tymczasowej,

a inne bardziej złożone i kosztowne:

  • zmienić system jeśli chodzi o czas pracy lub kwestię okresu rozliczeniowego,
  • rozpocząć rekrutację na dane stanowiska.

Nie zapominajmy równocześnie, że naszym celem było zapewnienie odpowiedniej obsady do poprawnej realizacji zadań produkcyjnych/sprzedażowych lub innych, jakimi zajmuje się dana jednostka organizacyjna. W związku z tym informacja o braku możliwości zaplanowania obsady powinna wrócić do systemu planowania produkcji/sprzedaży, itd. Po co? By podjąć odpowiednie działania, zmierzające np. do zmiany i korekty planu skutkującego zmniejszeniem liczby potrzebnych pracowników lub rozłożeniem zapotrzebowania na nich w dłuższej perspektywie czasowej. Taką pętlę sprzężenia zwrotnego obrazuje poniższy schemat.

Automatyczne planowanie obsady

Automatyczny plan – korzyści dla firm

Ponieważ planowanie zostało w pełni zautomatyzowane, można je powtarzać wielokrotnie, po otrzymaniu nowych danych o zapotrzebowaniu na pracowników lub po zmianie parametrów planowania (nawet jeśli praca odbywa się w trybie zdalnym). Dzięki temu następuje minimalizacja pracy bezpośrednich przełożonych nad grafikami pracy swoich pracowników. Nie muszą już poświęcać godzin lub dni na to, by planować grafiki dla swoich podwładnych, uwzględniając ich plany urlopowe, liczbę nadgodzin czy inne czynniki, mające wpływ na ich pracę. Równocześnie system umożliwia zapewnienie odpowiedniej obsady dla procesów produkcyjnych/handlowych/usługowych lub innych, charakterystycznych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.

W kolejnych artykułach o procesach zarządzania czasem pracy postaram się podsunąć kolejne pomysły na odciążenie pracowników średniego szczebla od czynności administracyjnych związanych z zarządzaniem swoim zespołem.

Tomasz Jeleń
ekspert w dziale analiz biznesowych eq system

Konsultacja z ekspertem

Skontaktuj się z nami i zamów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem. Podczas krótkiej rozmowy telefonicznej postaramy się poznać Twoje potrzeby i odpowiedzieć na wszystkie pytania.